fbpx
Saavutettava verkkokirjoittaminen tuo intranetin tiedon ja resurssit kaikille

Saavutettava verkkokirjoittaminen tuo intranetin tiedon ja resurssit kaikille

mennessä | Microsoft 365

Saavutettava verkkokirjoittaminen tuo intranetin tiedon ja resurssit kaikille

 

Vaikka Microsoft onkin sitoutunut kehittämään tuotteensa saavutettavuuskriteerien mukaisiksi, on vastuu saavutettavuuden toteutumisessa intraneteissä myös sisällöntuottajilla. Kaikilla organisaation työntekijöillä tulee olla yhdenvertainen pääsy tärkeisiin sisäisiin tietoihin ja resursseihin riippumatta heidän fyysisistä tai kognitiivisista rajoitteistaan.

 

Lähikuva henkilön kädestä tietokonehiiren päällä, taustalla näkyy näppäimistö.

Tiivistetty vinkkilista saavutettavaan verkkokirjoittamiseen ja saavutettavuuden edistämiseen sisällön näkökulmasta

 

Kiinnitä huomiota saavutettavaan kieleen.

  • Käytä yksinkertaista, kepeää kieltä.
  • Käytä ymmärrettävää sanastoa tai avaa tekstissäsi mahdolliset lyhenteet ja ammattisanat.
  • Käytä aktiivista kieltä, esim. “Täytä lomake” on selkeämpi kuin “Lomake täytetään”.
  • Vältä turhia boldauksia, värikorostuksia tai caps-lockilla kirjoittamista.
  • Tekoälyavustin, kuten Copilot, voi auttaa muovaamaan tekstistäsi helpommin luettavan!

 

Tekstin rakenne tulee olla looginen.

  • Rakenna loogisesti: johdanto → tärkein asia → lisätiedot.
  • Käytä otsikkotasoja hierarkkisesti ja loogisesti (H1, H2, H3 jne.), niin että H1 on sivun ensimmäinen otsikko, H2 sen alaotsikko ja H3 seuraavan tason alaotsikko. Tämä rakenne on erityisen tärkeä ruudunlukijoiden ja saavutettavuuden kannalta.
  • Hyödynnä kappalejakoja ja listoja jäsentelyssä.

 

Linkitä kuvailevasti.

  • Linkkiteksti on kuvailtu selkeästi. Esim. “Lue lisää verkkokirjoittamisesta” on parempi kuin “Klikkaa tästä”.
  • Ilmoita linkin kohde, jos se vie toiselle sivustolle tai avaa tiedoston. Esimerkiksi ”Tutustu päivitettyyn verkkokirjoittamisohjeeseen (pdf)”.
  • Vältä turhia linkkejä. Liika määrä häiritsee lukijan keskittymistä.

 

Huomioi kontrastierot.

  • Väriä ei saa käyttää ainoana tiedon välittäjänä. Esim. virheviestissä pitää olla muutakin kuin punainen väri.
  • Taustan ja tekstin välillä tulee olla riittävä kontrastiero. Vähintään 4.5:1 normaalikokoiselle tekstille (WCAG 2.1 AA-taso).

 

Lisää kuvia ja mediaa saavutettavasti.

  • Anna kuville vaihtoehtoinen teksti (alt-teksti) ja selitä, miksi kuva on siinä, ei pelkästään mitä siinä näkyy. Sharepointissa kuville voi antaa vaihtoehtoisen tekstin tai sen voi merkitä koristeelliseksi, jos kuvan näkeminen ei ole välttämätöntä sisällön ymmärtämiselle.
  • Videoilla tulisi olla saatavilla tekstitykset ja/tai tekstivastineet.
  • Infografiikat, kaaviot ja taulukot tulisi selittää myös tekstinä, eli niillekin tulee tarjota tekstivastine.

 

Testaa ja arvioi kattavasti.

  • Testaa sisältöä lukemalla se ääneen.
  • Pyydä palautetta myös kohderyhmiltä.
  • Käytä saavutettavuustyökaluja tarkistukseen. Microsoft tarjoaa oman saavutettavuustyökalun Accessibility Insights:n (accessibilityinsights.io). Sen voi lisätä omaan selaimeen laajennuksena ja tarkastaa esimerkiksi kontrastiin liittyviä haasteita tai alt-tekstien olemassaoloa.

 

Lähikuva mustasta tietokoneen näppäimistöstä.

 

Me Systems Gardenilla tuemme asiakkaitamme saavutettavien intranetien rakentamisessa osana hiottua projektirunkoamme. Tarjoamme koulutusta, vinkkejä ja materiaaleja, mutta saavutettavuuden toteutuminen vaatii kaikilta yhteistä sitoutumista koko verkkopalvelun elinkaaren ajan. Kun varmistamme, että intranetin tieto ja resurssit ovat kaikkien saatavilla, edistämme inklusiivista ja yhdenvertaista työympäristöä.

 

 

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jätä yhteydenottopyyntö

Jussi

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Saavutettavuus yhdenvertaisuuden edistäjänä myös intraneteissä

Saavutettavuus yhdenvertaisuuden edistäjänä myös intraneteissä

mennessä | Microsoft 365

Saavutettavuus yhdenvertaisuuden edistäjänä myös intraneteissä

 

Yhdenvertaisuus on periaate, joka korostaa jokaisen oikeutta osallistua täysimääräisesti yhteiskuntaan. Digitaalisen saavutettavuuden edistäminen myös organisaation sisäisissä verkkopalveluissa on askel kohti tätä päämäärää.

Saavutettavuus tarkoittaa sitä, että digitaaliset palvelut, verkkosivut ja sovellukset ovat helposti käytettävissä kaikille, mukaan lukien niille, joilla on erityistarpeita tai rajoitteita. Saavutettavuus on siis avainasemassa rakennettaessa yhdenvertaisempaa digitaalista työympäristöä.

EU:n laatima saavutettavuusdirektiivi sekä sen pohjalta laadittu digipalvelulaki ovat myös takaamassa yhdenvertaista saatavuutta digitaalisessa ympäristössä olevalle tiedolle. Vaikka digipalvelulaki ei vielä velvoita kaikkia verkkopalveluiden tekijöitä Suomessa, yhdenvertaisuus organisaatiossa tulisi olla päämäärä riippumatta toimijasta.

Saavutettavuuden tavoittelun ei tule tarkoittaa sitä, että tehdään erilaisia verkkopalveluita eri asiakasryhmille. Sen sijaan tulisi tuottaa saavutettavia verkkomateriaaleja ja -palveluita, jotka palvelevat kaikkia. Saavutettavuus mahdollistaa siis kaikille työntekijöille yhdenvertaisesti esteettömän pääsyn samoihin tietoihin ja resursseihin.

 

 

Microsoft sitoutuu saavutettaviin tuotteisiin

 

Verkkosisällön saavutettavuusohjeet (WCAG) ovat kansainvälisesti hyväksyttyjä teknisiä kriteerejä verkkosisällön saavutettavuudelle, joista vastaa kansainvälinen Wordl Wide Web -konsortio eli W3C. Microsoft on todennut huomioivansa WCAG-standardit tuotekehityksessään ja sitoutuu inklusiiviseen suunnitteluun ja esteettömien tuotteiden ja sisältöjen kehittämiseen. Microsoft arvioi tuotteitaan ja palveluitaan WCAG-tasojen A ja AA -kriteerien mukaan ja julkaisee tuotteistaan helppokäyttöisyysraportteja, joista saa hyvän kuvan saavutettavuustilasta.

Office-tuoteperheen saavutettavuuteen Microsoftilla on saatavilla laajat englanninkieliset dokumentoinnit, ohjeet ja koulutukset, joiden avulla käyttäjät voivat luoda digitaalista sisältöä kaikille käyttäjilleen. SharePoint Onlineen liittyen niissä kerrotaan esimerkiksi näytönlukuohjelmien (kuten JWS ja Narrator) käytöstä, kontrastiasetuksista, alt-teksteistä ja näppäimistönavigoinnista. Tutustu aiheeseen muun muassa sivuilla Screen reader support for SharePoint Online ja Make your SharePoint site accessible to people with disabilities.

 

 

Vastuu saavutettavuuden toteutumisessa sisällöntuottajilla

 

Vaikka Microsoft ja SharePoint tarjoaakin kattavasti erilaisia ohjeita ja aputoimintoja sekä teknisesti toimivan alustan, on sisällöntuottajilla ja verkkopalveluiden sisällön konseptoijilla suurin vastuu saavutettavuuden toteutumisessa. Oleellista on kuunnella palautteita ja testata oman verkkopalvelun käytettävyyttä. Jälkimmäistä voi toteuttaa erilaisilla ilmaisilla tarkistustyökaluilla, kuten Microsoftin omalla Accessibility Insights -selainlaajennuksella.

Sivustokokonaisuuksissa saavutettavuus tulee ottaa huomioon kokonaisvaltaisesti, mutta seuraavat seikat kantavat jo pitkälle:

  1. Suunniteltaessa teemaväritystä kontrastierot tulee olla tarpeeksi suuret. Voit käyttää tähän apuna suunnittelutyökalu Fluent UI Theme Designeria tai tarkastaa nykyisen toteutumisen Accessibility Insights -tarkistustyökalulla.
  2. Kiinnitä huomiota saavutettavaan kieleen. Käytä yksinkertaista, kepeää kieltä välttäen turhia boldauksia, värikorostuksia tai caps-lockilla kirjoittamista. Tekoälyavustin, kuten Copilot, voi auttaa muovaamaan tekstistäsi helpommin luettavan!
  3. Anna kuville vaihtoehtoiset tekstit eli alt-tekstit tai merkitse ne koristeellisiksi. Sharepointin kuviin liittyvät verkko-osat sisältävät jo sisäänrakennettuna nämä asetukset. Voit hyvin kysyä neuvoa Copilotilta tai katsoa vinkit hyvien alt-tekstien luomiseen.

 

Me Systems Gardenilla tuemme asiakkaitamme saavutettavien intranetien rakentamisessa osana hiottua projektirunkoamme. Tarjoamme koulutusta, vinkkejä ja materiaaleja, mutta saavutettavuuden toteutuminen vaatii kaikilta yhteistä sitoutumista koko verkkopalvelun elinkaaren ajan.

Lähteet:

 

 

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jätä yhteydenottopyyntö

Jussi

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Tiesitkö tämän Microsoft Forms-lomakkeista?

Tiesitkö tämän Microsoft Forms-lomakkeista?

mennessä | Microsoft 365

Tiesitkö tämän Microsoft Forms-lomakkeista?

 

Lomakkeiden luomiseen, äänestyksiin ja kyselyihin tarkoitettu Microsoft Forms on monipuolinen työkalu monessakin työtehtävässä. Lomakkeen jatkokäytön ja tiedonhallinnan näkökulmasta on merkityksellistä kuka lomakkeen luo ja mihin sijaintiin.

 

Mitä kaikkea lomakkeilla voidaankaan tehdä?

 

Pelkillä Forms-lomakkeilla voidaan kerätä tietoa vastauksien muodossa. Se, mitä ratkaisuja vastauksiin liittyen rakennetaan, on jo paljon enemmän mahdollistavaa. Lomakkeella ja siihen liitetyillä Microsoft Lists -listalla sekä Power Automate -automaatioilla voidaan jo rakentaa kevyt tikettijärjestelmä, tapahtumaan ilmoittautumisen ratkaisu tai vaikka palautteiden tekoälypohjainen automaattinen lajittelu positiivisiin ja negatiivisiin palautteisiin.

 

 

Henkilökohtainen vai ryhmälomake?

 

Henkilökohtaiset lomakkeet voivat olla houkutteleva vaihtoehto, koska ne tarjoavat yksilöllisen hallinnan ja yksinkertaisuuden. Kuitenkin, kun henkilö lähtee organisaatiosta, hänen luomansa henkilökohtaiset lomakkeet poistuvat kokonaan. Tämä voi aiheuttaa merkittäviä ongelmia, jos lomaketta käytetään laajasti organisaation sisällä.

Ryhmälomakkeet ovat yhteisön omistamia, mikä tarkoittaa, että ne säilyvät, vaikka yksittäinen jäsen lähtisi organisaatiosta. Tämä takaa jatkuvuuden ja vähentää riskejä, jotka liittyvät tärkeiden lomakkeiden katoamiseen.

Lisäksi ryhmälomakkeet tarjoavat mahdollisuuden yhteistyöhön, tulosten yhteiseen analysointiin ja vastausten hallintaan. Ryhmälomakkeen luominen Formsissa henkilökohtaisen sijaan on hyödyllistä myös näistä syistä:

  • Yhteistyö: Ryhmälomakkeen avulla voit lisätä käyttäjiä, jotka voivat luoda kysymyksiä yhteistyössä reaaliajassa. Tämä tekee lomakkeen luomisesta ja muokkaamisesta joustavampaa ja tehokkaampaa, koska useat ihmiset voivat työskennellä samanaikaisesti.
  • Tulosten analysointi: Ryhmälomakkeen avulla tuloksia on mahdollista analysoida yhdessä, jolloin tiedostosta ei tarvitse jakaa useita versioita. Tämä helpottaa tulosten tulkintaa ja päätöksentekoa.
  • Vastauksien hallinta: Ryhmälomakkeen avulla voit määrittää, kuka voi vastata lomakkeeseen, ja voit rajoittaa vastaukset vain yhteen henkilöä kohden. Tämä auttaa hallitsemaan vastauksia ja vähentämään päällekkäisyyksiä.

 

Joten, kun seuraavan kerran luot lomakkeen organisaatiossasi, harkitse ryhmälomakkeen käyttöä. Se ei ainoastaan paranna yhteistyötä ja tehokkuutta, vaan myös varmistaa, että tärkeät lomakkeet säilyvät organisaatiossa pitkällä aikavälillä.

Miten ryhmälomake luodaan?

 

Ryhmälomake luodaan Teams-tiimin sisälle. Katso ohjeet ryhmälomakkeen luomiseen.

Lomakkeen ollessa monimutkaisempi ja, jos lomakkeen keräämiin aineistoihin kaivataan raportointeja, automaattista käsittelyä tai jäsentelyä, voit olla yhteydessä meihin. Katsomme tapauskohtaisesti, palveleeko Forms ja sen lisämausteet vai siirrytäänkö esimeriksi Power Appsin kustomoituihin lomakkeisiin. Voimme yhdessä rakentaa kokonaisuuden automaatioineen ja oikeine omistajuuksineen.

 

 

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jätä yhteydenottopyyntö

Jussi

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Intranetin ylläpitäjä, kokeile näitä SharePoint-uudistuksia

Intranetin ylläpitäjä, kokeile näitä SharePoint-uudistuksia

mennessä | Microsoft 365

Intranetin ylläpitäjä, kokeile näitä SharePoint-uudistuksia

 

Microsoftin suuret SharePoint-uudistukset ovat viivästyneet alkuperäisestä aikataulusta.  Joitakin pienempiä, odotettuja uusia ominaisuuksia on jo kuitenkin tullut monille käyttäjille.

Tuttuun tapaan Microsoft päivittää ympäristöt omien käytäntöjensä mukaan. Joissain ympäristöissä uudet ominaisuudet ovat jo käytettävissä, kun taas toisissa ei vielä. Jos et löydä omasta Sharepoint-ympäristöstäsi vielä näitä päivityksiä, älä huolestu — uudistukset tulevat käyttöön kaikille ennemmin tai myöhemmin.

Muotoile kuvia uudella tavalla, hyödynnä organisaation omia fontteja tai tiimityöskentele jouhevammin. Tutustu viimeisimpiin uudistuksiin, jotka voivat olla hyödyllisiä erityisesti sisällöntuottajille.

 

 

Kuvien muotoilu

 

SharePoint tarjoaa nyt enemmän muotoilumahdollisuuksia kuva- ja teksti-webpartien osalta. Voit esimerkiksi muokata kuva- tai tekstikomponentit eri muotoon, mikä tuo sivulla hauskaa uutta rakennetta.

 

 

 

Tekstin muotoilu

 

  • Voit asettaa fontin koon manuaalisesti. Fonttikoko voi olla mikä vain 8–250 väliltä.
  • Sharepointiin on nyt mahdollista ladata omia fontteja, mikä omalta osaltaan auttaa luomaan yhtenäistä brändi-ilmettä esimerkiksi intranetiin.
  • Saatavilla on enemmän luettelomerkkityylejä ja numeroituja luettelotyylejä.
  • Voit luoda uusia luetteloita ja määrittää mukautettuja numerointityylejä.
  • Wordistä tuttu otsikoiden numerointimalli on nyt myös SharePointissa.

 

 

Sivujen otsikko-osa

 

Aiemmin pakollinen sivun otsikko-osa on nyt korvattu uudella banner-webpartilla eli eräänlaisella kuvan ja tekstin yhdistelmällä. Banner-webpartin voi myös poistaa kokonaan, joten sivun voi nykyään luoda täysin ilman otsikko-osaa. Lisäksi banner-webpartissa voi hyödyntää täysin uusia otsikkotyylejä ja otsikon asetteluvaihtoehtoja. Sivua voi siis muokata nyt huomattavasti vapaammin oman organisaation näköiseksi.

 

 

Sivun otsikko

 

Sivun otsikko näkyy ja sitä voi muuttaa sivun vasemmasta ylälaidasta.

 

 

Kun luot uutta sivua, vahva suosituksemme on laittaa ihan ensimmäiseksi otsikko tällä uudella tavalla ilman ääkkösiä. Sivun alkuperäinen otsikko nimittäin määrittää sivun osoitteen, eikä otsikon vaihto enää muuta sitä.

 

Yhteismuokkaustoiminto

 

Uusi yhteismuokkaustoiminto tekee tiimityöskentelystä sujuvampaa. Kun olet jakanut sivun tai uutisviestin, voit työskennellä sivulla samaan aikaan muiden kanssa. Jos joku muu työskentelee sivulla tai uutisviestissä, näet reaaliajassa myös hänen tekemänsä muutokset.

Tämä kaikki on nyt mahdollista:

  • Näet tarkalleen minkä osion ja webpartin parissa kukin henkilö työskentelee sivulla.
  • Useat käyttäjät voivat muokata samaa sivua ja sen osaa samanaikaisesti.
  • Webpart ei lukitu muokkaajalleen, vaan usea henkilö voi muokata samaa webpartia samanaikaisesti. Webpartin yläkulmasta kuitenkin näkee, kuka sitä on muokkaamassa.
  • Käyttäjien tekemät muutokset tallentuvat automaattisesti muutaman sekunnin välein.

 

Kun julkaiset, julkaistaan myös kollegan keskeneräinen työstö samalla sivulla. Tästä tulee molemmille ilmoitus, joka näyttää tältä:

  • Julkaisijalle

  • Toiselle muokkaajalle

 

 

 

Tulossa olevat uudistukset

 

Microsoft on ilmoittanut useista tulevista SharePoint-päivityksistä. Alustavan aikataulun mukaan jo joulukuussa 2024 olisi tulossa uudelleen muotoiltu Hero-webpart, joka mahdollistaa kuvien karuselliasettelun sekä uusia tyylejä. Maaliskuussa 2025 voidaan odotella uusia, joustavia asetteluosia, joiden avulla käyttäjät voivat muokata sivuja ilman tiukkaa sarakerakennetta. SharePoint kulkee siis pikku hiljaa kohti vapaampia muokkausmahdollisuuksia, jolloin intranetistä on mahdollista saada tarkemmin brändiohjeistuksia vastaavan näköinen.

SharePoint-uudistukset tuovat mukanaan laajemmat työkalut ja vapaammat muokkausmahdollisuudet, mikä helpottaa sisällöntuottajien työtä ja parantaa tiimityöskentelyn sujuvuutta. Pysy kuulolla lisäpäivityksistä ja ota uudet ominaisuudet rohkeasti käyttöön!

 

 

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jätä yhteydenottopyyntö

Jussi

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Milloin on aika päivittää intranet — ja miksi se kannattaa tehdä?

Milloin on aika päivittää intranet — ja miksi se kannattaa tehdä?

mennessä | Microsoft 365

Milloin on aika päivittää intranet — ja miksi se kannattaa tehdä?

 

Intranet on monille yrityksille ja organisaatioille tärkeä työkalu sisäisen viestinnän ja yhteistyön tukemisessa. Ajan myötä teknologiset ratkaisut vanhenevat ja intranet vaatii päivitystä.

Mistä sitten tietää, että intranet kaipaa päivitystä? Lue vinkit, joiden avulla huomaat merkit vanhentuneesta intranet-ratkaisusta ja tutustu intranetin uudistamisen hyötyihin.

 

Mistä tietää, että intranet tarvitsee päivitystä?

 

Löytyykö yrityksen intranetistä helposti ja nopeasti tieto, kuinka jäädään lomalle tai miten sairauspoissaolon kanssa menetellään? Yksi selkeimmistä vanhentuneen intranetin merkeistä on navigointiongelmat ja sekava rakenne. Talossa jo vuosia olleet työntekijät saattavat kyllä muistaa, millaisen hakupolun kautta ohjeet löytyvät, mutta uusille työntekijöille sama prosessi voi tuottaa haasteita.

Kun työntekijät valittavat, että he eivät löydä tarvitsemaansa tietoa, on intranetin rakenne epälooginen ja vaikeasti hahmotettava. Jos tieto on kaiken lisäksi kätketty syvälle monimutkaisten polkujen taakse, työntekijät joutuvat käyttämään liikaa aikaa tiedon etsimiseen, mikä vähentää tuottavuutta ja aiheuttaa turhautumista.

Myös vanha käyttöliittymä ja teknologia ovat merkkejä siitä, että intranet kaipaa päivitystä. Vanhentunut ulkoasu ja hidas suorituskyky vähentävät käyttäjien halukkuutta käyttää järjestelmää. Yleinen tyytymättömyys intranetin nopeuteen ja toimivuuteen kertoo siitä, että järjestelmä kaipaa päivitystä.

Lisäksi vanhan järjestelmän ylläpito tulee kalliiksi ja tehottomaksi ajan myötä, joten ylläpitokustannusten nousu on myös yksi selkeä merkki siitä, että intranet kaipaa päivitystä.

 

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

Modernisoinnin hyödyt

 

  • Pienen päivityksen avulla intranetin tehokkuus paranee merkittävästi. Parempi tiedon löydettävyys ja sujuvampi viestintä vähentävät väärinkäsityksiä ja lisäävät työntekijöiden tuottavuutta, sillä kun tiedon hakeminen on nopeaa ja helppoa, työntekijöillä jää enemmän aikaa varsinaiseen työskentelyyn. Tehostettu yhteistyö ja projektinhallinta parantavat myös koko organisaation yleistä tehokkuutta.
  • Käyttäjätyytyväisyys. Käyttäjätyytyväisyys kasvaa, kun intranet on intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen. Uudistetun intranetin mukautuvat ja monipuoliset toiminnot parantavat käyttökokemusta ja tekevät työskentelystä sujuvampaa. Teknologian päivittäminen ja ajantasaiset tietoturvaratkaisut varmistavat myös, että intranet on turvallinen ja luotettava.
  • Säästöt. Intranetin uudistaminen tuo mukanaan merkittäviä kustannussäästöjä, kun modernin intranetin ylläpito on edullisempaa ja ongelmia on vähemmän. Kun siirrytään pois paikallisten palvelinten käytöstä pilveen, tehdään huomattavia säästöjä. Lisäksi uusi intranet on joustava ja skaalautuva, mikä tarkoittaa, että se voidaan helposti mukauttaa yrityksen kasvun ja muutosten mukaan. Käyttäjien tarpeiden mukaan muokattavissa oleva järjestelmä parantaa omalta osaltaan käyttökokemusta ja tehokkuutta.
  • Vastuun jakautuminen. Intranetin päivitys voidaan jakaa yhdeltä ylläpitäjältä vaikkapa koko organisaation vastuuksi. Mahdollisuus osallistua tiedottamiseen ja tiedon jakamiseen parantaa työilmapiiriä, ja helpottaa samalla intranetin ylläpitoa.

Lue lisää kuinka voimme auttaa sovellusten modernisoinnissa!

 

Hyvin rakennetun intranetin kulmakivet

 

Käyttäjäkeskeinen suunnittelu on hyvän intranetin perusta. Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä ja selkeä, intuitiivinen navigointi parantavat käyttäjäkokemusta ja tekevät tiedon löytämisestä helppoa. Kun vanhassa intranetissä navigaatio on usein suunniteltu eri yksiköitä ajatellen ja organisaatiokaaviota noudattaen, on modernimpi tapa rakentaa navigaatio käyttäjien tarpeita silmällä pitäen.

Olipa työntekijä sitten markkinointi- tai it-osastolta, kaipaa jokainen joskus samoja työsuhteeseen liittyviä ohjeita. Otsikot voisivatkin olla yksiköiden sijaan esimerkiksi ”Meillä töissä” tai ”Työn tueksi”, joista löytyvät helposti kaikkia työntekijöitä koskettavat ohjeet, käytännöt ja muut tiedot.

 

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

Integraatiot muihin työkaluihin ja järjestelmiin parantavat työprosessien sujuvuutta. Kun intranet esimerkiksi liitetään osaksi Teamsiä Viva Connectionin avulla, käyttäjä löytää saman uudistetun Intranetin myös Teamsin sisältä.

Intranetin lisäksi kannattaa hoitaa dokumentinhallinta kuntoon, jolloin tarvittava tieto on entistä helpompi löytää. Tämä tapahtuu esimerkiksi lisäämällä tärkeisiin dokumentteihin metatietoja, kuten asiakirjan tyyppi — onko kyseessä ohjekirja vai sopimuspohja?

Onko teidän intranettinne ajan tasalla? Selvitä, miten voimme auttaa päivittämään intranetinne vastaamaan nykypäivän vaatimuksia. Lue lisää siitä, kuinka voidaan toteuttaa onnistunut Intranet-projekti, tutustu Systems Gardenin Microsoft 365 Intranet- ratkaisuunja pyydä tarjous omalle toteutuksellesi.

 

Kiinnostuitko? Anna meidän auttaa intranetin päivittämisessä!

 

Lue lisää intranet-ratkaisuistamme
Älä maksa turhia lisenssimaksuja — karsi turhat kulut Microsoft 365:n avulla ja säästä jopa 10 000 euroa vuodessa

Älä maksa turhia lisenssimaksuja — karsi turhat kulut Microsoft 365:n avulla ja säästä jopa 10 000 euroa vuodessa

mennessä | Microsoft 365

Älä maksa turhia lisenssimaksuja — karsi turhat kulut Microsoft 365:n avulla ja säästä jopa 10 000 euroa vuodessa

 

Onko yrityksessäsi käytössä Microsoft 365-lisenssi? Hienoa, sillä voit säästää useita tuhansia euroja sen avulla. Tiedätkö nimittäin, mitä kaikkia eri toiminnallisuuksia tähän M365-lisenssiin (entinen Microsoft Office 365-lisenssi) sisältyy?

Useat yritykset käyttävät vain murto-osaa Microsoft 365-lisenssin tarjoamista toiminnallisuuksista ja maksavat samanaikaisesti turhaan eri ohjelmistojen käytöstä, vaikka samat toiminnot löytyvät jo M365-lisenssistä.

Moni miettii keinoja, miten yritys voi parantaa kannattavuuttaan. Käyttämällä Microsoft 365-lisenssiin kuuluvaa sovellusta, voit säästää parhaimmillaan jopa kymmenen tuhatta euroa vuodessa, kun voit lopettaa sopimuksen erillisen palveluntarjoajan kanssa.

 

Hyödynnä lisenssiäsi muuhunkin kuin Teamsiin ja Outlookiin

Moni yritys hyödyntääkin Microsoft 365-pakettia lähinnä Outlookin ja Teamsin käyttöön, vaikka ne ovat vain murto-osa niistä toiminnallisuuksista, mitä lisenssiin kuuluu. Microsoft 365 -paketti tarjoaa mahdollisuuden kaikkien yllämainittujen hallintaan yhdellä lisenssillä, mikä paitsi karsii ylimääräisiä lisenssikustannuksia, myös yksinkertaistaa IT-ympäristöä ja tehostaa työntekoa. Yrityksen kannattavuuden parantaminen voi lähteä siis jo ylimääräisten lisenssien karsimisesta.

 

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

 

Mitä kaikkea Microsoft 365 -pakettiin sitten kuuluu?

Microsoft 365 on pilvipohjainen palvelupaketti, joka kokoaa yhteen useita Microsoftin tuotteita ja palveluita yhden kätevän tilausmallin alle. Se on suunniteltu vastaamaan niin pienyritysten kuin suurten organisaatioidenkin tarpeisiin, tarjoten kaiken tarvittavan työskentelyyn, viestintään, tietoturvaan ja tiedonhallintaan.

Pakettiin voi kuulua tuttuja sovelluksia kuten Word, Excel, PowerPoint sekä moderneja työkaluja kuten Teams, SharePoint ja OneDrive. Laajempaan pakettiin voidaan sisällyttää myös vaikkapa Power Bi -lisenssi.

Vaikka Microsoft tarjoaa useita Office-paketteja, kuten Office 2019, Home, Business, ProPlus, E3 ja Insider, Microsoft 365 erottuu joukosta pilvipohjaisena tilauspalveluna, joka tarjoaa jatkuvat päivitykset, laajennetun pilvitallennustilan ja tiiviin integraation Microsoftin pilvipalveluihin. Toisin kuin kertalisenssillä hankitut Office-paketit, M365 pysyy aina ajan tasalla uusimmilla ominaisuuksilla ja tietoturvapäivityksillä.

Nykypäivän palvelupaketilla voidaan siis tehdä todella monia asioita, joihin tyypillisesti käytetään useita eri sovelluksia. Hyödyntämällä kokonaisvaltaisesti kaikkia Microsoft 365 -paketin mahdollisuuksia, voidaan karsia tehokkaasti ulkopuolisten sovellusten vuosisopimushintoja.

Jos dokumentteja on hallittu ulkopuolisilla sovelluksilla, voidaan Microsoft 365:een siirtymällä säästää jopa 10 000 euroa lisenssikustannuksista.

 

Miten yrityksen kannattavuutta voidaan parantaa Microsoft 365-lisenssin avulla?

 

Yhtenäinen alusta

Microsoft 365 kokoaa kaikki keskeiset toimisto-ohjelmistot ja yhteistyötyökalut yhteen pakettiin, mikä vähentää tarvetta hankkia ja ylläpitää useita erillisiä ohjelmistoja. Karsimalla ylimääräisiä järjestelmiä yhtenäistetään IT-järjestelmää ja säästetään kustannuksista merkittävästi.

Joustava hinnoittelu

Microsoft 365:n tilausmalli mahdollistaa joustavamman budjetoinnin. Voitte valita juuri teidän yrityksenne tarpeisiin sopivan tilausvaihtoehdon, jolloin maksatte vain käyttämistänne palveluista. Tämä vähentää turhia kustannuksia, kun ylläpidetään lisenssejä ohjelmistoihin, joita ei enää käytetä aktiivisesti.

Vähennä kolmannen osapuolen sovellusten tarvetta

Monet yritykset käyttävät ja maksavat kolmansien osapuolten sovelluksista tehdäkseen töitä, jotka voitaisiin hoitaa Microsoft 365:n avulla. Esimerkiksi Teams tarjoaa kattavat viestintä- ja yhteistyöominaisuudet, SharePoint ja OneDrive tarjoavat dokumentinhallintaa ja -säilytystä, kun taas Power BI tukee datan analysointia. Siirtymällä näiden sisäisten työkalujen käyttöön voidaan välttää kolmansien osapuolien sovellusten vuosittaiset lisenssimaksut, mikä voi säästää merkittäviä summia rahaa.

Parannettu tietoturva ja compliance

Microsoft 365 sisältää myös kattavat tietoturva- ja compliance-työkalut, jotka vähentävät tarvetta investoida erillisiin tietoturvaratkaisuihin.

Advanced Threat Protection, Data Loss Prevention ja eDiscovery ovat esimerkkejä ominaisuuksista, jotka auttavat suojaamaan arkaluontoista tietoa ja varmistamaan, että yrityksenne noudattaa alaa koskevia säännöksiä. Tämä ei ainoastaan paranna organisaationne turvallisuutta, vaan myös vähentää kuluja, jotka syntyvät useiden eri tietoturvatuotteiden ylläpidosta.

Jatkuva päivitys ja innovaatio

Toisin kuin perinteiset kertalisenssillä hankitut ohjelmistot, Microsoft 365 takaa pääsyn jatkuvasti päivittyviin ominaisuuksiin ja parannuksiin ilman lisämaksua. Tämä tarkoittaa, että organisaationne voi hyödyntää uusimpia teknologioita ja pysyä kilpailijoidensa edellä ilman tarvetta investoida jatkuvasti uusiin ohjelmistoversioihin tai -päivityksiin.

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

Aloita lisenssikustannusten karsinta Systems Gardenin avulla

Paras hyöty lisensseistä saadaankin hyödyntämällä niitä kokonaisvaltaisesti. Microsoft 365 tarjoaa monipuolisen ja kustannustehokkaan ratkaisun yrityksille, jotka pyrkivät yksinkertaistamaan IT-ympäristöään ja vähentämään lisenssimaksuja.

Siirtymällä Microsoft 365:n käyttöön voitte paitsi parantaa organisaationne tehokkuutta ja tietoturvaa, myös säästää merkittävästi kustannuksissa, jotka aiheutuvat useiden erillisten ohjelmistolisenssien hallinnasta. Tämän avulla yrityksenne voi keskittyä olennaiseen: kasvuun ja kehitykseen mutkattomasti työkaluja halliten. Tutustu vielä tarkemmin lisenssin hyötyihin.

Systems Garden auttaa asiakkaitaan hyödyntämään Microsoft 365:n tarjoamat mahdollisuudet kustannustehokkaasti. Ota rohkeasti yhteyttä, niin räätälöimme juuri teidän yrityksenne tarpeita vastaavan ratkaisun.

 

Kiinnostuitko? Anna meidän auttaa M365-lisenssin paremmassa hyödyntämisessä!

 

Lue lisää M365-palveluistamme
Ota yhteyttä