Teknologian nopea kehitys tuo jatkuvasti uusia työkaluja, jotka voivat parantaa esimerkiksi liiketoimintaprosesseja ja ohjelmistokehitystä. Yksi merkittävimmistä uusista tulokkaista on Microsoftin Copilot, joka on tekoälyyn pohjautuva työkalu tai apuväline.

Excel onnistui mullistamaan toimistotyön 1980-luvulla, mutta onnistuuko Microsoft Copilot tuomaan tekoälyn voiman samaan työkalupakkiin? Viime vuosien puhutuin jättiläinen Copilot on nyt saatavilla suomeksi — mutta kannattaako sitä ottaa käyttöön vai ei?

Tutustu tarkemmin siihen, mikä on Micosoftin Copilot ja kuinka se voi olla hyödyksi organisaatiossanne.

Microsoft Copilot: ominaisuudet ja hyödyt

Microsoftin Copilot on tekoälypohjainen työkalu, joka hyödyntää koneoppimista ja luonnollisen kielen käsittelyä. Käytännössä se tarjoaa käyttäjille henkilökohtaisia suosituksia, automaattisia tekstin ja datan käsittelytoimintoja sekä muita tekoälyn mahdollistamia ominaisuuksia.

Copilotin avulla käyttäjät voivat esimerkiksi laatia raportteja, analysoida dataa ja luoda esityksiä huomattavasti nopeammin ja tehokkaammin kuin perinteisin menetelmin.

Copilot voi olla hyvä työkalu varsinkin suurten bulkkitöiden automatisoinnissa. Microsoftin mukaan käyttäjät säästävät viikossa keskimäärin 1,2 tuntia tai jopa 30 minuuttia päivässä.

Näin käytät Microsoft 365-ympäristössä Copilotia

Löytyykö teiltä jo Microsoftin lisenssi? Copilot yhdistyy saumattomasti M365-tuotteiden, kuten Wordin, Excelin ja Outlookin kanssa.

Kirjoita Copilotin avulla tehokkaasti Wordissä

• Copilot auttaa kirjoittamaan, tiivistämään ja muokkaamaan tekstejä.
• Tekoäly myös nopeuttaa raporttien ja asiakirjojen tekoa Wordissä laatimalla sinulle valmiin pohjan annetusta syötteestä. Tämä vähentää manuaalista työtä ja tukee laajempaa dokumentinhallintaa.
• Copilot paitsi muistuttaa kirjoitusvirheistäsi, myös korjaa ne puolestasi.

Hyödynnä Copilotia Teams-kokouksissa

• Copilot voi toimia Teams-palavereissa sihteerinä: se osaa tehdä näppärästi tiivistelmän kokouksesta ja siitä, mitä ja miten on sovittu.
• Copilot Teams kirjaa tapaamisen pääkohdat ja päätökset ylös automaattisesti, jolloin myös muut tiimin jäsenet saavat tärkeimmät tiedot ylös ilman pitkän kokoustallenteen katsomista.
• Lisäksi voit kysyä tekoälyltä lisätietoja menneestä kokouksesta, kuten mitä osallistujat ovat sanoneet, mitä linkkejä on jaettu tai mitkä olivat tärkeimmät pääkohdat kuluneelta viikolta.

Määritä Copilot vastaamaan Outlook-sähköpostiviesteihin

• Toimistotyöntekijöille on varmasti tuttua, kun aamulla töissä odottaa kymmeniä lukemattomia sähköposteja. Nyt Copilotin voi määrittää vastaamaan puolestasi joihinkin sähköpostiviesteihin.
• Voit vaihtoehtoisesti pyytää Copilotia luonnostelemaan sähköpostit sinulle valmiiksi.
• Copilotin avulla voit myös tiivistää pitkät sähköpostikeskustelut yhteenvedoiksi esimerkiksi luodaksesi tehdyistä päätöksistä muistiinpanoja.

Tulkitse Copilotin avulla nopeammin Excel-taulukkoja

• Kuva (tai kaavio) kertoo enemmän kuin tuhat Excel-riviä. Copilot muuttaa Excelin tiedot visuaalisempaan ja helpommin luettavaan muotoon nopeasti annettujen käskyjen mukaan.
• Copilot myös helpottaa oikeiden tietojen löytämistä rivien viidakosta, luo sinulle analyyseja ja helpottaa suurien tietomäärien hallintaa.
• Lisäksi tekoäly voi auttaa dokumenttien ja raporttien luonnissa, ennustamaan projektin aikatauluja ja resursseja sekä antaa suosituksia tehtävien priorisoinnissa.

Muut M365-sovellukset

• Microsoftin tuoteperheeseen kuuluvat myös OneNote, PowerPoint, PowerAutomate ja muut Power-työkalut.
• Copilotia on mahdollista hyödyntää myös näissä sovelluksissa, mikä vähentää käyttäjien tarvetta syvällisemmälle osaamiselle.

Copilotin hinta määräytyy käyttäjämäärän mukaan

Monilla yrityksillä on jo käytössä jonkinlainen M365-lisenssi, johon Copilot on helppo lisätä. Vaikka tekoälyapurin käytön aloitus ei siis juuri nyt tuntuisi ajankohtaiselta, saattaa Microsoftin käyttöön tottuneelle henkilöstölle olla kevyempi askel omaksua Copilotin käyttöönotto, kuin vaikkapa jokin kilpailijan tuote.

Copilot-lisenssi voidaan ostaa joko yksittäiselle käyttäjälle tai useamman henkilön käyttöön yrityksessä. Tämä tarjoaa joustavuutta erikokoisten tiimien tarpeisiin. Tyypillisesti lisenssi on yhdistetty muihin Microsoft 365 -paketteihin, kuten E3-, E5- ja Business Premium -tilauksiin. Joissakin tapauksissa Copilot-lisenssi voi jo sisältyä tilaukseen, mutta usein se vaatii lisäinvestoinnin, jos halutaan hyödyntää Copilotin kaikkia edistyneitä ominaisuuksia.

Copilotin hinta vaihtelee suuresti, mutta halvimmillaan se voi olla noin 30 euron luokkaa kuussa per käyttäjä. Lisenssejä voi ostaa joustavasti esimerkiksi ensin vain muutamalle työntekijälle, ja myöhemmin koko tiimin käyttöön skaalaten.

Kiinnostaako toiminnan tehostaminen?

Vaikka tekoälyn lisääminen liiketoimintaan onkin tämän hetken kuuma peruna, voi joskus uusien investointien kanssa jarruttelu olla hyvä valinta.

”Hienolta kuulostavat ominaisuudet eivät hyödytä ketään, jos niitä ei saada jalkautettua osaksi työpaikan arkea”.

Jos viikoittaisissa palavereissa kerätään muutenkin reaaliajassa muistiinpanoja, ei tekoälyn generoimalle muistiolle ole välttämättä käyttöä.

Kuten kaiken uuden teknologian kanssa, myös Copilotin kanssa voi helposti mennä sormi suuhun tai tekeminen saattaa jäädä tehottomaksi. Me haluamme Systems Gardenilla vielä odotella työkalun kehittymistä aidosti liiketoimintaa tehostavaksi ennen varsinaisen Copilot-koulutuksen lisäämistä palveluvalikoimaamme, mutta keskustelemme mielellämme työkalun mahdollisuuksista asiakkaittemme kanssa.

Uusien tekoälysovellusten sijaan toimintaa voi tehostaa myös monin muin keinoin. Kokonaisvaltainen liiketoiminnan digitalisointi on hyvä ensimmäinen askel modernimpaan työntekoon. Siirry sähköiseen sopimustenhallintaan tai tuo yrityksen intranet tähän päivään — vaihtoehtoja on monia.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Jatkona keväällä toteutettuihin yhtiöjärjestelyihin Systems Garden Oy:n toimitusjohtajaksi on nimitetty Jussi Rautjärvi. Nimitys vahvistaa entisestään Systems Gardenin keskittymistä asiakaskohtaisten Microsoft-teknologiaratkaisujen ja ohjelmistokehitysprojektien toimittamiseen. Tavoitteena on tarjota asiakkaille jatkossa entistäkin parempaa palvelua ja tulevan kasvun myötä yhä enemmän osaamista.

Työurallaan Rautjärvi on toiminut useissa ICT-alan teknologia- ja konsultointiyhtiöissä myynnin ja markkinoinnin sekä liiketoimintajohdon tehtävissä.
– Systems Garden on erittäin mielenkiintoinen yritys ja meillä on erittäin paljon erityisosaamista, jonka avulla voidaan aidosti kehittää asiakkaiden liiketoimintaa ja tehostaa työntekoa. Lisäksi SG:llä on ainutlaatuisen avoin ja keskusteleva kulttuuri, jonka ansiosta asiakkaat voivat olla varmoja, että kanssamme on helppoa ja vaivatonta työskennellä, tuore toimitusjohtaja kertoo.

Väistyvä toimitusjohtaja Pirkka Paronen jatkaa yhtiön hallituksessa sekä System Gardenin ja sen asiakkaiden teknologisena neuvonantajana. Päätyökseen Paronen toimii jatkossa Gate Apps Oy:n toimitusjohtajana.

– Olemme jo muutaman vuoden ajan palvelleet asiakkaitamme kahdella hyvin erilaisella toimialalla. Digitaalisen Gate-työlupatuotteen kasvettua suureksi sen erottaminen kokonaisuudesta mahdollistaa kummankin liiketoiminnan kehittämisen omaan suuntaansa ilman kompromisseja ja hankalia priorisointeja.

– Olen iloinen, että Jussin mukaan liittymisen myötä Systems Gardenin Microsoft-liiketoiminta saa arvoisensa osaavan vetäjän ja pystyy hankalampien vuosien jälkeen palaamaan aidolle kasvu-uralle, Paronen lisää.

Liiketoimintojen eriyttäminen toteutettiin keväällä 2023 yrityskauppajärjestelynä. Toimitusjohtajan vaihdos on jatkoa toteutetulle järjestelylle.

– Liiketoimintojen eriytyessä on luonnollista, että myös System Garden saa uuden toimitusjohtajan, jonka vastuulla on johtaa terävöitettyä strategiaa ja kasvua, yhtiön hallituksen puheenjohtaja Santeri Korpinen kiteyttää.

Lisätietoja asiasta antavat toimitusjohtajat
Pirkka Paronen, puh. +358 50 592 1207, pirkka.paronen@systemsgarden.com
Jussi Rautjärvi, puh +358 50 306 2515, jussi.rautjarvi@systemsgarden.com 

Elokuun lopulla teettämässämme NPS-kyselyssä saavutimme tutkimushistoriamme parhaan tuloksen. Kehityskohteisiin liittyvissä palautteissa korostui kuitenkin eräs tietty seikka: asiakasviestintä. Niinpä päätimme tehdä asialle jotain.

No, todettakoon kaiken rehellisyyden nimissä, että kehitystarve oli tunnistettu jo ennen näitä arvokkaita palautteita, mutta eivät ne ainakaan vähentäneet intoamme laittaa toimeksi. M365-asiantuntijamme ja hallinnon monitoimihenkilömme Satu Laine kertoo lisää.

– Aloitimme vanhan tukisopimuspalvelumme uudistamisella ja loimme uuden palvelumallin viime keväänä. NPS-kyselyn palautteiden vauhdittama uudistus on lähtöisin ajatuksesta, että olisi mukava tarjota paljon muutakin kuin vain sopimuksiin kuuluva mahdollisuus tukipyyntöihin, joiden vasteaika on riippunut sopimuksen tasosta. Nyt ratkaisun ajanmukaisuus ja kehitys on paremmin tuettuna koko sen elinkaaren ajan.

Uudistuksen myötä jokaisella Systems Gardenin palvelusopimusasiakkaalla on oma nimetty palvelupäällikkönsä ja vuositasolla säännölliset tapaamiset. Näiden lisäksi käytössä on palveluportaali.

– Jatkossa olemme siis enemmän läsnä ja paremmin saavutettavissa, Laine kiteyttää.

Tukisopimuspalvelun uudistus avasi keskusteluyhteyttä

Säännölliset tapaamiset pelaavat Laineen mukaan hyvin yhteen teknisen dokumentaation kanssa.

– Samalla kun vaihdetaan kuulumisia, on kätevää käsitellä päivityksiin tai uusiin ominaisuuksiin liittyvät asiat sekä se, minkälaisia tikettejä tapaamisten välillä on tullut ja miten niihin on vastattu.

– Mikäli asiakkuuksissa nousee sisäisesti esiin kehitysehdotuksia, käytettävissä on esimerkiksi Teams-pohjainen Planner-sovellus ja siellä kehitystarvelistaus, jota voidaan käyttää toteutusten aikatauluttamisessa. Uudistuksen ansiosta kehitystarpeet ja ei-akuutit pyynnöt huomioidaan jatkossa entistä paremmin, Laine teroittaa.

Palveluportaali keskittää hyödyllistä tietoa

Olennainen osa Systems Gardenin tukisopimuspalvelun uudistusta on palveluportaalina toimiva Sharepoint-sivusto.

– Suurin osa asiakkaistamme käyttää valmiiksi Microsoft-ympäristöä. Uudistuksen keskeisiä ajatuksia olikin mahdollisimman matalan kynnyksen ratkaisu, joka ei vaadi asiakkaalta kirjautumista uuteen järjestelmään, Laine avaa.

– Microsoft-ympäristö on toisaalta alati muuttuva, joten hyödynnämme portaalia myös poimiaksemme esiin asiakkaille olennaisia tärppejä ja neuvoja. Esimerkiksi juuri Microsoftin ohjelmista löytyy ohjeita hakukoneellakin, mutta kaikilla asiakkailla ei ole aikaa ryhtyä etsimään välillä pitkästäkin englanninkielisistä ohjeistuksesta tarvitsemaansa tiedonmurua. Halusimme mieluummin mahdollistaa yhden paikan, josta tieto ja ratkaisut ongelmiin löytyvät helpommin.

Palvelu-uudistuksille positiivinen vastaanotto

Laine kertoo, että NPS-kyselyssä nousi esiin palautteita, joissa kaipailtiin parempaa tiedottamista siitä, mitä kaikkea Systems Garden oikeastaan tarjoaa.

– Palveluportaali on vastaus myös tähän. Sen uutisista asiakkaat näkevät nyt esimerkiksi poimintoja siitä, millaisia uudistuksia Teamsiin on tullut. Tuomme portaaliin uutisia myös Systems Gardenin netistä, koska portaali on monelle asiakkaalle läheisempi kuin verkkosivu. Jatkossa sieltä löytyvät lisäksi toteuttamamme webinaarit, joita voi katsella jälkikäteen. Tammikuun myötä tarjolla on esimerkiksi HSEQ-asiaa.

Laine huomauttaa, että palveluportaalista löytyy myös palautelomake. Palvelumalliuudistus on saanut asiakkailta positiivisen vastaanoton.

– Olemme todella innoissamme ja tyytyväisiä siihen, että tämä uudistus on saatu toteutettua ja sitä on päästy käyttämään. On mukava päästä asiakkaiden kanssa säännöllisemmin yhteyksiin ja vaihtamaan kuulumiset, Laine päättää.

Kiinnostuitko meistä? Tutustu palveluihimme ja ota yhteyttä!

Ratkaisut

Systems Gardenin elokuun lopulla teettämässä NPS-kyselyssä saavutettiin jälleen tutkimushistorian paras tulos. Erittäin korkea suositteluaste 74 jatkaa trendiä, jossa asiakastyytyväisyys on kehittynyt vuodesta 2010 alkaneella tarkastelujaksolla systemaattisesti. 

Asiakastyytyväisyys pilkottuna

Käydään ensin läpi se kuivempi, joskin varsin positiivissävytteinen data: 

Kaiken kaikkiaan peräti 96 % vastanneista on tyytyväisiä tai erittäin tyytyväisiä Systems Gardeniin, eikä yhtään tyytymätöntä tai erittäin tyytymätöntä vastausta saatu.  

89 % vastanneista oli tyytyväisiä Systems Gardenin asiakassuhteen hoitoon, 17 % puolestaan erittäin tyytyväisiä. Palveluiden ja konsultoinnin osalta tyytyväisiä olivat kaikki vastanneet ja erittäin tyytyväisiä yli 45 %. Myös ratkaisujen ja lopputuotteiden saralla tyytyväisiä oli 100 %, erittäin tyytyväisiä noin 32 %. Yrityskuva on sekin erinomaisella tolalla. Sitä piti hyvänä kaiken kaikkiaan 97 % siten, että erittäin tyytyväisiä oli 29 % vastanneista.  

Huomionarvoista on lisäksi se, että missään kategoriassa ei saatu yhden ainoaa tyytymätöntä tai erittäin tyytymätöntä vastausta ja että vastausprosentti on säilynyt ennallaan. 

Yleisen asiakastyytyväisyyden osalta nousi esiin esimerkiksi seuraavanlaisia asioita: 

”Yhteistyö on ollut pitkään sujuvaa. Systems Garden ymmärtää kehitystarpeet nopeasti ja tarjouksia vastaavia ohjelmistoja on saatu ketterästi tuotantoon”. 

Kehityskohteena asiakasviestintä

Edes joitakin kehitystarpeita on kuitenkin aina hyvä löytää myös omasta toiminnasta. Vain alle kahdessa prosentissa vastauksista löytyi parannettavaa, ja ne liittyivät asiakasviestintään. Tällä hetkellä kyselyyn vastanneiden kumppanuuskokemus sekä arvio tiedottamisen riittävyydestä ovat matalia. Tähän on myös tiedossa selkeä syy. 

– Systems Garden on ollut myyntiyrityksen sijaan lähes yksinomaan asiantuntijaorganisaatio, joten meidät mielletään helpommin palveluntuottajaksi kuin kumppaniksi, yrityksen toimitusjohtaja Pirkka Paronen tuumii. 

Päivä kuitenkin paistaa risukasaankin. Nimittäin jopa 25 % vastanneista kokee Systems Gardenin silti strategisena kumppanina. Erityisesti kommunikointia ja tietoisuutta kaivataan lisää, mikä kiteytyy esimerkiksi seuraavaan NPS-kyselyssä saatuun kommenttiin: 

”Yritys ei paljoa mainosta sitä, mitä tuotteita heiltä löytyy ja mihin kaikkeen olisi mahdollisuus”. 

– Kun ottaa huomioon sen, kuinka tyytyväinen asiakaskunta ja korkea suositteluaste meillä on, olisi varmasti ihan hyvä, että asiakkaitamme saataisiin myös tiedotettua siitä, mitä kaikkea meillä on tarjota, Paronen naurahtaa. 

Olennaisinta onkin, että asioille ollaan aktiivisesti tekemässä jotain. 

– Olemme uudistamassa asiakaspalvelumallejamme, lanseeraamassa uutta asiakasportaalia ja tukisopimusmallia sekä aloittamassa säännöllisempää asiakasviestintää muun muassa webinaarisarjan muodossa. Nämä ovat asioita, joissa haluamme ehdottomasti olla jatkossa parempia, Paronen päättää. 

Mikä tekee Systems Gardenista niin vahvasti asiakkaidensa suositteleman? Lue lisää referensseistä.

Referenssit

Tutustu myös muihin onnistumisiin ja ajankohtaisaiheisiin SG:n blogissa. 

Blogikirjoitukset

Mitä laaja-alaisempaa toiminta on, ja mitä kauemmin dokumentit viipyvät maailmalla, sitä virhealttiimpaa toiminta on. Paperit voivat vaurioitua tai kadota, ja monet tärkeät huomiot unohtua. Virheet voivat tulla kalliiksi menetetyn laskutuksen tai reklamaatioiden muodossa, ja toisinaan jonkin kokonaisen työvaiheen voi joutua uusimaan hukkuneen dokumentoinnin vuoksi.

Systems Gardenin mobiilidokumentoinnilla erilaisten lomakkeiden ja raporttien täyttö onnistuu millä tahansa mobiililaitteella jo kohteessa, mikä ennaltaehkäisee unohduksia, sekaannuksia ja dokumenttien katoamisia. Samalla se nopeuttaa ja tehostaa työtä, sillä paperilappujen käsittelyn ja dokumenttien työstämisen sijaan informaatio tallentuu heti, tarvittavat raportit lähtevät kuvineen välittömästi eteenpäin ja kaikki löytyy jatkossa samasta paikasta.

Toiminnan tehokkuudesta todistaa esimerkiksi Icopal Katto Oy, jonka 2500 vuosittaisen raportin laadinta-aika putosi Systems Gardenin mobiilidokumentoinnin myötä kolmannekseen.

Mobiilidokumentointi ei vain työkalu, vaan kokonainen työkalupakki

Mobiilidokumentointi toimii itsenäisenä sovelluksena, mutta sen ei tarvitse olla vain sitä. Todella oikeuksiinsa se pääsee integroituna osana dokumentin elinkaaren hallintaa. Sovellus ei siis ainoastaan toimi kirjausalustana, vaan sen avulla työ voidaan hallita kokonaan aina tilauksen käsittelystä palvelun toteutukseen ja työn valmiiksi kuittaamisesta informaation siirtämiseen asiakkaalle ja laskutukseen.

Mobiilidokumentoinnin tyypillisiä käyttökohteita ovat erilaiset kentällä tehtävät tarkastustyöt, kuten tarkastusraportit, itselle luovutukset sekä kuljetusraportit. Se soveltuu erinomaisesti esimerkiksi työmaavastaavien ja työmaaperehdytyksen tarpeisiin, huolto- ja korjaustöihin sekä valvonta- ja katselmuskäyttöön. Kuljetuksissa sen avulla voidaan esimerkiksi dokumentoida lähtevän tavaran tila ja osoittaa se mahdollisissa reklamaatiotilanteissa.

Mobiilidokumentointi tarjoaa tulevaisuudessa myös mahdollisuuden nopeampaan ja joustavampaan tarjouksen laadintaan jo kohteessa. Tämä vähentää tarjouksen laatijan työaikaa, eikä asiakkaan tarvitse jäädä odottelemaan päätyäkseen mahdollisesti kilpailijalle tai muuttamaan kokonaan suunnitelmiaan.

Käytettävyys tekee mobiilidokumentoinnista verrattoman apurin

Nykypäivän digitalisoituvassa maailmassa voi helposti syntyä ähky erilaisista sovelluksista määrityksineen ja salasanoineen, sekä huoli siitä, että edessä on jälleen uuden järjestelmän työläs opettelu ja yhteensovittaminen.

Systems Gardenin mobiilidokumentointi ei vaadi it-projektia, vaan sen saa helposti käyttöön valmiina – oman yritysilmeen mukaisia dokumenttipohjia myöten. Sovellus voidaan kytkeä Microsoft-käyttäjähallinnan kertakirjautumiseen, jolloin erillisiä salasanoja ei tarvita. Luodut dokumentit voidaan siirtää automaattisesti Microsoftin dokumentinhallintaan. Data tallentuu konesaleihin, joissa se on varmassa turvassa ja aina saatavilla.

Lisänä Systems Garden tuo mobiilidokumentointiin vahvaa osaamista maantieteellisen sijainnin hyödyntämisessä. Sovellus voi esimerkiksi kertoa, missä tarkastus on tehty, missä on vielä jotain tehtävää ja visualisoida kaiken tämän karttanäkymässä.

Kirsikkana kakun päällä Systems Gardenin sovellus tuottaa pienellä vaivalla selkeät ja hyvännäköiset tulosteet. Koska alihankkijat ja yhteistyökumppanit on mahdollista ottaa osaksi sovelluksen käyttäjäryhmää, prosessit ovat paitsi jouhevampia, myös he voivat tuottaa yrityksen ilmeen mukaisia dokumentteja.

Miksi käydä paperisotaa, kun kaikki onnistuu napin painalluksella suoraan kentältä?

Tutustu Systems Gardenin mobiilidokumentoinnin sovellukseen tarkemmin tästä.

”Toiminnan tehokkuudesta todistaa esimerkiksi Icopal Katto Oy, jonka 2500 vuosittaisen raportin laadinta-aika putosi Systems Gardenin mobiilidokumentoinnin myötä kolmannekseen.”

Myös nämä blogiartikkelit saattavat kiinnostaa

• Ohjelmistosuunnittelu ja sen merkitys softaprojektille
• Kuinka toteutat onnistuneesti SharePoint Online -intranetprojektin
• Sähköinen arkistointi, seminaarikuulumisia Pirkalta