Keikat kännykkään Aressa

Liikkuvan työn ohjausratkaisu, Liito, antaa aikaa olennaiseen

Kun Are osti viime vuonna Lemminkäinen Talotekniikan, syntyi tarve saada kasvaneelle kokonaisuudelle yhteinen liikkuvan työn ohjausjärjestelmä. Nyt Aren asentajien taskusta löytyy Systems Gardenin toimittama Liito-ratkaisu, joka säästää aikaa, työtä ja ajokilometrejä.

Stoppi turhalle työlle

Liikkuvan työn ohjausjärjestelmässä Aren asentajat ja huoltomiehet saavat työtilaukset suoraan kännykkäänsä. He näkevät työhön liittyvät tiedot, merkitsevät tunnit sovellukseen ja kuittaavat työn tehdyksi. Ennen mobiilia kenttätyön ohjausta asentajat saattoivat ajaa useita kertoja päivässä konttorille vastaanottamaan tilauksia ja täyttivät erilaisia lomakkeita. Nyt kirjaukset hoituvat puhelimen avulla parilla napautuksella.

”Tuohan tämä paljon nopeutta ja mobiliteettia työhön, kaikki ylimääräinen ajelu on loppunut. Nyt keikkoja pystytään myös osoittamaan suuremmille asentajaryhmille samanaikaisesti”, kertoo sovellusasiantuntija Teemu Pukkila Aresta.

Samoin hallinnollinen kuorma on kevyempi. Järjestelmän kautta työnjohto resursoi työtilaukset tekijöille, seuraa tilannetta ja toimittaa tehdyt tunnit laskutukseen. Aren tapauksessa mobiili työnohjaus on rakennettu SAP-pohjaisen toiminnanohjausjärjestelmän päälle ja toimii sen kanssa saumattomassa yhteistyössä.

”Esimiesten hallinnollinen työmäärä on laskenut huomattavasti mobiilin työnohjauksen ja toiminnanohjausjärjestelmän integraation ansiosta. Papereita ei enää tarvitse pyöritellä eikä kirjata samoja asioita uudestaan eri järjestelmiin. Kentällä syötetyt tiedot jatkavat tarkistuksen kautta matkaansa SAP:iin laskutettaviksi. Meille on ollut iso juttu myös se, että kaikilla on nyt älylaitteet ja yhteydenpito on lisääntynyt sähköisen kommunikoinnin myötä. Jokainen on ajan tasalla siitä, mitä työkuvioissa tapahtuu”, kiittelee Pukkila.

Riippumattomuus antaa vaihtoehtoja

Arelle tärkeää järjestelmän valinnassa oli erityisesti laiteriippumattomuus. Systems Gardenin liikkuvan työn ohjausjärjestelmä toimii kaikilla älylaitteilla eikä ole sidoksissa tiettyihin taustajärjestelmiin.

”Kaikki ratkaisumme suunnitellaan suoraan asiakkaalle ja samalla hyvin joustaviksi. Emme halua lukita asiakasta tiettyyn järjestelmään emmekä vaadi sitoutumista. Kaikki olemassa olevat investoinnit toimivat meidän sovellustemme kanssa”, kertoo Pirkka Paronen Systems Gardenilta.

Systems Gardenin lähtökohtana on toimittaa ratkaisuja, jotka ovat mahdollisimman intuitiivisia ja käyttäjänsä näköisiä. Arelle suunniteltiin ratkaisu nimenomaan asentajien tarpeita ajatellen. Käyttöliittymä avautuu suoraan omaan näkymään, josta tarvittavat toimenpiteet löytyvät saman tien.

”Liito, kuten muutkin Systems Gardenin Gate-tuoteperheen mobiiliratkaisut, tehdään asiakkaan liiketoimintatarpeet huomioiden. Prosessien tehostaminen mobiiliratkaisuilla on useimmilla yrityksillä vielä alkuvaiheessa ja lisäksi digitalisaatio mahdollistaa täysin uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Työsarkaa riittää kaltaisellemme toimijalle, joka osaa mukautua asiakkaan tarpeisiin ja tilanteisiin”, Pirkka jatkaa.

Aina eteenpäin

Are päätyi valitsemaan toimittajaksi Systems Gardenin, koska aiemmat kokemukset yhteistyöstä olivat rohkaisevia. Myös merkkiriippumattomuus ja vahva asiantuntemus puolsivat päätöstä.

”Innovatiivisuus tulee läpi Systems Gardenin kanssa toimiessa: uusia ideoita pulppuaa koko ajan ja he osaavat tuoda ne hyvin esille. Arvostan sitä, että tuotetta jatkokehitetään koko ajan”, arvioi Teemu Pukkila.

Liikkuvan työn ohjausratkaisun osalta Aren perustavoitteet on saavutettu ja järjestelmä on osoittanut toimivuutensa. Nyt katse suuntautuu jatkokehitykseen ja erilaisiin lisäominaisuuksiin, joita otetaan käyttöön pala kerrallaan.

”Eihän näissä asioissa valmista tule koskaan, vaan aina mennään kehityksen mukana eteenpäin”, Pukkila toteaa.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Icopal Katto Oy

Tehokkuutta ja parempia asiakaskokemuksia mobiililla lomakejärjestelmällä

”Raportin muodostamiseen kuluva aika on tippunut kolmannekseen: aiemmin yhden raportin muodostamiseen kului keskimäärin 57 minuuttia, SG Gaten myötä enää 23 minuuttia. Ero on huikea. Meillä tehdään vuodessa noin 2500 raporttia, joten kyse on todella merkittävästä toiminnan tehostumisesta,” kertoo Kari Lappalainen, Icopal Katto Oy:n kehityspäällikkö.

Kattourakoinnin ja kattohuoltopalvelun pohjoismainen markkinajohtaja Icopal Katto Oy toimii rakennusalalla, jossa projektien dokumentointi eri vaiheissa on välttämätöntä niin asiakasraportoinnin, laadunvalvonnan kuin myös mahdollisten ongelmatilanteiden selvittämisen vuoksi. – Dokumentointi koettiin aiemmin työlääksi: kuvia otettiin kännykällä tai pokkarilla, kerättiin tietoa Word-dokumentteihin, pyöriteltiin niitä ympäriinsä ja allekirjoitettiin. Käytössä oli kyllä yksi mobiilissa toimiva tiedonkeruualusta, mutta toimittaja ei ollut halukas kehittämään sitä tarpeidemme mukaan, kertoo Icopal Katto Oy:n kehityspäällikkö Kari Lappalainen. Icopal Katto Oy:n palveluihin liittyy kaikkiaan yli 40 työmaaolosuhteissa tehtävää tiedonkeruutapahtumaa.

“Halusimme järjestelmän, jossa kerättävä tieto ja sen pohjalta luotavat raportit voitaisiin määritellä helposti itse, asiakas- ja lomakekohtaisesti. Tavoitteena oli toiminnan tehostaminen, asiakaskokemuksen kehittäminen sekä työn mielekkyyden lisääminen. Kumppaniksi löytyi Systems Garden, jonka kehittämän alustan potentiaalin olin tunnistanut toisen tuotteen esittelyn yhteydessä.”

Nopeaa ja sujuvaa yhteistyötä

Projekti starttasi marraskuussa 2014, ja ensimmäinen testiversio oli kokeiltavissa jo kuukauden kuluessa keskustelujen aloituksesta. – Se oli varsin iloinen yllätys, sillä demoversiossa oli jo todella pitkälle kehitettyjä, fiksuja toiminnallisuuksia käytössä, muistelee Kari Lappalainen. Pilottikäyttöön järjestelmä valmistui maaliskuussa, ja varsinaisen käyttöönoton aika koitti kesäkuussa 2015. – Yhteistyö on sujunut jouhevasti kaikissa vaiheissa. Systems Garden on reagoinut jokaiseen pyyntöömme; kaikki, mitä on sovittu toteutettavaksi, on tehty – myös ”nice to have” -tyyppiset ominaisuudet. Mielestäni on kohtuulyhyessä ajassa saatu valmiiksi erittäin hyvin toimiva järjestelmä, Lappalainen arvioi.

Tehokkuutta ja laatua

Nyt Icopalin lomakkeet luodaan ja ylläpidetään keskitetysti helppokäyttöisessä taustajärjestelmässä. Katolle mennessään tarkastaja kirjautuu mobiililaitteellaan järjestelmään ja löytää sieltä tarkastuksen mukaisen protokollan. – Yhtenäinen lomakejärjestelmä varmistaa, että kaikki prosessinmukaiset asiat tulee tehtyä. Lomakkeen täyttäminen on vaivatonta, ja kuvien liittäminen suoraan lomakkeelle on erittäin helppoa ja nopeaa. Sen jälkeen materiaalista muodostetaan sähköinen raportti asiakkaalle, jonka työparin toinen osapuoli viimeistelee autossa matkalla kohteesta toiseen, Lappalainen kuvailee SG Gate -nimisen järjestelmän toimintaa käytännössä. Raportin muodostamiseen kuluva aika on tippunut kolmannekseen: aiemmin yhden raportin muodostamiseen kului keskimäärin 57 minuuttia, SG Gaten myötä enää 23 minuuttia. – Ero on huikea. Meillä tehdään vuodessa noin 2500 raporttia, joten kyse on todella merkittävästä toiminnan tehostumisesta, toteaa Kari Lappalainen.

Raportti asiakkaan tarpeiden mukaan

SG Gaten käyttöönotto sujui helposti: yhteisessä tunnin mittaisessa tilaisuudessa varmistettiin, että kaikki saavat oikean sivun auki ja lisättyä sen kirjanmerkkinä selaimeensa. – Mitään varsinaista koulutusta ei tarvittu. Aiempaan pdf-tiedostoilla pelaamiseen verrattuna uusi lomakejärjestelmä on helppokäyttöinen ja toimintavarma – yhtään virhetilannetta ei ole syntynyt. Lisäksi meillä on nyt mahdollista lisätä ohjetekstejä tarkastuksentekijöille suoraan lomakkeisiin siis ohjata työtä juuri oikealla hetkellä, tiedonkeruun rajapinnassa, Lappalainen kertoo. Hän uskoo, että myös asiakkailta tulee kiitosta sekä nopeudesta että lomakkeiden selkeydestä ja muokattavuudesta. – Esimerkiksi eräällä valtakunnallisella asiakkaallamme on 350 tarkastettavaa kohdetta, ja pystyimme tekemään heille helposti täysin toiveiden mukaan räätälöidyn raportin. Toisaalta osa asiakkaista toivoo nimenomaan mahdollisimman simppeliä raportointia. Nyt meillä on täydellinen vapaus valita, mitä tietoa lomakkeilla kerätään ja millainen raportti siitä muodostetaan – käytössämme on oivallinen työkalu hyvän asiakaskokemuksen luomiseen, Lappalainen kuvailee.

Uusia liiketoimintamahdollisuuksia

SG Gatelle on mielessä jo useita muitakin käyttökohteita aina tarjouslaskennasta asiakkaiden toiminnan suunnittelua hyödyttävän, kattavan datan keräämiseen. Lomakejärjestelmä tullaan myös tulevaisuudessa integroimaan toiminnanohjausjärjestelmään.

“Näemme tässä valtavat määrät sekä toiminnan tehostamisen että ihan uuden liiketoiminnan mahdollisuuksia. Panostamme jatkossakin mobiiliratkaisujen kehittämiseen ja olemme löytäneet Systems Gardenista siihen osaavan partnerin.”

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

G4S

Manuaaliset tilausprosessit sähköiseksi – rahahuolto.fi-portaali parantaa asiakaspalvelua

”Palvelu on G4S:n asiakkaiden käytössä veloituksetta ympäri vuorokauden, ja tarjoaa kaikki käteisen rahahuollon peruspalvelut. Rahahuolto.fi-portaali on otettu vastaan hyvin ja sitä on kiitelty helppokäyttöisyydestä,” kertoo G4S Suomi.

Parempaa palvelua

Yksi osa laajaa palveluvalikoimaa on yrityksille ja yhteisöille tarjottavat rahahuollon palvelut eli mm. kuljetus- ja vaihtorahatilaukset, tilitysilmoitukset sekä kyselyt ja raportit.

Rahahuollon palveluprosessi oli pitkään manuaalinen: asiakas teki tilauksen puhelimitse, sähköpostitse tai faksilla. Kun toimintaa lähdettiin kehittämään, oli tavoitteena sekä prosessin tehostaminen että asiakaspalvelun parantaminen. G4S halusi tarjota joustavampaa palvelua rakentamalla palvelukanavan, joka olisi asiakkaiden käytössä viikonpäivästä ja kellonajasta riippumatta.

Ketterää kehitystä

Kumppaniksi valittiin Systems Garden, jonka osaaminen ja aito innostus projektia kohtaan vakuuttivat.

Projekti käynnistettiin esiselvityksellä, jonka jälkeen edettiin ketterän kehityksen mallilla. Toiminnallisuus kerrallaan tehtiin kuntoon ja aina tarvittaessa muokattiin matkan varrella. Kerran viikossa kokoonnuttiin yhteisiin workshopeihin, joihin sekä G4S:n henkilöstö että Systems Gardenin asiantuntijat olivat sitoutuneet.

Mittavassa projektissa yhtenä sidosryhmänä olivat mukana myös pankit, joiden kanssa käytiin läpi muun muassa tietoturvallisuusasioita.

Kiitosta helppokäyttöisyydestä

Vaikka ratkaistavia haasteita riitti, eteni projekti suunnitellussa aikataulussa: pilotoimaan päästiin lokakuussa 2010 ja asiakkaille rahahuolto.fi-portaali avattiin 2011.

Palvelu on G4S:n asiakkaiden käytössä veloituksetta ympäri vuorokauden, ja tarjoaa kaikki käteisen rahahuollon peruspalvelut. Rahahuolto.fi-portaali on otettu vastaan hyvin ja sitä on kiitelty helppokäyttöisyydestä.

Jatkokehitystä

Kiittävä asiakaspalaute kannustaa miettimään myös jatkokehitystä ja mahdollisuuksia entisestään parantaa asiakaskokemusta.

”G4S tarjoaa ainoana turvallisuusalan toimijana keskitetysti maan monipuolisimmat turvallisuuspalvelukokonaisuudet. Jos pidemmälle tulevaisuuteen mietitään, olisi hienoa voida tarjota kaikki palvelumme yhdestä helppokäyttöisestä portaalista ja myös mobiililaitteiden kautta”, G4S:ssä maalaillaan.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.