fbpx

Kuinka toteutat onnistuneesti SharePoint Intranet -projektin

26.01.2022 | Microsoft 365

Moni saattaa tälläkin kuluvalla minuutilla pohtia sitä, kuinka omassa organisaatiossa tai yrityksessä viedään läpi onnistuneesti SharePoint intranet -uudistus. Varsinkin hieman kokeneempi (lue: 2000-luvun puolivälissä suuressa intrauudistuksessa viimeksi mukana ollut) saattaa muistella pelonsekaisin tuntein sitä massiivista niin kutsutun ”vanhan raudan” -intranet-projektia, jonka selättäminen saattoi tulla pahimmillaan yöuniinkin. Silloin intranet oli pääsääntöisesti on-premise-tyylinen ratkaisu, jossa intranet pyöri paikallisesti asennettuna. Sitä käyttääkseen täytyi siis olla yrityksen sisäverkossa esimerkiksi yrityksen konttorilla. Jos taas halusi käyttää intraa muualta, piti viritellä VPN-yhteydet kuntoon yrityksen sisäverkkoon.

Nykyään tämä digitaaliseksi työympäristöksikin kutsuttu tila toimii pilvessä. Virallinen nimi on muuten SharePoint Online ja kyse on siis Microsoft 365 -tuoteperheeseen kuuluvasta räätälöitävissä olevasta vakiosovelluksesta/alustasta, jota voi hyvällä syyllä pitää intranetien, sopimusten, dokumenttien – ja suuremmassa mittakaavassa tiedonhallinnan kotina. SharePoint Onlinen valmiita metadata-, säilytys- ja tietosuojakäytänteitä hyödynnetään etenkin dokumentinhallinnassa.

 

Sopimushallinta kuvituskuva virtuaaliset dokumentit

Kolme avainta onnistuneeseen SharePoint intranet -projektiin ovat tässä: 1. Ota mukaan määrittelyyn ohjelmistokumppani, joka tuntee hyvin M365-kokonaisuuden. 2. Sitoudu myös omalla tiimilläsi projektiin: esimerkiksi sisältöjen/aineiston siirto ja tekeminen. 3. Varaa tarpeeksi aikaa.

Mikäli sopimushallinta ja dokumentinhallinta kiinnostavat aiheina, löydät niihin syventyvät blogiartikkelinsa myös näiltä verkkosivuilta. Tämä blogiartikkelimme syväluotaa tarkemmin intranetiä, joten mikäli sinunkin yrityksessä tai organisaatiossa mietitään lähitulevaisuudessa tällaisen projektin toteuttamista, kannattaa jatkaa lukemista.

Nykyisessä laiteriippumattomassa ja skaalautuvassa teknologiassa hämmästyttää monia edelleen se, kuinka helppoa, sujuvaa ja varmatoimista modernin intranetin käyttäminen arjessa on. Varsinkin, jos on kahlannut läpi vanhahtavia intranetejä. Usein yrityksessä hämmästellään sitä, että nykyaikaisessa intranetissä voi olla käyttäjiä jopa yli 10 000, mutta silti se toimii varmasti ilman merkittäviä käyttökatkoksia. Käyttäjämäärä ei korreloikaan enää intran toimivuuteen pilviratkaisujen ansiosta. Tätä päivää on se, että intranetiä voi käyttää organisaation sisällä kuka tahansa – ja sen ylläpitäminen tietojen päivittämisen ja ajankohtaisuuden vuoksi ei suinkaan tarvitse olla muutaman ihmisen varassa.

 

Sharepoint Intranet, näin onnistut

Sitoutumista, resurssointia ja ennen muuta työhönsä omistautuneen projektiryhmän kiitettävin arvosanoin maaliviivan ylittänyt intranet-projekti edelleen vaatii. Mutta moderni alusta, käyttäjäystävälliset sovellukset ja pilviteknologia tarjoavat aivan uudenlaisia ulottuvuuksia. Sekin on syytä ottaa johtavaksi ajatukseksi, että intranet ei varsinaisesti ole valmis koskaan, sillä se jatkaa elämäänsä loppukäyttäjien mukaan. Siitä muodostuukin itse asiassa juuri sellainen kuin organisaatio näkee järkeväksi. Intranet ei ole elävä organismi, mutta sen voi määritellä niin ikään omalla tavallaan jatkuvasti muotoaan hakevaksi elastiseksi digitaaliseksi työympäristöksi.

intranet

Tyypillinen ja ketterä SharePoint intranet -projekti viedään ammattitaitoisen tiimimme avulla läpi keskimäärin 3–6 kuukaudessa. Kevyt intranet on mahdollista tehdä nopeamminkin, mutta vastaavasti erityisen laaja ja vaativa projekti kestää kauemmin. Ketterän kehityksen palvelumme ovat yleensä aika- tai työmääräveloitteisia.

Intranetiä uudistamaan lähtevän yrityksen kannattaa myös muistaa, että modernia intranetiä ei kannata verrata uusien verkkosivujen tekemiseen, jossa visuaalisuutta on helppo muokata tismalleen brändiohjeen mukaiseksi. Totta kai nykyaikaisen intranetinkin saa tyylikkään näköiseksi, mutta loputtomiin nyansseihin ja lillukanvarsiin takertuminen nimenomaan visuaalisuudessa: esimerkiksi fonteissa, niiden kokoluokassa tai vaikkapa valikoiden tekstivälistyksissä ei saisi kasvaa turhan suuriksi. 

Nämä asiat toimivat tiettyjen raamien puitteissa ja niitä on toki mahdollista projektibudjetin sallimissa rajoissa hieman räätälöidäkin. Lopulta tai oikeammin ihan projektin alussa kannattaa kysyä, kumpi on lopulta merkittävämpi asia: 

A) SharePoint intranet (SharePoint Online), joka toimii sulavasti, sen käyttöliittymä on selkeä, ylläpitäminen ja tietojen päivittäminen on helppoa ja se on laiteriippumaton.

VAI

B) visuaalisesti täydellinen intranet, jossa kustannukset ovat paisuneet kohtuuttomasti juuri visuaalisuuden ehdoilla – tämän myötä käyttöliittymän ja käyttökokemuksen suunnittelusta on tingitty.

Kumman sinä valitsisit? Tyypillisesti A-vaihtoehdosta tulee loppukäyttäjiltä riemukasta kiitosta säännöllisesti ja B-vaihtoehdossa intranetin käyttäjät tuskailevat kaikessa mahdollisessa.

Tämän osion loppukaneettina voikin todeta: hyvä lähtötilanne intranetiä uudistamaan lähtevälle työryhmälle ja projektitiimille on ymmärrys siitä, että kompromisseja täytyy pystyä tekemään – ja itse asiassa niitä kannattaakin tehdä, jotta lopputulos on toimiva.

Kolme asiantuntijoiden vinkkiä

 

1. Määrittely. Määrittely. Määrittely.
Ota heti suunnitteluvaiheessa mukaan ohjelmistoasiantuntija, joka osaa määritellä SharePoint Onlinea. Silloin ymmärtää konkreettisesti sen mikä on mahdollista ja mikä ei. Lisäksi saat vinkkejä, miten joku asia kannattaa tehdä.

2. Sitouta oma työryhmä/tiimi
Intranet projekti ei onnistu kovinkaan hyvin pienenä sivuprojektina, jota hoidetaan silloin tällöin – ja sitten se menee itsestään maaliin. Hyvin hoidettu intranet-projekti edellyttää sitoutunutta työryhmää, jolle on varattu tarpeeksi aikaresurssia sisällön siirtämiseksi, muokkaamiseksi ja tekemiseksi. Muistathan sisällöstä ”vastaavan päätoimittajan”.

3. Ajattele intranet eri tavalla
Unohda vanhan intranetin siirto 100-prosenttisesti sellaisenaan! Pilviteknologia ja moderni alusta tarjoavat mahdollisuudet freesata sisältö ja miettiä käyttöliittymä ajanmukaisella tavalla.

”Intranet-projekti on hauskaa ja helppo toteuttaa meidän kanssamme, kunhan sitoutuu itsekin SharePoint intranet -projektiin ja varaa siihen aikaa. Tiimimme on käytännönläheinen ja asiantuntijoidemme kanssa on mutkatonta työskennellä.”

Reeta Tammisto, Miia Pelkki-Jahan ja Sam-Patrik Öhman
M365-asiantuntija-projektipäällikkö-kouluttaja -tiimi
Systems Garden

 

”Koulutamme myös asiakkaan joka kerta uudistuneen intranetin käyttöön ja autamme tarvittaessa jatkokehittämisessä – intranet ei ole periaatteessa koskaan valmis, vaan se elää ja muuttaa muotoaan loppukäyttäjien mukaan.”

Reeta Tammisto, Miia Pelkki-Jahan ja Sam-Patrik Öhman
M365-asiantuntija-projektipäällikkö-kouluttaja -tiimi
Systems Garden

 

Helppo startti

Systems Garden on toteuttanut lukemattomia intranet-projekteja onnistuneesti. Asiantuntijamme tietävät, miten se kannattaa tehdä. Tavoitteemme on aina hyödyntää SharePoint Online -ympäristöä mahdollisimman vakiomuotoisena, sillä sen toimivuus on testattu huolellisesti. Intranetiä voidaan silloin helpommin kehittää ja viedä eteenpäin pala kerrallaan massiivisen kertaprojektin sijaan. Intranet-projekti onkin nykyään ensisijaisesti sisältöprojekti.

Koska sisältö on kaiken a ja o, tekninen käyttöönotto pidetään vakiomallissa kevyenä. Perustamme sivuston, koulutamme sisällöntuottajat SharePointin käyttöön, joten sisältötalkoisiin voi alkaa vaikka heti, kun ensimmäinen koulutus on pidetty. Miltä SharePoint Online yleensä näyttää? Kurkkaa malliesimerkkejä SharePoint LookBookista.

1. Aloitus
Lähdemme liikkeelle koulutuksella, jotta projektiryhmälle muodostuu kokonaiskuva SharePointin mahdollisuuksista ja rajoituksista.

2. Rakenne
Määrittelemme työpajoissa intranetin perusrungon, navigaation, käyttöoikeudet sekä käyttäjäryhmät. Sisällöntuottajien rekrytointi alkaa.

3. Perustus
Perustamme sivustot, navigaation ja sivupohjat, jonka jälkeen sisällöntuottajat voidaan kouluttaa intranetin käyttöön.

4. Opi lisää
Koulutamme sisällöntuottajat, jotta he voivat aloittaa varsinaisen työn eli sisällön kirjoittamisen.

5. Kirjoita
Suosittelemme uudistettua ja tuoretta sisältöä. Siirrämme harvoin sisältöä olemassa olevasta intranetistä uuteen.

6. Julkaise
Intranet voidaan julkaista, kun sieltä löytyy olennaisimmat tiedot. Intran sisällön kirjoitus ja päivitys jatkuu taustalla.

 

Mitä intranet-projekti maksaa meidän kanssamme?

Jos organisaatiollasi on jo Microsoftin 365 -palvelu käytössä, intranet on itseasiassa jo kehyksiltään melkein valmis. Rakennamme intranetin SharePoint Online -työkalun päälle, ilman ylimääräisiä kikkailuja ja säätämistä.

Intranetin hintaan vaikuttaa usea tekijä. Tyypillisessä vakiomallissa (sopii pienelle yritykselle) nojataan perussisältöön, kuten uutisiin, ohjeisiin, linkkeihin ja kuvapankkeihin. Mitä enemmän intralta vaaditaan muita kuin sisältöön liittyviä ominaisuuksia, sen enemmän intran tekninen rakennus vaatii ymmärrystä esimerkiksi erilaisista rajapinnoista.

Intranet voi siis kustantaa kaikkea muutaman tuhannen ja kymmenien tuhansien eurojen välillä. On-premise, räätälöinnit ja vanhan sisällön siirto uuteen nostavat vielä työmäärää. Intranetin kustannus juuri sinun yrityksellesi tai organisaatiollesi selviää muuten kysymällä meiltä! Älä epäröi tai juttele chattibottien kanssa, vaan ota meihin yhteyttä!

SharePoint Intranet: lue asiakkaidemme kokemuksista

“Nyt meillä on nykyaikainen intra, jonne sisällöntuottajien on helppoa ja nopeaa viedä uutisia ja päivityksiä.”

Johanna Heinonen
Business Development Manager
Kemppi Oy

Lue tästä asiakastarinasta tarkemmin

 

”Nyt intranet tukee aidosti työntekoa ja työpäivää. Työtiloihin viedään aihekohtaista, yksityiskohtaisempaa tietoa tarvittaessa, ja intran rakenne pysyy selkeänä.”

Minna Däpp
Communications Manager
SAVOX Communications Oy

Katso lisätietoja tästä asiakascasesta

Asiakkaamme toteutti laajan intranet-projektin
Lue siitä tarkemmin täältä

Onko SharePoint Intranet ajankohtainen aihe?

Kannamme sovittaessa kokonaisvastuun intranet-projektistasi sen suunnittelusta aina käyttöönottoon ja ylläpitoon asti. Teemme ohjelmistokehitystä määrittelysi perusteella joko kiinteähintaisena tai tavoitehinnalla pienistä ohjelmistokomponenteista kokonaisjärjestelmiin.

Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään, eikä se myöskään maksa yrityksellesi mitään. Yhteystietojasi emme luonnollisestikaan käytä muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Voimme auttaa sinua intranet-projektissasi tai intranetin kehittämisessä. Ota yhteyttä Systems Gardenin asiantuntijaan ja sovi helppo etätapaaminen. Tarkastellaan organisaatiosi tilannetta ja tapaa toimia = pohditaan, minkälainen intranet voisi sopia teidän yrityksellenne.

Systems Gardenin asiantuntijasi intranet-projekteissa

Suvi Ranttila
suvi.ranttila@systemsgarden.com
p. 040 657 5235

Pirkka Paronen
pirkka.paronen@systemsgarden.com
p. 050 592 1207

”Ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – toimialasta riippumatta. Olemme yhdistäneet dataa ja ihmisiä järjestelmistä ja päätelaitteista riippumatta jo lähes 20 vuotta. Meillä on kokemusta kymmenistä vaativista intranet-toteutuksista ja kevyemmistä ratkaisuista.”

Ota yhteyttä