Keskitetyssä M365-sopimushallinnassa on järkeä
Systems Gardenin projektipäällikkö ja Microsoft 365 -pilvipalveluiden asiantuntija Samppa Öhman kertoo, että M365-sopimushallinnan asiakasratkaisujen laadinta starttaa tyypillisesti samankaltaisista tarpeista ja lähtötilanteista.
– Asiakkailla on usein sopimuksia paikoissa x ja y. Niitä voi olla paperisena, kovalevyllä tai verkkolevyllä – jopa näissä kaikissa. Keskeisin tarve on yleensä se, että sopimukset löytyisivät yhdestä paikasta.
Systems Gardenin tuella asiakas saa keskitetyn sopimushallinnan ratkaisun, jossa sopimukset ovat turvassa ja helposti löydettävissä.
– Lisäksi meillä asiakas pääsee projektin alusta alkaen vaikuttamaan ja tutustumaan tulevaan hallintaympäristöönsä, Öhman kuvaa.
Asiakkaan ääni kuuluviin
Öhmanin mukaan sopimushallinnan projekti on kaikkien osapuolten kannalta järkevintä toteuttaa asiakaslähtöisesti. Systems Gardenilla otetaankin asiakas, ja erityisesti loppukäyttäjä, aktiivisesti mukaan suunnitteluun.
– Työhömme kuuluu se, että keskustelemme asiakkaan kanssa paljonkin ennen varsinaista teknisen toteutuksen aloitusta. Suunnittelun kannalta on tärkeää saada mukaan se taho, jolle sopimusten käsittely on arkipäivää. Tällaista ei ole järkeä suunnitella toisten puolesta, eli oikeita käyttäjiä täytyy kuulla siitä, kuinka sopimusten hallinta nykyisellään toimii ja miten he toivoisivat sen toimivan.
M365-sopimushallinnan projektin toteutus käynnistyy tyypillisesti sopimusten laatua koskevien tietojen pohjalta.
– Asiakas kertoo meille, minkälaisia heidän sopimuksensa ovat ja minkälaisia ominaisuuksia ja ehtoja niihin liittyy. Näitä seikkoja ovat esimerkiksi se, kuinka kauan sopimuksia pitää säilyttää, miten niitä on tarpeen käsitellä ja kenen niitä tulee päästä käyttämään, Öhman luettelee.
Microsoft 365 –sopimushallinta vakuuttaa
Hyvien lähtötietojen myötä voidaan tulevaa ympäristöä esitellä asiakkaalle hyvinkin varhaisessa vaiheessa.
– Kun asiakas on tuonut pöydälle nykytilanteen, voimme havainnollistaa järjestelmän toimintaa demoympäristössä. Näin asiakas ymmärtää paremmin, mitä ollaan suunnittelemassa ja miltä lopputulos tulisi näyttämään, Öhman kuvailee.
Testiympäristössä asiakkaalle voidaan myös avata sopimusten säilyttämiseen ja käyttöön liittyvien tarkentavien tietojen, kuten sopimuksen tyypin, päivämäärän, omistajan ja säilytysajan merkitystä.
– Tällaisilla metatiedoilla voidaan tarkentaa ja tehostaa sopimusten hakemista. Kun saadaan luotua paikka, jossa sopimukset ovat sopimustyypeittäin tai vaikkapa aihealueittain, niiden lisääminen ja löytäminen on erittäin vaivatonta.
Öhman kertoo, että M365-sopimushallinnan ympäristössä kaikki ratkaisut pyritään pitämään yksinkertaisina ja helppokäyttöisinä. Vaikka niillä tähdätään arjen helpottamiseen ja toiminnan tehostamiseen, asiakkaan organisaatiossa saattaa toisinaan esiintyä muutosvastarintaa, joka liittyy esimerkiksi ymmärrettävään huoleen jälleen uudesta erillisestä järjestelmästä.
– Saatetaan olla sitä mieltä, että ”kyllä ne sopimukset löytyvät kaapistakin”. Kun asiakas sitten pääsee testimateriaalin avulla näkemään oikean ympäristön omilla määrityksillään, jo ensivaikutelma yleensä vakuuttaa. Kun järjestelmä kytkeytyy suoraan Microsoftin 365 –rajapintaan ja kaivattu sopimus löytyy parilla napinpainalluksella, on helppo huomata ratkaisun tehokkuus.
M365-sopimushallinnan monet hyödyt
Jo perusratkaisulla, eli sopimusten keskittämisellä yhteen paikkaan, voidaan Öhmanin mukaan auttaa asiakasta paljon. Sen lisäksi Microsoft 365 –sopimushallinnan ympäristö mahdollistaa erilaisia työkulkuja, jotka helpottavat ja sujuvoittavat työtä.
– Jokainen käyttäjä voi asettaa sopimukselle päivämäärän, jonka perusteella automatiikka muistuttaa esimerkiksi uusimisajankohdasta. Kenenkään ei siis tarvitse enää muistaa etsiä sopimusta arkistokaapista tai verkkolevyltä tai laittaa kalenteriin muistutuksia.
– Nykyisin yhä useammat työn hallinnan osa-alueet siirtyvät digitaaliseen muotoon. M365-ympäristö tehostaa työn sujuvuutta myös siksi, että sopimusten hallinta on sen avulla niin helposti liitettävissä esimerkiksi arkistoon, monitoimilaitteeseen tai sähköiseen allekirjoituspalveluun.
Öhmanin mukaan asiakkailta onkin saatu positiivista palautetta siitä, että keskitetty hallintaympäristö palvelee erinomaisesti paitsi tahoa, joka tallentaa sopimukset, myös niitä, joiden tulee päästä tarkastelemaan tai käsittelemään sopimuksia myöhemmin.
– Tietoturvalliseen pilveen keskitetyssä ympäristössä sopimukset ovat kaikkien käyttäjien saatavilla monesta paikasta käsin, ja niitä on helpompi jakaa useammalle taholle samassa organisaatiossa. Tukeehan se myös yrityksen johdon kokonaisnäkymää, kun järjestelmästä voidaan ottaa vaivattomasti ulos sopimuksia koskevia raportteja.
Turvallisuus on M365-sopimushallinnan vahvuuksia
Öhman nostaakin erikseen esiin juuri Microsoft 365 –ympäristön merkityksen turvallisuuden kannalta. Viimeaikaisten uutisten ja erityisesti tietoturvallisuuteen liittyvien kohujen valossa hän kokee hallitun sopimusten käsittelypalvelun kaiken aikaa perustellumpana.
– Koska Microsoft 365 on erittäin varma ja helppokäyttöinen ympäristö, sen avulla on helppo toteuttaa tietoturvaa ja luottamuksellisuutta. Kun sopimukset eivät ole hujan hajan, vaan käyttöoikeuksien puitteissa niiden käsiteltävissä, jotka sopimuksia tarvitsevat, pysyvät ne myös hallinnassa.
Öhman kokee, että sopimushallinnan ratkaisut mielletään suotta olennaisiksi vain suuremmissa yrityksissä.
– Henkilökunnaltaan hyvinkin pientä yritystä voidaan auttaa sopimushallinnan keskittämisellä merkittävästi niin turvallisuudessa kuin tehokkuudessa. Sen avulla jonkun aikaa jää heti paljon johonkin muuhun. Ratkaisumme taipuvat kaikille toimijoille, niin pienille kuin suurille.
Asiantuntijan mukaan sopimushallinnan ympäristö on malliesimerkki niin Systems Gardenin tavasta toteuttaa dokumentin hallinnan ratkaisuja kuin yrityksen toimintatavasta yleisemmin.
– Meillä asiakkaan ei tarvitse tietää tekniikasta mitään, mutta toisaalta emme sanele, miten asiat pitäisi toteuttaa. Tiedämme mitä teemme, mutta teemme sen asiakkaan kanssa – tiiviissä yhteistyössä ja tarkalla korvalla kuunnellen, Öhman kiteyttää.
