fbpx
Etätöihin Aurinkorannikolle

Etätöihin Aurinkorannikolle

Nykypäivän tietotyölaisen arki ei ole otsa hiessä raatamista. Tietokonetta hakatessa toki joskus tulee hiki, mutta harmistumisen syy on useimmiten omassa osaamattomuudessa tai valmisohjelmistojen älyttömässä älykkyydessä; ne kun luulevat pystyvänsä ennakoimaan mitä kukin haluaa tehdä.

Eniten kuitenkin harmittaa kylmä, loska ja kaikkialla ympäröivät harmaan tuhannet sävyt, jotka eivät siivitä muuhun kuin selviytymiseen. Onneksi motivaatiota voi ammentaa toimivasta työympäristöstä, mukavista työkavereista ja mielekkäästä työstä. Tosin työtä tehdään täällä loskan keskelläkin niin paljon etänä, ettei fyysisellä sijainnilla juuri ole merkitystä. Työtä voisi siis tehdä muuallakin.
(lisää…)

Turun toimisto muutti parempiin tiloihin

Turun toimisto muutti parempiin tiloihin

Turun konttori muutti tilavampiin puitteisiin Saippua Centeriin.

Aiempi toimipiste koostui kahdesta erillisestä työhuoneesta, eikä yhteisiä tiloja ollut. Pienellä porukalla tila menetteli, mutta vieraita ei oikein tohtinut vastaanottaa, koska sopivat tilat puuttuivat. Yllä näkymä vanhalta konttorilta.

Espoon pääkonttorin ylimääräisiä kalusteita pistettiin nippuun ja kuskattiin Turkuun.

Perillä huomattiin, että kalusteita olisi saanut niputtaa vieläkin enemmän. Uudessa konttorissa on nyt tilaa niin paljon, että työntekokin vaan naurattaa 😀 – ja aina voi laittaa vaikka polkaksi, jos näytön ääressä istuminen alkaa tympiä!

Me avattii just toimisto Turkusse

Me avattii just toimisto Turkusse

Aluks meil oli ajatuksen laitetaa pikkune sivutoimisto, mut koska Turu alueelt löyty ei sunkka vaa erinomaist tyävoimaa, vaa kyl maar kysyntääki, ni Turu uutee toimipisteesee Brahenkarul kasattii lopult kokonaine kooraritiimi. Meil o tääl Turus meinaa merkittävii asiakkait esimerkiks laivateollisuure puitteis.
(lisää…)

G4S – manuaaliset tilausprosessit sähköisiksi

G4S – manuaaliset tilausprosessit sähköisiksi

G4S

Manuaaliset tilausprosessit sähköiseksi – rahahuolto.fi-portaali parantaa asiakaspalvelua

”Palvelu on G4S:n asiakkaiden käytössä veloituksetta ympäri vuorokauden, ja tarjoaa kaikki käteisen rahahuollon peruspalvelut. Rahahuolto.fi-portaali on otettu vastaan hyvin ja sitä on kiitelty helppokäyttöisyydestä,” kertoo G4S Suomi.

Parempaa palvelua

Yksi osa laajaa palveluvalikoimaa on yrityksille ja yhteisöille tarjottavat rahahuollon palvelut eli mm. kuljetus- ja vaihtorahatilaukset, tilitysilmoitukset sekä kyselyt ja raportit.

Rahahuollon palveluprosessi oli pitkään manuaalinen: asiakas teki tilauksen puhelimitse, sähköpostitse tai faksilla. Kun toimintaa lähdettiin kehittämään, oli tavoitteena sekä prosessin tehostaminen että asiakaspalvelun parantaminen. G4S halusi tarjota joustavampaa palvelua rakentamalla palvelukanavan, joka olisi asiakkaiden käytössä viikonpäivästä ja kellonajasta riippumatta.

Ketterää kehitystä

Kumppaniksi valittiin Systems Garden, jonka osaaminen ja aito innostus projektia kohtaan vakuuttivat.

Projekti käynnistettiin esiselvityksellä, jonka jälkeen edettiin ketterän kehityksen mallilla. Toiminnallisuus kerrallaan tehtiin kuntoon ja aina tarvittaessa muokattiin matkan varrella. Kerran viikossa kokoonnuttiin yhteisiin workshopeihin, joihin sekä G4S:n henkilöstö että Systems Gardenin asiantuntijat olivat sitoutuneet.

Mittavassa projektissa yhtenä sidosryhmänä olivat mukana myös pankit, joiden kanssa käytiin läpi muun muassa tietoturvallisuusasioita.

Kiitosta helppokäyttöisyydestä

Vaikka ratkaistavia haasteita riitti, eteni projekti suunnitellussa aikataulussa: pilotoimaan päästiin lokakuussa 2010 ja asiakkaille rahahuolto.fi-portaali avattiin 2011.

Palvelu on G4S:n asiakkaiden käytössä veloituksetta ympäri vuorokauden, ja tarjoaa kaikki käteisen rahahuollon peruspalvelut. Rahahuolto.fi-portaali on otettu vastaan hyvin ja sitä on kiitelty helppokäyttöisyydestä.
Jatkokehitystä

Kiittävä asiakaspalaute kannustaa miettimään myös jatkokehitystä ja mahdollisuuksia entisestään parantaa asiakaskokemusta.

”G4S tarjoaa ainoana turvallisuusalan toimijana keskitetysti maan monipuolisimmat turvallisuuspalvelukokonaisuudet. Jos pidemmälle tulevaisuuteen mietitään, olisi hienoa voida tarjota kaikki palvelumme yhdestä helppokäyttöisestä portaalista ja myös mobiililaitteiden kautta”, G4S:ssä maalaillaan.

”Saimme Systems Gardenista kumppanin, jonka kanssa yhteistyö pelaa joustavasti.”

G4S

G4S Suomi ja Turvatiimi ovat yhdistyneet ja ovat nykyään AVARN Security – Suomen toiseksi suurin yksityinen turvallisuusyhtiö. AVARN Security on strateginen ja vastuullinen turvallisuuskumppani yrityksille ja julkisen sektorin organisaatioille.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Liity tuhansien tyytyväisten työntekijöiden joukkoon! Ota yhteyttä Pirkkaan ja sovi tapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi. Tapaaminen on maksuton, eikä velvoita mihinkään.

pirkka

Pirkka Paronen
pirkka.paronen@systemsgarden.com
0505921207

7 + 3 =

Hansel – dokumentinhallinta ja arkistointi SharePointissa

Hansel – dokumentinhallinta ja arkistointi SharePointissa

Arkistointijärjestelmä Hanselille

Dokumentinhallinta ja arkistointijärjestelmä SharePointissa

”Systems Gardenin asiantuntijat saivat nopeasti kiinni siitä, mitä tarvitsemme. He uskalsivat rohkeasti haastaa ja tehdä ehdotuksia,” kertoo Mikko Saavalainen, Hanselin tietohallintopäällikkö.

Valtion yhteishankintayksikkö Hansel halusi parantaa erityisesti toimintansa keskiössä olevien sopimusten hallintaa. Yhdessä Systems Gardenin kanssa luotiin uusi toimintamalli ja sitä tukeva dokumenttien hallintajärjestelmä SharePointiin.

Hansel toteuttaa valtion hankintayksilöille vuosittain noin 20 palveluiden ja tuotteiden puitesopimuskilpailutusta sekä osallistuu lähes 100 asiakkaan kilpailutukseen konsultin roolissa.

Kilpailutusprosessit saattavat kestää jopa vuoden, ja niiden pohjalta syntyneet sopimuskaudet ovat pitkiä. Kilpailutuksiin liittyy paljon dokumentteja, joista osa arkistoidaan kilpailutuksen päättyessä ja osaa päivitetään säännöllisesti myös sopimuskauden aikana. Aiemmin dokumentit tallennettiin verkkolevyille, joiden kansiorakenteessa oli omat haasteensa sopimusmuutosten kannalta.

”Yhteisistä käytännöistä huolimatta duplikaatteja syntyi eikä käyttäjä voinut olla varma, oliko löytänyt viimeisimmän version sopimuksesta. Lisäksi muutosten hallinta oli aika työlästä, sillä kukin sopimus piti julkaista useaan eri paikkaan kumppanien ja asiakkaiden nähtäville”, kuvailee lähtötilannetta Hanselin tietohallintopäällikkö Mikko Saavalainen.

Enemmän kuin nykyprosessin sähköistys

Uusi järjestelmä päätettiin rakentaa Hanselin olemassa olevaan SharePoint-ympäristöön, mahdollisimman pitkälle perustoiminnallisuuksia hyödyntäen. Näin SharePointin tulevien päivitysten käyttöönotto olisi helppoa ja turvallista.

”Tavoitteena oli paitsi vähentää dokumenttien etsimiseen kuluvaa aikaa, myös luoda entistä yhtenäisempi toimintamalli ja tukea yhteistyötä moderneilla työkaluilla, kuten versionhallinnalla ja kommentointimahdollisuuksilla”, Saavalainen listaa.

Esiselvitys dokumentinhallinnan projektille valmistui kesällä 2012. Siinä Hanselin liiketoiminnan edustajat kuvasivat ylätasolla sopimus- ja dokumentinhallinnan tavoitetilaa, mutta tarkempi määrittely jätettiin tietoisesti käyttöönottoprojektin tehtäväksi.

”Emme ole SharePoint-asiantuntijoita, joten halusimme jättää tilaa muutoksille ja täsmennyksille. En myöskään usko, että pelkkä prosessin sähköistäminen sellaisenaan välttämättä vähentää työmäärää. Siksi halusimme katsoa kokonaan uudella tavalla, mitä hyötyä sähköistys voisi prosessiin tuoda”, Saavalainen perustelee.

Ketterä vesiputous – hybridimallilla hyviin tuloksiin

Hanselin oman puitejärjestelyn sisällä tehdyn kevennetyn kilpailutuksen kautta kumppaniksi valikoitui Systems Garden, ja varsinainen projekti käynnistyi keväällä 2013.

Uudistusta lähdettiin viemään eteenpäin perinteisen vesiputousmallin ja ketterän menetelmän välimuodolla: osa asioista oli ylätasolla määritelty, mutta täsmennyksille ja muutoksille oli reilusti tilaa. Yhteistyön helpottamiseksi Systems Gardenin asiantuntijat tekivät mahdollisimman paljon töitä Hanselin toimitiloissa.

Vaikka hybridimallissa tunnistettiin omat riskinsä, niin Saavalaisen mukaan valittu työskentelymalli osoittautui toimivaksi.

”Ideoitiin yhdessä ja voitiin kokeilla aina saman tien, miltä joku juttu näyttäisi järjestelmässä. Samalla SharePoint tuli tutummaksi meidän porukalle. Liiketoiminnan ihmisiltä tuli tosi hyvää palautetta siitä, että vaikkei alustava määrittely ollut tarkka, ymmärsivät SG:n konsultit nopeasti, mistä on kyse, uskalsivat haastaa ja ehdottaa toisenlaisia tapoja.”

Lähtökohtana haku

Jemmaksi nimetty järjestelmä rakennettiin toimimaan ensisijaisesti hyvän haun avulla. Dokumentit löytyvät yhdestä paikasta niihin tallennettujen metatietojen perusteella.

”Sopimusten löytämisestä haluttiin tehdä mahdollisimman yksinkertaista, Googlen tyyliin”, kuvailee Saavalainen.

Hanselissa tunnistettiin, että projekteilla on joskus tapana paisua, joten järjestelmä päätettiin rakentaa ja ottaa käyttöön vaiheittain. Ensimmäiseen julkistusvaiheeseen valittiin arkistoinnista vain tietyt asiakirjatyypit.

Tyytyväiset käyttäjät odottavat jatkoa

Jemman julkistus ja käyttöönotto suunniteltiin huolella.

”Niissä ei keskitytty järjestelmään vaan nimenomaan siihen, miten sitä meillä Hanselissa käytetään”, Saavalainen korostaa.

Yksikkökohtaisten, eri käyttötarkoituksiin pureutuvien, koulutusten tueksi tehtiin video-ohjeita, ja Jemman lanseeraus oli mietitty alusta loppuun niin, että se innosti ihmiset tutustumaan siihen.

Huolellinen työ projektin kaikissa vaiheissa on kantanut hedelmää: käyttäjät ovat tyytyväisiä, ja tuleviakin uudistuksia odotetaan innolla. Jemman käytöstä on koko ajan kerätty kokemuksia ja ideoita jatkokehitystä ja tulevia laajennuksia varten.

”Seuraavaksi järjestelmään tuodaan loput dokumenttityypit. Sen jälkeen on luontevaa lähteä ratkomaan sitä, miten arkistointi liitetään työryhmätyöskentelyyn ja dokumenttien työstövaiheeseen”, kertoo Saavalainen.

Hansel: Mikko Saavalainen

Mikko Saavalainen, Tietohallintopäällikkö

”Sopimusten löytämisestä haluttiin tehdä mahdollisimman yksinkertaista, Googlen tyyliin.”

Hansel

Hansel on valtion yhteishankintayksikkö ja noin 80 henkilön asiantuntijaorganisaatio, joka kilpailuttaa ja ylläpitää palveluita ja tuotteita koskevia puitejärjestelyjä valtion hankintayksiköille.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä Marjaan ja sovi tapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi. Tapaaminen on maksuton, eikä velvoita mihinkään.

marja

Marja Unkuri
marja.unkuri@systemsgarden.com
0451217655

9 + 11 =