Microsoftin suuret SharePoint-uudistukset ovat viivästyneet alkuperäisestä aikataulusta.  Joitakin pienempiä, odotettuja uusia ominaisuuksia on jo kuitenkin tullut monille käyttäjille.

Tuttuun tapaan Microsoft päivittää ympäristöt omien käytäntöjensä mukaan. Joissain ympäristöissä uudet ominaisuudet ovat jo käytettävissä, kun taas toisissa ei vielä. Jos et löydä omasta Sharepoint-ympäristöstäsi vielä näitä päivityksiä, älä huolestu — uudistukset tulevat käyttöön kaikille ennemmin tai myöhemmin.

Muotoile kuvia uudella tavalla, hyödynnä organisaation omia fontteja tai tiimityöskentele jouhevammin. Tutustu viimeisimpiin uudistuksiin, jotka voivat olla hyödyllisiä erityisesti sisällöntuottajille.

Kuvien muotoilu

SharePoint tarjoaa nyt enemmän muotoilumahdollisuuksia kuva- ja teksti-webpartien osalta. Voit esimerkiksi muokata kuva- tai tekstikomponentit eri muotoon, mikä tuo sivulla hauskaa uutta rakennetta.

Tekstin muotoilu

• Voit asettaa fontin koon manuaalisesti. Fonttikoko voi olla mikä vain 8–250 väliltä.
• Sharepointiin on nyt mahdollista ladata omia fontteja, mikä omalta osaltaan auttaa luomaan yhtenäistä brändi-ilmettä esimerkiksi intranetiin.
• Saatavilla on enemmän luettelomerkkityylejä ja numeroituja luettelotyylejä.
• Voit luoda uusia luetteloita ja määrittää mukautettuja numerointityylejä.
• Wordistä tuttu otsikoiden numerointimalli on nyt myös SharePointissa.

Sivujen otsikko-osa

Aiemmin pakollinen sivun otsikko-osa on nyt korvattu uudella banner-webpartilla eli eräänlaisella kuvan ja tekstin yhdistelmällä. Banner-webpartin voi myös poistaa kokonaan, joten sivun voi nykyään luoda täysin ilman otsikko-osaa. Lisäksi banner-webpartissa voi hyödyntää täysin uusia otsikkotyylejä ja otsikon asetteluvaihtoehtoja. Sivua voi siis muokata nyt huomattavasti vapaammin oman organisaation näköiseksi.

Sivun otsikko

Sivun otsikko näkyy ja sitä voi muuttaa sivun vasemmasta ylälaidasta.

Kun luot uutta sivua, vahva suosituksemme on laittaa ihan ensimmäiseksi otsikko tällä uudella tavalla ilman ääkkösiä. Sivun alkuperäinen otsikko nimittäin määrittää sivun osoitteen, eikä otsikon vaihto enää muuta sitä.

Yhteismuokkaustoiminto

Uusi yhteismuokkaustoiminto tekee tiimityöskentelystä sujuvampaa. Kun olet jakanut sivun tai uutisviestin, voit työskennellä sivulla samaan aikaan muiden kanssa. Jos joku muu työskentelee sivulla tai uutisviestissä, näet reaaliajassa myös hänen tekemänsä muutokset.

Tämä kaikki on nyt mahdollista:

• Näet tarkalleen minkä osion ja webpartin parissa kukin henkilö työskentelee sivulla.
• Useat käyttäjät voivat muokata samaa sivua ja sen osaa samanaikaisesti.
• Webpart ei lukitu muokkaajalleen, vaan usea henkilö voi muokata samaa webpartia samanaikaisesti. Webpartin yläkulmasta kuitenkin näkee, kuka sitä on muokkaamassa.
• Käyttäjien tekemät muutokset tallentuvat automaattisesti muutaman sekunnin välein.

Kun julkaiset, julkaistaan myös kollegan keskeneräinen työstö samalla sivulla. Tästä tulee molemmille ilmoitus, joka näyttää tältä:

• Julkaisijalle

• Toiselle muokkaajalle

Tulossa olevat uudistukset

Microsoft on ilmoittanut useista tulevista SharePoint-päivityksistä. Alustavan aikataulun mukaan jo joulukuussa 2024 olisi tulossa uudelleen muotoiltu Hero-webpart, joka mahdollistaa kuvien karuselliasettelun sekä uusia tyylejä. Maaliskuussa 2025 voidaan odotella uusia, joustavia asetteluosia, joiden avulla käyttäjät voivat muokata sivuja ilman tiukkaa sarakerakennetta. SharePoint kulkee siis pikku hiljaa kohti vapaampia muokkausmahdollisuuksia, jolloin intranetistä on mahdollista saada tarkemmin brändiohjeistuksia vastaavan näköinen.

SharePoint-uudistukset tuovat mukanaan laajemmat työkalut ja vapaammat muokkausmahdollisuudet, mikä helpottaa sisällöntuottajien työtä ja parantaa tiimityöskentelyn sujuvuutta. Pysy kuulolla lisäpäivityksistä ja ota uudet ominaisuudet rohkeasti käyttöön!

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Teknologian nopea kehitys tuo jatkuvasti uusia työkaluja, jotka voivat parantaa esimerkiksi liiketoimintaprosesseja ja ohjelmistokehitystä. Yksi merkittävimmistä uusista tulokkaista on Microsoftin Copilot, joka on tekoälyyn pohjautuva työkalu tai apuväline.

Excel onnistui mullistamaan toimistotyön 1980-luvulla, mutta onnistuuko Microsoft Copilot tuomaan tekoälyn voiman samaan työkalupakkiin? Viime vuosien puhutuin jättiläinen Copilot on nyt saatavilla suomeksi — mutta kannattaako sitä ottaa käyttöön vai ei?

Tutustu tarkemmin siihen, mikä on Micosoftin Copilot ja kuinka se voi olla hyödyksi organisaatiossanne.

Microsoft Copilot: ominaisuudet ja hyödyt

Microsoftin Copilot on tekoälypohjainen työkalu, joka hyödyntää koneoppimista ja luonnollisen kielen käsittelyä. Käytännössä se tarjoaa käyttäjille henkilökohtaisia suosituksia, automaattisia tekstin ja datan käsittelytoimintoja sekä muita tekoälyn mahdollistamia ominaisuuksia.

Copilotin avulla käyttäjät voivat esimerkiksi laatia raportteja, analysoida dataa ja luoda esityksiä huomattavasti nopeammin ja tehokkaammin kuin perinteisin menetelmin.

Copilot voi olla hyvä työkalu varsinkin suurten bulkkitöiden automatisoinnissa. Microsoftin mukaan käyttäjät säästävät viikossa keskimäärin 1,2 tuntia tai jopa 30 minuuttia päivässä.

Näin käytät Microsoft 365-ympäristössä Copilotia

Löytyykö teiltä jo Microsoftin lisenssi? Copilot yhdistyy saumattomasti M365-tuotteiden, kuten Wordin, Excelin ja Outlookin kanssa.

Kirjoita Copilotin avulla tehokkaasti Wordissä

• Copilot auttaa kirjoittamaan, tiivistämään ja muokkaamaan tekstejä.
• Tekoäly myös nopeuttaa raporttien ja asiakirjojen tekoa Wordissä laatimalla sinulle valmiin pohjan annetusta syötteestä. Tämä vähentää manuaalista työtä ja tukee laajempaa dokumentinhallintaa.
• Copilot paitsi muistuttaa kirjoitusvirheistäsi, myös korjaa ne puolestasi.

Hyödynnä Copilotia Teams-kokouksissa

• Copilot voi toimia Teams-palavereissa sihteerinä: se osaa tehdä näppärästi tiivistelmän kokouksesta ja siitä, mitä ja miten on sovittu.
• Copilot Teams kirjaa tapaamisen pääkohdat ja päätökset ylös automaattisesti, jolloin myös muut tiimin jäsenet saavat tärkeimmät tiedot ylös ilman pitkän kokoustallenteen katsomista.
• Lisäksi voit kysyä tekoälyltä lisätietoja menneestä kokouksesta, kuten mitä osallistujat ovat sanoneet, mitä linkkejä on jaettu tai mitkä olivat tärkeimmät pääkohdat kuluneelta viikolta.

Määritä Copilot vastaamaan Outlook-sähköpostiviesteihin

• Toimistotyöntekijöille on varmasti tuttua, kun aamulla töissä odottaa kymmeniä lukemattomia sähköposteja. Nyt Copilotin voi määrittää vastaamaan puolestasi joihinkin sähköpostiviesteihin.
• Voit vaihtoehtoisesti pyytää Copilotia luonnostelemaan sähköpostit sinulle valmiiksi.
• Copilotin avulla voit myös tiivistää pitkät sähköpostikeskustelut yhteenvedoiksi esimerkiksi luodaksesi tehdyistä päätöksistä muistiinpanoja.

Tulkitse Copilotin avulla nopeammin Excel-taulukkoja

• Kuva (tai kaavio) kertoo enemmän kuin tuhat Excel-riviä. Copilot muuttaa Excelin tiedot visuaalisempaan ja helpommin luettavaan muotoon nopeasti annettujen käskyjen mukaan.
• Copilot myös helpottaa oikeiden tietojen löytämistä rivien viidakosta, luo sinulle analyyseja ja helpottaa suurien tietomäärien hallintaa.
• Lisäksi tekoäly voi auttaa dokumenttien ja raporttien luonnissa, ennustamaan projektin aikatauluja ja resursseja sekä antaa suosituksia tehtävien priorisoinnissa.

Muut M365-sovellukset

• Microsoftin tuoteperheeseen kuuluvat myös OneNote, PowerPoint, PowerAutomate ja muut Power-työkalut.
• Copilotia on mahdollista hyödyntää myös näissä sovelluksissa, mikä vähentää käyttäjien tarvetta syvällisemmälle osaamiselle.

Copilotin hinta määräytyy käyttäjämäärän mukaan

Monilla yrityksillä on jo käytössä jonkinlainen M365-lisenssi, johon Copilot on helppo lisätä. Vaikka tekoälyapurin käytön aloitus ei siis juuri nyt tuntuisi ajankohtaiselta, saattaa Microsoftin käyttöön tottuneelle henkilöstölle olla kevyempi askel omaksua Copilotin käyttöönotto, kuin vaikkapa jokin kilpailijan tuote.

Copilot-lisenssi voidaan ostaa joko yksittäiselle käyttäjälle tai useamman henkilön käyttöön yrityksessä. Tämä tarjoaa joustavuutta erikokoisten tiimien tarpeisiin. Tyypillisesti lisenssi on yhdistetty muihin Microsoft 365 -paketteihin, kuten E3-, E5- ja Business Premium -tilauksiin. Joissakin tapauksissa Copilot-lisenssi voi jo sisältyä tilaukseen, mutta usein se vaatii lisäinvestoinnin, jos halutaan hyödyntää Copilotin kaikkia edistyneitä ominaisuuksia.

Copilotin hinta vaihtelee suuresti, mutta halvimmillaan se voi olla noin 30 euron luokkaa kuussa per käyttäjä. Lisenssejä voi ostaa joustavasti esimerkiksi ensin vain muutamalle työntekijälle, ja myöhemmin koko tiimin käyttöön skaalaten.

Kiinnostaako toiminnan tehostaminen?

Vaikka tekoälyn lisääminen liiketoimintaan onkin tämän hetken kuuma peruna, voi joskus uusien investointien kanssa jarruttelu olla hyvä valinta.

”Hienolta kuulostavat ominaisuudet eivät hyödytä ketään, jos niitä ei saada jalkautettua osaksi työpaikan arkea”.

Jos viikoittaisissa palavereissa kerätään muutenkin reaaliajassa muistiinpanoja, ei tekoälyn generoimalle muistiolle ole välttämättä käyttöä.

Kuten kaiken uuden teknologian kanssa, myös Copilotin kanssa voi helposti mennä sormi suuhun tai tekeminen saattaa jäädä tehottomaksi. Me haluamme Systems Gardenilla vielä odotella työkalun kehittymistä aidosti liiketoimintaa tehostavaksi ennen varsinaisen Copilot-koulutuksen lisäämistä palveluvalikoimaamme, mutta keskustelemme mielellämme työkalun mahdollisuuksista asiakkaittemme kanssa.

Uusien tekoälysovellusten sijaan toimintaa voi tehostaa myös monin muin keinoin. Kokonaisvaltainen liiketoiminnan digitalisointi on hyvä ensimmäinen askel modernimpaan työntekoon. Siirry sähköiseen sopimustenhallintaan tai tuo yrityksen intranet tähän päivään — vaihtoehtoja on monia.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515