”Systems Gardenin asiantuntijat saivat nopeasti kiinni siitä, mitä tarvitsemme. He uskalsivat rohkeasti haastaa ja tehdä ehdotuksia,” kertoo Mikko Saavalainen, Hanselin tietohallintopäällikkö.
Valtion yhteishankintayksikkö Hansel halusi parantaa erityisesti toimintansa keskiössä olevien sopimusten hallintaa. Yhdessä Systems Gardenin kanssa luotiin uusi toimintamalli ja sitä tukeva dokumenttien hallintajärjestelmä SharePointiin.
Hansel toteuttaa valtion hankintayksilöille vuosittain noin 20 palveluiden ja tuotteiden puitesopimuskilpailutusta sekä osallistuu lähes 100 asiakkaan kilpailutukseen konsultin roolissa.
Kilpailutusprosessit saattavat kestää jopa vuoden, ja niiden pohjalta syntyneet sopimuskaudet ovat pitkiä. Kilpailutuksiin liittyy paljon dokumentteja, joista osa arkistoidaan kilpailutuksen päättyessä ja osaa päivitetään säännöllisesti myös sopimuskauden aikana. Aiemmin dokumentit tallennettiin verkkolevyille, joiden kansiorakenteessa oli omat haasteensa sopimusmuutosten kannalta.
”Yhteisistä käytännöistä huolimatta duplikaatteja syntyi eikä käyttäjä voinut olla varma, oliko löytänyt viimeisimmän version sopimuksesta. Lisäksi muutosten hallinta oli aika työlästä, sillä kukin sopimus piti julkaista useaan eri paikkaan kumppanien ja asiakkaiden nähtäville”, kuvailee lähtötilannetta Hanselin tietohallintopäällikkö Mikko Saavalainen.
Enemmän kuin nykyprosessin sähköistys
Uusi järjestelmä päätettiin rakentaa Hanselin olemassa olevaan SharePoint-ympäristöön, mahdollisimman pitkälle perustoiminnallisuuksia hyödyntäen. Näin SharePointin tulevien päivitysten käyttöönotto olisi helppoa ja turvallista.
”Tavoitteena oli paitsi vähentää dokumenttien etsimiseen kuluvaa aikaa, myös luoda entistä yhtenäisempi toimintamalli ja tukea yhteistyötä moderneilla työkaluilla, kuten versionhallinnalla ja kommentointimahdollisuuksilla”, Saavalainen listaa.
Esiselvitys dokumentinhallinnan projektille valmistui kesällä 2012. Siinä Hanselin liiketoiminnan edustajat kuvasivat ylätasolla sopimus- ja dokumentinhallinnan tavoitetilaa, mutta tarkempi määrittely jätettiin tietoisesti käyttöönottoprojektin tehtäväksi.
”Emme ole SharePoint-asiantuntijoita, joten halusimme jättää tilaa muutoksille ja täsmennyksille. En myöskään usko, että pelkkä prosessin sähköistäminen sellaisenaan välttämättä vähentää työmäärää. Siksi halusimme katsoa kokonaan uudella tavalla, mitä hyötyä sähköistys voisi prosessiin tuoda”, Saavalainen perustelee.
Ketterä vesiputous – hybridimallilla hyviin tuloksiin
Hanselin oman puitejärjestelyn sisällä tehdyn kevennetyn kilpailutuksen kautta kumppaniksi valikoitui Systems Garden, ja varsinainen projekti käynnistyi keväällä 2013.
Uudistusta lähdettiin viemään eteenpäin perinteisen vesiputousmallin ja ketterän menetelmän välimuodolla: osa asioista oli ylätasolla määritelty, mutta täsmennyksille ja muutoksille oli reilusti tilaa. Yhteistyön helpottamiseksi Systems Gardenin asiantuntijat tekivät mahdollisimman paljon töitä Hanselin toimitiloissa.
Vaikka hybridimallissa tunnistettiin omat riskinsä, niin Saavalaisen mukaan valittu työskentelymalli osoittautui toimivaksi.
”Ideoitiin yhdessä ja voitiin kokeilla aina saman tien, miltä joku juttu näyttäisi järjestelmässä. Samalla SharePoint tuli tutummaksi meidän porukalle. Liiketoiminnan ihmisiltä tuli tosi hyvää palautetta siitä, että vaikkei alustava määrittely ollut tarkka, ymmärsivät SG:n konsultit nopeasti, mistä on kyse, uskalsivat haastaa ja ehdottaa toisenlaisia tapoja.”
Lähtökohtana haku
Jemmaksi nimetty järjestelmä rakennettiin toimimaan ensisijaisesti hyvän haun avulla. Dokumentit löytyvät yhdestä paikasta niihin tallennettujen metatietojen perusteella.
”Sopimusten löytämisestä haluttiin tehdä mahdollisimman yksinkertaista, Googlen tyyliin”, kuvailee Saavalainen.
Hanselissa tunnistettiin, että projekteilla on joskus tapana paisua, joten järjestelmä päätettiin rakentaa ja ottaa käyttöön vaiheittain. Ensimmäiseen julkistusvaiheeseen valittiin arkistoinnista vain tietyt asiakirjatyypit.
Tyytyväiset käyttäjät odottavat jatkoa
Jemman julkistus ja käyttöönotto suunniteltiin huolella.
”Niissä ei keskitytty järjestelmään vaan nimenomaan siihen, miten sitä meillä Hanselissa käytetään”, Saavalainen korostaa.
Yksikkökohtaisten, eri käyttötarkoituksiin pureutuvien, koulutusten tueksi tehtiin video-ohjeita, ja Jemman lanseeraus oli mietitty alusta loppuun niin, että se innosti ihmiset tutustumaan siihen.
Huolellinen työ projektin kaikissa vaiheissa on kantanut hedelmää: käyttäjät ovat tyytyväisiä, ja tuleviakin uudistuksia odotetaan innolla. Jemman käytöstä on koko ajan kerätty kokemuksia ja ideoita jatkokehitystä ja tulevia laajennuksia varten.
”Seuraavaksi järjestelmään tuodaan loput dokumenttityypit. Sen jälkeen on luontevaa lähteä ratkomaan sitä, miten arkistointi liitetään työryhmätyöskentelyyn ja dokumenttien työstövaiheeseen”, kertoo Saavalainen.
