fbpx
Otatko M365-lisenssistä täyden hyödyn irti?

Otatko M365-lisenssistä täyden hyödyn irti?

Otatko M365-lisenssistä täyden hyödyn irti?

Systems Gardenin M365-asiantuntijat Miia, Samppa ja Satu kertovat, että Microsoft 365 -lisenssi tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet keskittää ohjelmistotarpeita sekä karsia päällekkäisiä järjestelmiä ja turhia kustannuksia. Ennen kaikkea se luo säästöä arjen helpottumisen ja sujuvoitumisen kautta.

SG:n asiantuntijat toteavat Microsoftin saavuttaneen 365-lisenssillään laajan käyttäjäkunnan, minkä ansiosta myös käyttäjien ja organisaatioiden ymmärrys sen tarjoamista mahdollisuuksista paranee kaiken aikaa. Lisensseistä jää kuitenkin edelleen paljon hyödyntämättä.

– Käyttäjät tiedostavat koko ajan paremmin, että M365-ympäristöön kuuluu paljon muutakin kuin Outlook. Samalla lisenssillä pyörivät esimerkiksi intranet, dokumentinhallinta, sopimushallinta, Teams sekä lomakkeet. Kun dataa kertyy paljon, myös raporttien laadinta onnistuu kätevästi. Tietoisuudella olisi kuitenkin vielä runsaasti varaa parantua, Samppa tuumii.

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

M365-lisenssi karsii päällekkäisyyksiä ja tuo säästöä

Mitä M365-ympäristön keskeiset hyödyt sitten ovat? Satun mukaan ensinnäkin se, että vaikka M365-ympäristö avaa käyttäjälleen erilaisia työkaluja kuin linkkuveitsi, tarjoaa se toisaalta myös hyvät mahdollisuudet karsia päällekkäisyyksiä.

– Kun aletaan pohtia lisenssin laajempaa hyödyntämistä ja sitä, mitä kaikkia ohjelmistotarpeita asiakkaalla oikeastaan on, voidaan M365-ratkaisujen käyttöönotossa usein poistaa niiden vastineita. Kun asiat tapahtuvat samassa ympäristössä, ei useita eri ohjelmistoja tarvita.

Miia nostaa tästä esimerkiksi Microsoftin kanssa kilpailevat intraratkaisut. Hän kertoo, että M365-lisenssiin kuuluvaan SharePointiin voidaan rakentaa sujuva ja helppokäyttöinen intra, mutta todella moni ei sitä tiedä. Tai jos ratkaisu onkin käytössä, niin tiedossa ei välttämättä ole se, kuinka hyvin tiedonhallinta SharePointin avulla mahdollistuu.

– Perinteisesti tiedostoja on jouduttu tallentamaan yksi kerrallaan niille määrättyihin paikkoihin, ja vaikka osa yrityksistä onkin siirtänyt ohjelmistotarpeensa pilveen, saattaa käytössä olla edelleen sama kansiorakenne kuin verkkolevyllä. Silloin vaikkapa jonkin yksittäisen sopimuksen löytäminen voi olla yllättävän hankalaa.

– Pilvessä se onnistuu huomattavasti vaivattomammin metatietojen avulla. Ne vaativat jonkin verran hallinnointia ja yritykseltä muutoksen johtamista, mutta niiden avulla tiedot kuitenkin ohjautuvat aina oikeaan paikkaan ja löytyvät etsimättä. Säästö muodostuu käyttäjän arjessa, kun tietojen käsittely selkeytyy ja helpottuu. 

Lue myös kuinka Microsoft 365- voi auttaa säästämään jopa 10 000 € lisenssikustannuksissa!

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

Eroon verkkolevyistä

Työn helpottamisen ja sujuvoittamisen sekä päällekkäisten ohjelmistojen karsinnan ohella M365-ympäristö mahdollistaa kustannussäästön kolmannellakin tavalla. Sampan mukaan se on nostanut ilmiönä päätään jo jonkin aikaa.

– Nykyisin hankkiudutaan yhä enemmän eroon vanhoista verkkolevyistä, jolloin päästään samalla eroon palvelimen ylläpito- ja konesalikuluista. Jokainen lisenssi antaa pilveen paljon tilaa, johon mahtuu suuri määrä dataa. Sopimukset, dokumentit, intra yms. voidaan viedä M365-ympäristöön ja paikallinen palvelin sammuttaa.

– Sen jälkeen käytettävissä on versionhallinta, VPN:ää ei tarvita ja kaikki on saavutettavissa mistä vain – voit selata tietoja vaikka kännykällä, Samppa vinkkaa.

Monipuolinen M365-lisenssi helpottaa ja sujuvoittaa arjen työtä

Päätös M365-ympäristön laaja-alaisemmasta valjastamisesta tehdään Sampan mukaan harvoin organisaation ylätasolla. Tyypillisemmin tarve havaitaan osastokohtaisesti, kun vaikkapa sopimuskatkon tai liittymätarpeen yhteydessä ryhdytään pohtimaan vaihtoehtoja dokumentinhallinnan tai sopimushallinnan ratkaisuille.

– Se kirpoaa yleensä jostain tietystä kokonaisuuden nurkasta, ja siinä vaiheessa meihin on yhteydessä esimerkiksi viestinnästä tai it-asioista vastaava henkilö. Sellainen avaus, että ”Tiedämme, mitä kaikkea lisenssillä voi tehdä, mutta voisitteko auttaa siinä?” on aika harvinainen. Tyypillisempää on, että asiakas ymmärtää tarvitsevansa apua, mutta ei oikein itsekään tiedä, missä ongelmat piilevät. Niissäkin tapauksissa toki tiedostetaan, että sen hetkisiin ratkaisuihin menee paljon rahaa, Samppa toteaa.

– Joskus M365-ympäristön laajempi haltuunotto käynnistyy jonkin muun projektin, kuten Teams-käyttöönoton johdannaisena, tai koulutuksen yhteydessä, kun huomio kiinnittyy siihen, mihin yhdessä tehdyt työt tallennetaan, Satu lisää.

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

M365-lisenssistä saa parhaan hyödyn kokonaisvaltaisella käytöllä

Systems Gardenin ammattilaiset auttavat mielellään yksittäisten M365-ratkaisujen parissa ja painottavat yhteistyön merkitystä, mutta huomauttavat samalla, että paras hyöty lisenssistä saadaan keskittämällä työskentely yhteen ympäristöön.

– Asiakkaalla on paras tieto siitä, miten he tekevät asioita ja kuinka eri osastot työskentelevät ja pelaavat yhteen. Meidän ammattilaisemme voivat kuitenkin vinkata, missä nykyään kannattaa olla ja minkälaisia automaatioita rakentaa. Autamme konsultoinnista toteutuksen siinä laajuudessa kuin asiakas haluaa, Satu lupaa.

Tarvittaessa Systems Gardenin asiantuntijat laativat yhdessä asiakkaan kanssa kartoituksen ja roadmapin, jonka pohjalta ohjelmistokokonaisuuden sujuvoittamista ja mahdollista karsintaa voidaan toteuttaa.

Optimaalisinta olisi päästä kiinni asiakkaan kokonaiskuvaan, sillä niin monet asiat liittyvät toisiinsa. On aina ihanaa päästä sanomaan asiakkaalle, miten jokin kannattaa tehdä ja että meillä on siihen kaikki ratkaisut, koska silloin päästään tehostamaan asiakkaan työskentelyä niin positiivisessa mielessä – helpottamisen ja mukavoittamisen kautta, Samppa summaa.

Kiinnostuitko M365-lisenssin hyödyistä?

Pohditko voisitteko hyötyä M365-lisenssistä nykyistä paremmin? Anna meidän auttaa!

Dokumentinhallinnan puolustuspuhe: Mihin sitä tarvitaan enää 2020-luvulla?

Dokumentinhallinnan puolustuspuhe: Mihin sitä tarvitaan enää 2020-luvulla?

Teksti: Pirkka Paronen, dokumentinhallinnan seniorikonsultti

Kun hiljattain vaahtosin taas puolisolleni viimeisimmästä siististä työprojektista (tietysti insinöörin teknologiaa ihannoivalla, ympäripyöreällä tasolla asiakasspesifejä seikkoja mainitsematta), tokaisi hän hieman yllättäen ”Etkös sinä ole ollut tekemässä niitä digitalisaatiojuttuja? Miten vanha homeinen dokumentinhallinta siihen liittyy?”.

Kommentti sai minussa ensin aikaan tiettyjä vastareaktioita, mutta lopulta jäin itsekin pohtimaan ajatuksen taustaa. Nykyisinhän tietojärjestelmiä ja datavarastoja on jo liikakin. Eihän kukaan enää tarvitse jonkin 90-lukulaisen A4- tai letterformaattiin taitetun kopion digitalisointia. Jos dokumentinhallinnan näkee vain paperikopioina tai arkistona, näin ehkä onkin. Asia ei kuitenkaan ole niin yksinkertainen, ja niinpä huomasin, että dokumentinhallinta tarvitsee nykymaailmassa puolestapuhujan.

Mainittakoon ensinnäkin selvennyksenä, että dokumentit ja tiedostot sekoitetaan helposti keskenään. Yksilöillä ja organisaatioilla on monesti erilaisia tiedostovarastoja, olivat ne sitten verkkolevyjä palvelinten uumenissa tai Teams-rakenteisiin piilotettuja organisaatiosiiloja. Dokumentilla tarkoitetaan kuitenkin yleensä tiedostoa (tai joukkoa tiedostoja), jotka liittyvät johonkin tapahtumaan – yrityksen kontekstissa tietysti liiketoimintatapahtumaan. Julkishallinnossa puolestaan käytetään yleensä termiä asia.

Mutta palataanpa lupaamiini perusteluihin. Täältä pesee dokumentinhallintaa puolustava TOP-6-listani (koska tiivistäminen viiteen kappaleeseen ei onnistunut):

1. Dokumentinhallinnan valtti: dokumentti on pysyvä ja se säilyttää sisältönsä tietyllä ajan hetkellä

Organisaatiot ovat täynnä tietojärjestelmiä. Usein niitä päivitetään ja valitaan sen mukaan, miten tietoa on mahdollisimman helppo luoda, muokata ja prosessoida. Usein tietoa käsitellessä ei tarvitakaan varsinaisesti dokumenttia, vaan ainoastaan helppo tapa hakea tietoa järjestelmästä.

Mitä sitten, kun aikaa kuluu ja järjestelmissä oleva data päivittyy? Mitä jos halutaan tietää, miltä liiketoimintasuhde näytti sen alkamishetkellä? Tai joudutaan erimielisyyksiin projektitoimittajan kanssa toimituksen sisällöstä? Tai halutaan tietää, minkälainen lasku aiheesta 10 vuotta sitten itse asiassa aiheesta lähetettiin?

Yksi dokumentinhallinnan tehtävistä on toimia arkistona. Se paljastaa miltä asiat näyttivät liiketoimintatapahtuman aikaan – ei ainoastaan niiden nykytilaa.

2. Dokumentti on itsenäinen, kokonainen tietojoukko

Toinen olennainen ajatus dokumentista on, että se on itsenäinen, kokonainen tietue. Dokumentti ei välttämättä tarvitse ympärilleen käyttöliittymää, vaan se voidaan tarvittaessa siirtää ja lukea sellaisenaan. Dokumentin mukana kulkee yleensä riittävä konteksti siihen liittyvistä muista tiedoista: yritysten nimet ja y-tunnukset, asiakasnumerot, tuotekoodit ja -kuvaukset jne. Jos katsot dataa tietokannasta käsin, tämä data on yleensä pyritty minimoimaan ja tietokanta sisältääkin vain viittauksia esim. asiakas- tai tuoterekisteriin.

Dokumentti sisältää myös aiheeseen liittyvät tiedot, yleensä selkokielisessä ihmiselle ymmärrettävässä muodossa. Se on kokonainen sisältö, joka ei välttämättä tarvitse viitteitä tai liitetietoja ollakseen ymmärrettävä tai ainakin liitteet ovat silloin olennainen osa itse dokumenttia.

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

3. Dokumentti ylittää organisaatiorajat, tarvittaessa asiakkaisiin saakka

Dokumentteja voidaan käyttää yli organisaatiorajojen. Usein nykyaikaisissa yhteistyösovelluksissa (esim. Teams) tiedon rakenteet kasautuvat joko organisaatioyksikön/tiimin tai vaikkapa jonkin projektin ympärille. Kaikki toimii hienosti niin kauan kuin asioita käsitellään vain talousosastolla tai projektin sisällä. Kun tietoa pitää jakaa laajemmin, alkaakin melkoinen käyttöoikeuksiin, näkyvyyteen ja säilytyspaikkoihin liittyvä souvi.

Sama dokumentti voi olla organisaatiolle arvokas niin myynti-, tuotanto- kuin jälkimarkkinointivaiheessa. Olennaista voi olla myös sen tunnistaminen, miten tieto on muuttunut vaikkapa rakennuksen tai tietojärjestelmän siirtyessä eri vaiheissa organisaatiosta toiselle. Dokumentin voi jakaa tai lähettää kollegalle toisessa organisaatioyksikössä ilman, että häntä tarvitsee välttämättä opettaa käyttämään mitään. Dokumentin siirtymisriitillä organisaatiolta toiselle on myös sellainen funktio, jota ei välttämättä tulisi ensin ajatelleeksi. Dokumentti ikään kuin siirtää vastuun asian käsittelystä jatkossa toiselle porukalle: ”Tältä asia näytti, kun se valmistui tuotannosta. Ottakaa te siitä asiakaspalvelussa koppi tästä eteenpäin.”

Vielä tärkeämpänä pointtina dokumentin voi siirtää myös asiakkaille, toimittajille ja muille sidosryhmille. Koska dokumentti ei tarvitse järjestelmää ympärilleen, voidaan se jakaa vaikkapa sellaisenaan asiakkaille ja kumppaneille – kumppanin koosta, tietojärjestelmätilanteesta tai teknisistä lähtökohdista riippumatta. Eroja voi toki olla siinä, minkä muotoisia tiedostoja kumppani osaa tai pystyy lukemaan, mutta ainakin heillä on mahdollisuus osallistua prosessiin myös tätä kautta. Dokumentti on myös pysyvä todiste siitä, että jotain on suoritettu, toimitettu tai vastaanotettu. Tämä voi asiakaskommunikaatiossa olla jopa kriittistä.

4. Dokumentti on dataa, joka liikkuu järjestelmien välillä helposti

Kaikki tietojärjestelmäammattilaiset rakastavat ja kavahtavat integraatioprojekteja. Miten saada tieto liikkumaan kahden eri tarkoitusta palvelevan järjestelmän – vaikkapa taloushallinnon ja projektinhallinnan – välillä saumattomasti? Helppoa, eikö?

Yksinkertaisin tapa toteuttaa integraatio on siirtää dokumentteja itse – tai parhaassa tapauksessa vain linkittää niitä keskenään. Projektipäällikölle ei välttämättä ole oleellista ymmärtää kaikkia tiliöinnin nyansseja tai tositteiden säilömiskriteerejä (taloushallinnon perusteita) omassa työssään. Sen sijaan hänelle voi olla tärkeää vaikkapa nähdä projektille saapuneet tai siitä lähetetyt laskut mahdollisimman helpossa formaatissa. Koska dokumentti sisältää jo itsessään kaikki tarvittavat tiedot, on tiedon välittäminen dokumentteina helpoin tapa vaihtaa tietoa järjestelmien välillä.

No entäs data sitten? Dokumentinhallintaakin voi käsitellä datana, sillä eräs sen perustoiminteista on säilyttää dokumenteista ns. metadataa, mutta itse dokumenttikin voi olla dataa. Esimerkiksi taloushallinnon datana voidaan myyntilaskuun (usein PDF-dokumentti) liittää vaikkapa koneluettavaa dataa (esim. Finvoice-tyyppinen XML-dokumentti). Näin mukaan saadaan myös taloushallinnon metadata, joka voidaan vaikkapa raportointitarkoituksissa lukea sisään myös projektinhallinnan softaan.

5. Dokumentinhallinnan helppous: kaikki osaavat käyttää dokumentteja

Eräs dokumenttien parhaista puolista on se, että kaikki osaavat käyttää niitä. On totta, että dokumentin alkuperäinen formaatti on ollut paperi, eikä se välttämättä ole nykyisellä erikokoisten ruutujen aikakaudella enää optimaalinen, mutta toisaalta kenellekään ei tarvitse opettaa PDF-dokumentin lukemista tai paperiformaatin käyttöliittymää.

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

6. Dokumentti selviää järjestelmäpäivityksistä

Oletko koskaan ollut mukana tietojärjestelmän päivitysprojektissa? Halusitpa tai tiedostitpa sitä taikka et, todennäköisesti olet. Tekninen kehitys laukkaa nykymaailmassa niin nopeasti, että dataa joudutaan siirtämään yhä nopeampiin ja älykkäämpiin tietojärjestelmiin kaiken aikaa.

Yleensä järjestelmäpäivitysten syynä ei ole historiallisen tiedon parempi käsittely, vaan olemassa olevien prosessien tehostus, toimintatapojen muutokset, paremmat käyttöliittymät ja esimerkiksi automaatio.

On suurta hulluutta yrittää siirtää kaikki mahdollinen data sellaisenaan vanhoista järjestelmistä uusiin, sillä eihän tiedon syntymiseen ole useinkaan ollut edes samanlaisia prosesseja mitä uusista. Vanha data voikin olla perustellumpaa säilyttää dokumentteina. Silloin tieto on edelleen tallessa, se voidaan lukea järjestelmästä riippumatta ja sitä ei tarvitse sovittaa siirrettäessä sitä seuraavaan ERP-järjestelmään.

Dokumentti selviää järjestelmäpäivityksistä ja ERP:n tai CRM:n uusinnasta tarvittaessa vaikka useamman kerran.

Dokumentinhallinnan tarve ei ole katoamassa

Listaa dokumentin- tai asianhallinnan hyödyistä voisi jatkaa pidemmällekin. Enkä väitä, että dokumentinhallintajärjestelmä olisi tärkein tietojärjestelmä missään talossa – pointtini vain on se, että dokumentinhallinnalle ja tiedonhallinnalle on 2020-luvulla yhä tarvetta. Itseasiassa sille on tarvetta todennäköisesti vielä 2050-luvullakin. Uusia tietojärjestelmiä ja käyttöliittymiä tulee jatkossa kiihtyvää tahtia ja dataa täytyy siirtää ja käsitellä useissa eri paikoissa.

Dokumentinhallinnan järjestelmän tehtävä ei välttämättä ole pysytellä aallon harjalla kaikissa tulevissa teknologiatrendeissä, mutta johtuen dokumenttien erikoisominaisuuksista, dokumentinhallinnalla on varmasti paikkansa jatkossakin – ehkä jopa tärkeämpi kuin äkkiseltään tulisi ajatelleeksi.

Jos haluat jutella tai sparrata dokumentinhallinnan tarpeestasi asiantuntijan kanssa, teemme Systems Gardenilla dokumentinhallinnan projekteja aivan standardilla Microsoft 365 -alustalla. Kuten ehkä artikkelista bongasit, dokumentin- tai asianhallinta ei itse asiassa ole pelkkää teknologiaa, vaan ennen kaikkea tapa ja formaatti järjestää tietoa fiksummin. Itse asiassa se teknologia sinulla on todennäköisesti jo olemassa – ainakin mikäli Microsoftin alusta on jo käytössäsi muihin tarkoituksiin.

Kiinnostuitko?

Onko teillä tarvetta hallinnoida dokumenttejanne paremmin? Anna meidän auttaa. 

Intranetin rakentaminen mahdollisti Metsänhoitoyhdistyksille sujuvamman viestinnän ja tiedonjaon

Intranetin rakentaminen mahdollisti Metsänhoitoyhdistyksille sujuvamman viestinnän ja tiedonjaon

Intranetin rakentaminen mahdollisti Metsänhoitoyhdistyksille sujuvamman viestinnän ja tiedonjaon

Metsänhoitoyhdistysten intranet-projekti on erinomainen esimerkki siitä, kuinka toimivan intranetin rakentaminen tukee organisaation sisäistä viestintää ja tiedon hallintaa. Projektin lopputuloksena MHY-ketju sai toimivan ja tarpeitaan vastaavan Teams-ympäristön, intrasivuston sekä ohjeiston niiden käyttöön.

Metsänhoitoyhdistysten Palvelu Oy:n järjestelmäasiantuntija Markku Peltola muisteli haastattelussa noin vuoden takaista projektia lämmöllä.

– Systems Gardenin toimintamalli oli juuri sitä, mitä ajattelimmekin. He tulivat kaveriksi luomaan pohjaa sille, miten saamme Microsoftin perustyökalut käyttöön Teams-ympäristön ja intran toteutukseen. Lisäksi meille luotiin riittävä osaaminen koulutuksen ja keskustelun kautta.

Intranet tekee organisaation sisäisestä viestinnästä ja tiedonhallinnasta jouhevampaa.

Intranetin rakentaminen nojaa asiakkaan tarpeisiin

MHY-ketjun intranetin kehittäminen tuli ajankohtaiseksi suuren toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin myötä.

– Kaikki lähti liikkeelle siitä, että nettisivumme oli vanhentumassa ympäristönsä vuoksi ja se oli pakko päivittää. Projektin myötä saimme eriytettyä nettisivun ja luotua askelmerkit intraratkaisua varten, Peltola kuvailee.

Tarpeiden kartoittamisen myötä oli seuraavana vuorossa kumppanin kilpailutus.

– Sen ratkaisi Systems Gardenin eduksi heidän uskottavuutensa suhteessa hintaan. Monilla kilpailijoilla oli kalliimpi hinnoittelu, mutta läpi paistoi se, että tietoa ei oikein ole. Systems Garden oli hinnoittelultaan kilpailukykyinen ja heillä oli hyviä referenssejä.

Erääksi intraprojektin lähtökohdaksi Peltola määrittelee tarpeen tiedon keskittämisestä pilveen. Samalla haluttiin luoda mallit tiedostomassan käsittelyyn.

– Pohdimme Systems Gardenin Sampan ja Miian kanssa sitä, mikä olisi se paikka, ja päädyimme Teamsiin, jonka taustalla on Sharepoint.

– Samppa lähti viemään Teams-projektia. Se toteutettiin nopeammin, koska siinä luotiin enemmänkin toimintamalleja. Mietimme yhdessä sitä, miten asioiden tulisi toimia ja loimme sen pohjalta eräänlaisen pelikirjan. Teams-kanavia on ollut yhdistyksissämme käytössä aiemminkin, mutta kukin on nimennyt ne omalla tyylillään. Kun meillä on Suomessa 56 yhdistystä, nimien täytyy olla sellaisia, jotka kertovat muillekin jotain.

Peltola itse suunnitteli intran ratkaisujen teknistä näkökulmaa ja laati käyttöön liittyvää ohjeistusta.

– Pähkäilimme ratkaisuja välillä myös yhdessä Miian kanssa. Tiina Salminen puolestaan veti meillä sivustoryhmän toimintaa. Hän organisoi valikkorakenteita ja sisällön järkevöittämistä, eli esimerkiksi sitä, mitä olemassa olleesta materiaalista sisällytettäisiin ja mitä uutta luotaisiin.

Metsänhoitoyhdistykset saivat tarpeitaan vastaavat intraratkaisut.

Toimivat intraratkaisut tehostavat arjen viestintää ja tiedonjakoa

Intraprojektin lopputuotteina MHY-ketju sai toimivat ympäristöt, valmiit tiedostopohjat sekä ohjeiston tiedostojen hallintaan ja kokouskäytäntöihin.

– Varsinaisten ratkaisujen käytön tueksi järjestettiin myös erittäin hyödyllisiä koulutuksia. Osan niistä piti Samppa ja niiden lisäksi Tiina tai minä puolestaan pidimme sellaisia puolituntisia teemaiskuja. Koulutukset otettiin yhdistyksissämme ilolla vastaan, sillä monilla esimerkiksi Teamsin käyttökokemus rajoittui palavereihin osallistumiseen ja osalla tiedon löytyminen vanhasta toimihenkilöextranetistä oli ollut vaikeaa.

Intranetin toteutuksen myötä MHY sai paitsi nykyaikaisen, myös hauskasti nimetyn paikan tiedon säilyttämiseen ja jakamiseen.

– Sharepoint-sivustomme sai äänestyksen kautta nimekseen Konkelo, Peltola naurahtaa hyväntuulisesti.

– Se toimii nyt aiempaa järjestelyä huomattavasti paremmin palveluna. Etusivulla näkyy tietoa tulevista tapahtumista sekä uutisia siitä, mitä intrassa on toteutettu. Aiemmin kukaan ei tiennyt, kuka on päivittänyt mitäkin. Nyt tiedon pitäminen ajan tasalla on helppoa.

MHY-ketjulla ei toistaiseksi ole ollut keskitettyä laitehallintaa, mikä uhkasi asettaa haasteen yhteiselle intralle ja yhtenäisille käytännöille.

– Miia oli kuitenkin asian suhteen hereillä ja ehdotti Microsoftin ohjelmistovalikoimaan kuuluvaa Viva Connectionsia, jolla Teamsiin saatiin intraan johtava painike. Meillä sellaisen olemassaolosta eivät kaikki olleet edes tienneet. Nyt saamme lisäarvoa M365-kirjautumisesta ja hyvän pohjan lähteä edistämään keskitettyä laitehallintaa tulevaisuudessa, Peltola tuumii.

Intranetin rakentaminen tehosti MHY-ketjun tiedonhallintaa.

Konsultti kuin tilauksesta

Peltola kertoo olevansa erittäin tyytyväinen intraprojektin lopputulokseen. 

– Itse projekti toteutui aikataulussa ja kaikki meni todella mallikkaasti ja kätevästi. Ratkaisuista on ollut ensiarvoista hyötyä. Kävijämäärien perusteella intrassa käy mukavasti porukkaa, ja vaikka ihan jokainen yhdistys ei välttämättä ole vielä ottanut siitä kaikkea hyötyä irti, mahdollisuus siihen on luotu. 

MHY-ketju sai Peltolan mukaan Systems Gardenilta toimivan yhdistelmän konsulttipalvelua ja projektin ohjausta. 

– He ottivat juuri sellaisen roolin kuin pitikin – kuuntelivat meitä ja pukivat sitä tekniseksi toteutukseksi tarjoten tukea ja ohjausta. 

Hyvin sujunut yhteistyö on sittemmin saanut jatkoa esimerkiksi kuvapankkiprojektin muodossa ja kantautunut myös muiden korviin. 

– Eräs tuttu toimija soitteli tiedustellakseen, että kuka meille teki intranetin, eli positiivinen tekeminen on kiirinyt. 

Mahdollisia muita kehitysprojekteja odotellessa Peltola on pannut merkille Systems Gardenin tukisopimuspalvelun uudistuksen ja siihen kuuluvan palveluportaalin. 

– Sinne on tullut erilaisia webinaareja aika mielenkiintoisistakin aiheista. Meillä on varmasti tiedossa projekteja jatkossakin ja osaamisalueesta riippuen Systems Garden on ehdottomasti varteenotettava vaihtoehto.  

Intranetin avulla tehostettiin Metsänhoitoyhdistysten sisäistä viestintää.

Kiinnostuitko artikkelin käsittelemistä ratkaisuista?

Lue lisää

Tutustu myös muihin palveluihimme ja ota yhteyttä!

Ratkaisut

Keskitetyssä M365-sopimushallinnassa on järkeä

Keskitetyssä M365-sopimushallinnassa on järkeä

Keskitetyssä M365-sopimushallinnassa on järkeä

Systems Gardenin projektipäällikkö ja Microsoft 365 -pilvipalveluiden asiantuntija Samppa Öhman kertoo, että M365-sopimushallinnan asiakasratkaisujen laadinta starttaa tyypillisesti samankaltaisista tarpeista ja lähtötilanteista.  
 
– Asiakkailla on usein sopimuksia paikoissa x ja y. Niitä voi olla paperisena, kovalevyllä tai verkkolevyllä – jopa näissä kaikissa. Keskeisin tarve on yleensä se, että sopimukset löytyisivät yhdestä paikasta. 
 
Systems Gardenin tuella asiakas saa keskitetyn sopimushallinnan ratkaisun, jossa sopimukset ovat turvassa ja helposti löydettävissä.  
 
– Lisäksi meillä asiakas pääsee projektin alusta alkaen vaikuttamaan ja tutustumaan tulevaan hallintaympäristöönsä, Öhman kuvaa.

Työntekijä tarkastelee paperia seisten keskellä ilmassa lenteleviä asiakirjoja.

Asiakkaan ääni kuuluviin

Öhmanin mukaan sopimushallinnan projekti on kaikkien osapuolten kannalta järkevintä toteuttaa asiakaslähtöisesti. Systems Gardenilla otetaankin asiakas, ja erityisesti loppukäyttäjä, aktiivisesti mukaan suunnitteluun. 
 
Työhömme kuuluu se, että keskustelemme asiakkaan kanssa paljonkin ennen varsinaista teknisen toteutuksen aloitusta. Suunnittelun kannalta on tärkeää saada mukaan se taho, jolle sopimusten käsittely on arkipäivää. Tällaista ei ole järkeä suunnitella toisten puolesta, eli oikeita käyttäjiä täytyy kuulla siitä, kuinka sopimusten hallinta nykyisellään toimii ja miten he toivoisivat sen toimivan. 
 
M365-sopimushallinnan projektin toteutus käynnistyy tyypillisesti sopimusten laatua koskevien tietojen pohjalta. 
 
Asiakas kertoo meille, minkälaisia heidän sopimuksensa ovat ja minkälaisia ominaisuuksia ja ehtoja niihin liittyy. Näitä seikkoja ovat esimerkiksi se, kuinka kauan sopimuksia pitää säilyttää, miten niitä on tarpeen käsitellä ja kenen niitä tulee päästä käyttämään, Öhman luettelee.

Hymyilevät toimistotyöntekijät kirjoittavat lasiseinälle kiinnitetyille post-it -lapuille.

Microsoft 365sopimushallinta vakuuttaa

Hyvien lähtötietojen myötä voidaan tulevaa ympäristöä esitellä asiakkaalle hyvinkin varhaisessa vaiheessa.  
 
– Kun asiakas on tuonut pöydälle nykytilanteen, voimme havainnollistaa järjestelmän toimintaa demoympäristössä. Näin asiakas ymmärtää paremmin, mitä ollaan suunnittelemassa ja miltä lopputulos tulisi näyttämään, Öhman kuvailee. 
 
Testiympäristössä asiakkaalle voidaan myös avata sopimusten säilyttämiseen ja käyttöön liittyvien tarkentavien tietojen, kuten sopimuksen tyypin, päivämäärän, omistajan ja säilytysajan merkitystä. 
 
Tällaisilla metatiedoilla voidaan tarkentaa ja tehostaa sopimusten hakemista. Kun saadaan luotua paikka, jossa sopimukset ovat sopimustyypeittäin tai vaikkapa aihealueittain, niiden lisääminen ja löytäminen on erittäin vaivatonta.  
 
Öhman kertoo, että M365-sopimushallinnan ympäristössä kaikki ratkaisut pyritään pitämään yksinkertaisina ja helppokäyttöisinä. Vaikka niillä tähdätään arjen helpottamiseen ja toiminnan tehostamiseen, asiakkaan organisaatiossa saattaa toisinaan esiintyä muutosvastarintaa, joka liittyy esimerkiksi ymmärrettävään huoleen jälleen uudesta erillisestä järjestelmästä.  
 
– Saatetaan olla sitä mieltä, että ”kyllä ne sopimukset löytyvät kaapistakin Kun asiakas sitten pääsee testimateriaalin avulla näkemään oikean ympäristön omilla määrityksillään, jo ensivaikutelma yleensä vakuuttaa. Kun järjestelmä kytkeytyy suoraan Microsoftin 365 –rajapintaan ja kaivattu sopimus löytyy parilla napinpainalluksella, on helppo huomata ratkaisun tehokkuus.

Sopimushallinnan ympäristö tietokoneen näytöllä

M365-sopimushallinnan monet hyödyt

Jo perusratkaisulla, eli sopimusten keskittämisellä yhteen paikkaan, voidaan Öhmanin mukaan auttaa asiakasta paljon. Sen lisäksi Microsoft 365 sopimushallinnan ympäristö mahdollistaa erilaisia työkulkuja, jotka helpottavat ja sujuvoittavat työtä.  
 
– Jokainen käyttäjä voi asettaa sopimukselle päivämäärän, jonka perusteella automatiikka muistuttaa esimerkiksi uusimisajankohdasta. Kenenkään ei siis tarvitse enää muistaa etsiä sopimusta arkistokaapista tai verkkolevyltä tai laittaa kalenteriin muistutuksia. 
 
Nykyisin yhä useammat työn hallinnan osa-alueet siirtyvät digitaaliseen muotoon. M365-ympäristö tehostaa työn sujuvuutta myös siksi, että sopimusten hallinta on sen avulla niin helposti liitettävissä esimerkiksi arkistoon, monitoimilaitteeseen tai sähköiseen allekirjoituspalveluun. 
 
Öhmanin mukaan asiakkailta onkin saatu positiivista palautetta siitä, että keskitetty hallintaympäristö palvelee erinomaisesti paitsi tahoa, joka tallentaa sopimukset, myös niitä, joiden tulee päästä tarkastelemaan tai käsittelemään sopimuksia myöhemmin.   
 
– Tietoturvalliseen pilveen keskitetyssä ympäristössä sopimukset ovat kaikkien käyttäjien saatavilla monesta paikasta käsin, ja niitä on helpompi jakaa useammalle taholle samassa organisaatiossa. Tukeehan se myös yrityksen johdon kokonaisnäkymää, kun järjestelmästä voidaan ottaa vaivattomasti ulos sopimuksia koskevia raportteja. 

Työlupasovellus mobiililaitteessa ja tietokoneessa

Turvallisuus on M365-sopimushallinnan vahvuuksia

Öhman nostaakin erikseen esiin juuri Microsoft 365 –ympäristön merkityksen turvallisuuden kannalta. Viimeaikaisten uutisten ja erityisesti tietoturvallisuuteen liittyvien kohujen valossa hän kokee hallitun sopimusten käsittelypalvelun kaiken aikaa perustellumpana.  
 
Koska Microsoft 365 on erittäin varma ja helppokäyttöinen ympäristö, sen avulla on helppo toteuttaa tietoturvaa ja luottamuksellisuutta. Kun sopimukset eivät ole hujan hajan, vaan käyttöoikeuksien puitteissa niiden käsiteltävissä, jotka sopimuksia tarvitsevat, pysyvät ne myös hallinnassa.  
 
Öhman kokee, että sopimushallinnan ratkaisut mielletään suotta olennaisiksi vain suuremmissa yrityksissä.  
 
– Henkilökunnaltaan hyvinkin pientä yritystä voidaan auttaa sopimushallinnan keskittämisellä merkittävästi niin turvallisuudessa kuin tehokkuudessa. Sen avulla jonkun aikaa jää heti paljon johonkin muuhun. Ratkaisumme taipuvat kaikille toimijoille, niin pienille kuin suurille. 
 
Asiantuntijan mukaan sopimushallinnan ympäristö on malliesimerkki niin Systems Gardenin tavasta toteuttaa dokumentin hallinnan ratkaisuja kuin yrityksen toimintatavasta yleisemmin.  
 
Meillä asiakkaan ei tarvitse tietää tekniikasta mitään, mutta toisaalta emme sanele, miten asiat pitäisi toteuttaa. Tiedämme mitä teemme, mutta teemme sen asiakkaan kanssatiiviissä yhteistyössä ja tarkalla korvalla kuunnellen, Öhman kiteyttää.

Työlupasovellus mobiililaitteessa ja tietokoneessa

Lue lisää sopimushallinnan ratkaisuistamme ja ota yhteyttä!  

Sopimusten hallinta

Myös nämä sopimushallinnan referenssit saattavat kiinnostaa 

Kuinka toteutat onnistuneesti SharePoint Intranet -projektin

Kuinka toteutat onnistuneesti SharePoint Intranet -projektin

Kuinka toteutat onnistuneesti SharePoint Intranet -projektin

Moni saattaa tälläkin kuluvalla minuutilla pohtia sitä, kuinka omassa organisaatiossa tai yrityksessä viedään läpi onnistuneesti SharePoint intranet -uudistus. Varsinkin hieman kokeneempi (lue: 2000-luvun puolivälissä suuressa intrauudistuksessa viimeksi mukana ollut) saattaa muistella pelonsekaisin tuntein sitä massiivista niin kutsutun ”vanhan raudan” -intranet-projektia, jonka selättäminen saattoi tulla pahimmillaan yöuniinkin. Silloin intranet oli pääsääntöisesti on-premise-tyylinen ratkaisu, jossa intranet pyöri paikallisesti asennettuna. Sitä käyttääkseen täytyi siis olla yrityksen sisäverkossa esimerkiksi yrityksen konttorilla. Jos taas halusi käyttää intraa muualta, piti viritellä VPN-yhteydet kuntoon yrityksen sisäverkkoon.

Nykyään tämä digitaaliseksi työympäristöksikin kutsuttu tila toimii pilvessä. Virallinen nimi on muuten SharePoint Online ja kyse on siis Microsoft 365 -tuoteperheeseen kuuluvasta räätälöitävissä olevasta vakiosovelluksesta/alustasta, jota voi hyvällä syyllä pitää intranetien, sopimusten, dokumenttien – ja suuremmassa mittakaavassa tiedonhallinnan kotina. SharePoint Onlinen valmiita metadata-, säilytys- ja tietosuojakäytänteitä hyödynnetään etenkin dokumentinhallinnassa.

 

Sopimushallinta kuvituskuva virtuaaliset dokumentit

Kolme avainta onnistuneeseen SharePoint intranet -projektiin ovat tässä: 1. Ota mukaan määrittelyyn ohjelmistokumppani, joka tuntee hyvin M365-kokonaisuuden. 2. Sitoudu myös omalla tiimilläsi projektiin: esimerkiksi sisältöjen/aineiston siirto ja tekeminen. 3. Varaa tarpeeksi aikaa.

Mikäli ne kiinnostavat aiheina, voit lukea blogiartikkelimme myös sopimushallinnasta ja dokumentinhallinnasta. Tämä artikkelimme syväluotaa tarkemmin intranetiä, joten mikäli sinunkin yrityksessäsi tai organisaatiossasi mietitään lähitulevaisuudessa tällaisen projektin toteuttamista, kannattaa jatkaa lukemista.

Nykyisessä laiteriippumattomassa ja skaalautuvassa teknologiassa hämmästyttää monia edelleen se, kuinka helppoa, sujuvaa ja varmatoimista modernin intranetin käyttäminen arjessa on. Varsinkin, jos on kahlannut läpi vanhahtavia intranetejä. Usein yrityksessä hämmästellään sitä, että nykyaikaisessa intranetissä voi olla käyttäjiä jopa yli 10 000, mutta silti se toimii varmasti ilman merkittäviä käyttökatkoksia. Käyttäjämäärä ei korreloikaan enää intran toimivuuteen pilviratkaisujen ansiosta. Tätä päivää on se, että intranetiä voi käyttää organisaation sisällä kuka tahansa – ja sen ylläpitäminen tietojen päivittämisen ja ajankohtaisuuden vuoksi ei suinkaan tarvitse olla muutaman ihmisen varassa.

 

Sharepoint Intranet, näin onnistut

Sitoutumista, resurssointia ja ennen muuta työhönsä omistautuneen projektiryhmän kiitettävin arvosanoin maaliviivan ylittänyt intranet-projekti edelleen vaatii. Mutta moderni alusta, käyttäjäystävälliset sovellukset ja pilviteknologia tarjoavat aivan uudenlaisia ulottuvuuksia. Sekin on syytä ottaa johtavaksi ajatukseksi, että intranet ei varsinaisesti ole valmis koskaan, sillä se jatkaa elämäänsä loppukäyttäjien mukaan. Siitä muodostuukin itse asiassa juuri sellainen kuin organisaatio näkee järkeväksi. Intranet ei ole elävä organismi, mutta sen voi määritellä niin ikään omalla tavallaan jatkuvasti muotoaan hakevaksi elastiseksi digitaaliseksi työympäristöksi.

intranet

Tyypillinen ja ketterä SharePoint intranet -projekti viedään ammattitaitoisen tiimimme avulla läpi keskimäärin 3–6 kuukaudessa. Kevyt intranet on mahdollista tehdä nopeamminkin, mutta vastaavasti erityisen laaja ja vaativa projekti kestää kauemmin. Ketterän kehityksen palvelumme ovat yleensä aika- tai työmääräveloitteisia.

Intranetiä uudistamaan lähtevän yrityksen kannattaa myös muistaa, että modernia intranetiä ei kannata verrata uusien verkkosivujen tekemiseen, jossa visuaalisuutta on helppo muokata tismalleen brändiohjeen mukaiseksi. Totta kai nykyaikaisen intranetinkin saa tyylikkään näköiseksi, mutta loputtomiin nyansseihin ja lillukanvarsiin takertuminen nimenomaan visuaalisuudessa: esimerkiksi fonteissa, niiden kokoluokassa tai vaikkapa valikoiden tekstivälistyksissä ei saisi kasvaa turhan suuriksi. 

Nämä asiat toimivat tiettyjen raamien puitteissa ja niitä on toki mahdollista projektibudjetin sallimissa rajoissa hieman räätälöidäkin. Lopulta tai oikeammin ihan projektin alussa kannattaa kysyä, kumpi on lopulta merkittävämpi asia: 

A) SharePoint intranet (SharePoint Online), joka toimii sulavasti, sen käyttöliittymä on selkeä, ylläpitäminen ja tietojen päivittäminen on helppoa ja se on laiteriippumaton.

VAI

B) visuaalisesti täydellinen intranet, jossa kustannukset ovat paisuneet kohtuuttomasti juuri visuaalisuuden ehdoilla – tämän myötä käyttöliittymän ja käyttökokemuksen suunnittelusta on tingitty.

Kumman sinä valitsisit? Tyypillisesti A-vaihtoehdosta tulee loppukäyttäjiltä riemukasta kiitosta säännöllisesti ja B-vaihtoehdossa intranetin käyttäjät tuskailevat kaikessa mahdollisessa.

Tämän osion loppukaneettina voikin todeta: hyvä lähtötilanne intranetiä uudistamaan lähtevälle työryhmälle ja projektitiimille on ymmärrys siitä, että kompromisseja täytyy pystyä tekemään – ja itse asiassa niitä kannattaakin tehdä, jotta lopputulos on toimiva.

Kolme asiantuntijoiden vinkkiä

 

1. Määrittely. Määrittely. Määrittely.
Ota heti suunnitteluvaiheessa mukaan ohjelmistoasiantuntija, joka osaa määritellä SharePoint Onlinea. Silloin ymmärtää konkreettisesti sen mikä on mahdollista ja mikä ei. Lisäksi saat vinkkejä, miten joku asia kannattaa tehdä.

2. Sitouta oma työryhmä/tiimi
Intranet projekti ei onnistu kovinkaan hyvin pienenä sivuprojektina, jota hoidetaan silloin tällöin – ja sitten se menee itsestään maaliin. Hyvin hoidettu intranet-projekti edellyttää sitoutunutta työryhmää, jolle on varattu tarpeeksi aikaresurssia sisällön siirtämiseksi, muokkaamiseksi ja tekemiseksi. Muistathan sisällöstä ”vastaavan päätoimittajan”.

3. Ajattele intranet eri tavalla
Unohda vanhan intranetin siirto 100-prosenttisesti sellaisenaan! Pilviteknologia ja moderni alusta tarjoavat mahdollisuudet freesata sisältö ja miettiä käyttöliittymä ajanmukaisella tavalla.

”Intranet-projekti on hauskaa ja helppo toteuttaa meidän kanssamme, kunhan sitoutuu itsekin SharePoint intranet -projektiin ja varaa siihen aikaa. Tiimimme on käytännönläheinen ja asiantuntijoidemme kanssa on mutkatonta työskennellä.”

Satu Laine, Miia Pelkki-Jahan ja Sam-Patrik Öhman
M365-asiantuntija-projektipäällikkö-kouluttaja -tiimi
Systems Garden

 

”Koulutamme myös asiakkaan joka kerta uudistuneen intranetin käyttöön ja autamme tarvittaessa jatkokehittämisessä – intranet ei ole periaatteessa koskaan valmis, vaan se elää ja muuttaa muotoaan loppukäyttäjien mukaan.”

Satu Laine, Miia Pelkki-Jahan ja Sam-Patrik Öhman
M365-asiantuntija-projektipäällikkö-kouluttaja -tiimi
Systems Garden

 

Helppo startti

Systems Garden on toteuttanut lukemattomia intranet-projekteja onnistuneesti. Asiantuntijamme tietävät, miten se kannattaa tehdä. Tavoitteemme on aina hyödyntää SharePoint Online -ympäristöä mahdollisimman vakiomuotoisena, sillä sen toimivuus on testattu huolellisesti. Intranetiä voidaan silloin helpommin kehittää ja viedä eteenpäin pala kerrallaan massiivisen kertaprojektin sijaan. Intranet-projekti onkin nykyään ensisijaisesti sisältöprojekti.

Koska sisältö on kaiken a ja o, tekninen käyttöönotto pidetään vakiomallissa kevyenä. Perustamme sivuston, koulutamme sisällöntuottajat SharePointin käyttöön, joten sisältötalkoisiin voi alkaa vaikka heti, kun ensimmäinen koulutus on pidetty. Miltä SharePoint Online yleensä näyttää? Kurkkaa malliesimerkkejä SharePoint LookBookista.

1. Aloitus
Lähdemme liikkeelle koulutuksella, jotta projektiryhmälle muodostuu kokonaiskuva SharePointin mahdollisuuksista ja rajoituksista.

2. Rakenne
Määrittelemme työpajoissa intranetin perusrungon, navigaation, käyttöoikeudet sekä käyttäjäryhmät. Sisällöntuottajien rekrytointi alkaa.

3. Perustus
Perustamme sivustot, navigaation ja sivupohjat, jonka jälkeen sisällöntuottajat voidaan kouluttaa intranetin käyttöön.

4. Opi lisää
Koulutamme sisällöntuottajat, jotta he voivat aloittaa varsinaisen työn eli sisällön kirjoittamisen.

5. Kirjoita
Suosittelemme uudistettua ja tuoretta sisältöä. Siirrämme harvoin sisältöä olemassa olevasta intranetistä uuteen.

6. Julkaise
Intranet voidaan julkaista, kun sieltä löytyy olennaisimmat tiedot. Intran sisällön kirjoitus ja päivitys jatkuu taustalla.

 

Mitä intranet-projekti maksaa meidän kanssamme?

Jos organisaatiollasi on jo Microsoftin 365 -palvelu käytössä, intranet on itseasiassa jo kehyksiltään melkein valmis. Rakennamme intranetin SharePoint Online -työkalun päälle, ilman ylimääräisiä kikkailuja ja säätämistä.

Intranetin hintaan vaikuttaa usea tekijä. Tyypillisessä vakiomallissa (sopii pienelle yritykselle) nojataan perussisältöön, kuten uutisiin, ohjeisiin, linkkeihin ja kuvapankkeihin. Mitä enemmän intralta vaaditaan muita kuin sisältöön liittyviä ominaisuuksia, sen enemmän intran tekninen rakennus vaatii ymmärrystä esimerkiksi erilaisista rajapinnoista.

Intranet voi siis kustantaa kaikkea muutaman tuhannen ja kymmenien tuhansien eurojen välillä. On-premise, räätälöinnit ja vanhan sisällön siirto uuteen nostavat vielä työmäärää. Intranetin kustannus juuri sinun yrityksellesi tai organisaatiollesi selviää muuten kysymällä meiltä! Älä epäröi tai juttele chattibottien kanssa, vaan ota meihin yhteyttä!

SharePoint Intranet: lue asiakkaidemme kokemuksista

”Intra julkaistiin aikataulussa ja budjetti piti! Aiempien kokemusten perusteella tiesimme, että korkeakoulussa ainoa järkevä ajankohta vaihtaa vanha intra uuteen on kesä. Oli tärkeää, että uusi intranet oli julkaistu ennen lukuvuoden alkua, ja onnistuimme siinä.”

Heli Kauppinen
Viestintäsuunnittelija
Xamk 

Tutustu asiakastarinaan tarkemmin


Monilla kilpailijoilla oli kalliimpi hinnoittelu, mutta läpi paistoi se, että tietoa ei oikein ole. Systems Garden oli hinnoittelultaan kilpailukykyinen ja heillä oli hyviä referenssejä.”

Markku Peltola
Järjestelmäasiantuntija
Metsänhoitoyhdistysten Palvelu Oy

Lue koko asiakastarina tästä


“Nyt meillä on nykyaikainen intra, jonne sisällöntuottajien on helppoa ja nopeaa viedä uutisia ja päivityksiä.”

Johanna Heinonen
Business Development Manager
Kemppi Oy

Tutustu tarkemmin


”Nyt intranet tukee aidosti työntekoa ja työpäivää. Työtiloihin viedään aihekohtaista, yksityiskohtaisempaa tietoa tarvittaessa, ja intran rakenne pysyy selkeänä.”

Minna Däpp
Communications Manager
SAVOX Communications Oy

Lue lisää

Asiakkaamme toteutti laajan intranet-projektin
Lue siitä tarkemmin täältä

Onko SharePoint Intranet ajankohtainen aihe?

Kannamme sovittaessa kokonaisvastuun intranet-projektistasi sen suunnittelusta aina käyttöönottoon ja ylläpitoon asti. Teemme ohjelmistokehitystä määrittelysi perusteella joko kiinteähintaisena tai tavoitehinnalla pienistä ohjelmistokomponenteista kokonaisjärjestelmiin.

Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään, eikä se myöskään maksa yrityksellesi mitään. Yhteystietojasi emme luonnollisestikaan käytä muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Voimme auttaa sinua intranet-projektissasi tai intranetin kehittämisessä. Ota yhteyttä Systems Gardenin asiantuntijaan ja sovi helppo etätapaaminen. Tarkastellaan organisaatiosi tilannetta ja tapaa toimia = pohditaan, minkälainen intranet voisi sopia teidän yrityksellenne.

Systems Gardenin asiantuntijasi intranet-projekteissa

Sam-Patrik Öhman
sam-patrik.ohman@systemsgarden.com
p. 040 758 4551

Satu Laine
satu.laine@systemsgarden.com
p. 040 762 4992

”Ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – toimialasta riippumatta. Olemme yhdistäneet dataa ja ihmisiä järjestelmistä ja päätelaitteista riippumatta jo lähes 20 vuotta. Meillä on kokemusta kymmenistä vaativista intranet-toteutuksista ja kevyemmistä ratkaisuista.”

Tutustu myös muihin blogikirjoituksiimme

Lue lisää

Yrityksemme LinkedInissä

 

Sähköinen arkistointi: mitä se on ja miksi se kannattaa?

Sähköinen arkistointi: mitä se on ja miksi se kannattaa?

Sähköinen arkistointi: mitä se on ja miksi se kannattaa?

Systems Gardenin vanhempi asiantuntija Pirkka Paronen kutsuttiin kolmatta kertaa yhdeksi asiantuntijapuhujaksi Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -seminaariin. Kyseessä on itse asiassa Suomen laajin Microsoft 365 -toteutuksista kertova case-pohjainen tapahtuma.

Tälläkin kertaa siellä nousi esiin eri case-esittelyjen myötä useimmille yrityksille tuttuja teemoja: sähköinen arkistointi, tiedonhallinta, dokumentinhallinta ja sopimushallinta. Asioita luodattiin eri toimialoja edustavien organisaatioiden ja yritysten toteuttamien konkreettisten M365-toteutusten näkökulmasta.
Hyvän palautteen vuoksi koostimme pienen yhteenvedon siitä, mitä seminaarissa käsiteltiin — eli miksi sähköinen arkisto kannattaa.

”Sähköistä arkistointia voi miettiä organisaatiotasolla näin. Kyse on tavallaan digitaalisesta työhuoneesta. Kuten missä tahansa huoneessa, joillakin se pystyy siistinä ja toisilla se on hirveä sekamelska. Kannattaa pohtia, kummasta huoneesta tarvittava asia löytyy helpommin?”

Sopimushallinta kuvituskuva virtuaaliset dokumentit

Seminaarissa Systems Gardenin asiakascasena oli Suomen Punaiselle Ristille toteutettu arkistointiprojekti, johon kuului muun muassa räätälöidyn tallennusavustimen tekeminen. Kuvassa oikealla Pirkka Paronen. Kuva: Juha Anttila / IITC

Apua yrityksen arkeen sähköisellä arkistoinnilla

 

M365-pilvipalveluratkaisuilla voi tehdä vaativaa dokumentinhallintaa, sopimushallintaa, tiedonhallintaa ja arkistointiratkaisuja. Sähköinen arkistointi onnistuu myös vaativilla toimialoilla ja vaikkapa julkisen sektorin tarpeisiin toteutettuna.

Moderni työ ja digitaalinen työpäiväkokemushan on parhaimmillaan todella toimivaa, sillä nykyaikaiset alustat, tekniikka ja välineet tarjoavat mahdollisuudet tehdä yksin, yhdessä ja yhtä aikaa. Lisäksi edellä mainittuja ominaisuuksia ja alustoja on helppo yksilöidä yrityskohtaisesti osaavan asiantuntijakumppanin kanssa.

Mutta ryhmät, tiimit ja organisaatiot kokevat erilaisia muutostilanteita – ja yleensäkin itse aika kuluu. Esimerkiksi viidessä vuodessa pienessäkin yrityksessä syntyy yllättävän paljon dataa ja erilaisia dokumentteja. Siksi pitäisi kiinnittää huomiota myös pysyväisluonteiseen dokumentinhallintaan,  johon sähköinen arkistointi tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet.

 

Pysyvää tiedonhallintaa sähköisellä arkistolla

 

Organisaatio jatkaa myös olemassaoloaan tiimien, työryhmien ja vaihtuvan henkilöstön jälkeen. Yksittäinen projektitiimi voi olla ”aktiivisena” ainoastaan muutaman kuukauden, esimerkiksi sen aikaa, kun kehitetään vaikkapa organisaation sisäisiä toimintatapoja.

Onko teidän yrityksessänne tai organisaatiossa pohdittu, mitä tapahtuu tällaisen ryhmän tiedolle, dokumenteille, asiakirjoille, ideoille ja sisäisille muistioille tämän jälkeen?

Yrityksissä syntyy runsaasti materiaalia, jonka pitäisi olla pysyvää, digitaalisesti säilytettävää ja arkistoitavaa. Jokaiselle organisaatiolle kannattaa toteuttaa järkevä, omien tarpeiden mukaan määritelty tapa toimia eli miten ja minne data arkistoidaan.

Tässä yhteydessä on hyvä tehdä esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelma. Tiedonhallinta on aina laajan skaalan kokonaisuus, johon myös sähköinen arkistointi kuuluu.

Tiedon olisi hyvä kulkea vapaasti ja helposti. Yhdessä tekemisen arvo yrityksessä tulisi nojata siihen, että saadaan ihmiset tekemään töitä yhdessä. Ja siinä, että pystyy jalostamaan tästä ihmisten työnteosta jotakin pysyvää data- ja tietopääomaa, josta hyödytään nyt ja tulevaisuudessa.

Sopimushallinta allekirjoitustilanne 3 henkilöä

Sopimus on konkreettinen malliesimerkki sopimushallinnasta ja arkistoinnista. Se on harvoin yksi tiedosto, vaan siihen liittyy esimerkiksi esiversio, muokattu versio ja allekirjoitettu versio.

 

Tiedonhallintaa ja sähköistä arkistointia

 

Systems Gardenin tavoitteena on tehdä sähköisestä arkistoinnista, sopimushallinnasta, dokumentinhallinnasta ja asiakirjojen seurannasta mahdollisimman helppoa ja sujuvaa. Esimerkiksi SharePoint on kustannustehokas alusta sähköisen arkistointijärjestelmän rakentamiseen.

Microsoft 365 -lisenssi on käytössä suurimmassa osassa suomalaisia yrityksiä. Kovin moni ei kuitenkaan tiedä, kuinka monipuolisiin asioihin se taipuu.

 

1. Tuo kaikki asiakirjat helposti sähköisiksi

M365-pakettiin kuuluva SharePoint Online on yhteensopiva yleisimpien sopimus- ja asiakirjatyyppien kanssa. Myös sähköpostit on mahdollista tarvittaessa tallentaa sähköiseen arkistointijärjestelmään.

 

2. Etsi tietoa nopeammin metadatan avulla

Kuhunkin asiakirjaan liitetty dokumenttityyppi, asiakas, vastuuhenkilö, GDPR-tieto sekä päivämäärät – eli metadata tai -tieto mahdollistaa dokumenttien ajantasaisen seurannan, joustavan hallinnan ja sähköisen arkistoinnin.

 

3. Versiohallinta ja arkistointi

Pilviteknologian ansiosta asiakirjoista, sopimuksista ja dokumenteista on aina saatavilla se ajantasaisin versio. Sähköisessä arkistossa sopimusdokumentin versiohistoria tallentuu automaattisesti ja edellisen version voi palauttaa koska tahansa. Asiakirjoja voi muokata myös yhtä aikaa muiden tiimiläisten kanssa.

 

4. Hyväksytä asiakirjat helposti

Sopimuksen ja dokumentin sisällön hyväksyntää tai versiointia voi hallita työnkulun avulla. Muokatut versiot jäävät odottavaan tilaan, kunnes ne hyväksytään viralliseksi versioksi – tai hylätään.

 

5. Käyttöoikeudet

Asiakirjojen, dokumenttien ja sopimuksien muokkaus- ja lukuoikeudet voivat perustua esimerkiksi sopimustyyppiin tai luottamuksellisuuteen. Käyttäjäoikeudet voidaan myös kytkeä helposti suoraan Azure AD:ssa (Azure Active Directory) määriteltyihin ryhmiin ja käyttäjiin, mikä tekee sähköisestä arkistoinnista turvallista ja hallittua.

 

6. Luottamuksellisuus

Kaikille dokumenteille voidaan määritellä luottamuksellisuusluokka, kuten sisäinen, luottamuksellinen tai salainen. Viimeksi mainittu voi esimerkiksi estää sopimuksen luvattoman avaamisen tai sähköpostiin liitetiedostoksi liittämisen.

 

7. Sähköinen allekirjoitus

Unohda kuulakärkikynät! Sopimushallinnan ratkaisuun voidaan sisällyttää sopimusten sähköinen allekirjoitus. Tärkeän sopimuksen allekirjoitus onnistuu siis käytännönläheisesti, vaikka kaikki allekirjoittajat olisivat fyysisesti eri paikoissa.

 

8. Automatisointi

Työnkulut pitävät huolen, että sopimuksia koskevat automaattiset sähköpostihälytykset ja arkistointi tapahtuvat määriteltyjen sääntöjen perusteella ja puitteissa.

 

Are

Mietityttääkö sähköinen arkistointi? Me autamme! Meiltä organisaatiosi tai yrityksesi saa apua arkistointiin, asiakirjahallintaan, dokumentinhallintaan ja sopimushallintaan – eli datan- ja tiedonhallintaan kokonaisvaltaisesti. Asiantuntijoillamme on runsaasti kokemusta tiedonhallinnan haasteista.

 

SharePoint vai Teams — apua ja koulutusta sähköiseen arkistointiin

 

SharePoint ja SharePoint Online soveltuvat SIIS valmiiden tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen, ja nämä yhteistyöohjelmistot taipuvat erinomaisesti monen eri toimialan yrityksen arkeen.

Sähköinen asiakirjahallinta SharePointissa perustuu pitkälti tiedostoihin liitettyihin asiasanoihin – metatietoihin – joiden automatisoinnilla dokumenttien, asiakirjojen ja sopimusten lisäämisestä, tiedonhallinnasta ja sähköisestä arkistoinnista tehdään yksinkertaista ja helppoa. Jo muutamalla hyvin valitulla metatiedolla selkeytetään käytäntöjä, mikä tekee sähköisestä arkistoinnista helppoa.

Myös Sharepointin avulla toimiva Teams sopii dokumentinhallintaan, mikäli ratkaisussa hyödynnetään Tiedostot-välilehdeltä löytyviä SharePointin ominaisuuksia sekä muilla M365-palveluilla toteutettua automatiikkaa.

Parhaiten Teams käy dokumentinhallinnan työvälineeksi, kun tiedostoja työstetään ja niistä keskustellaan samanaikaisesti, tai dokumentteja halutaan käyttää ja jakaa mobiilisti kenttäolosuhteissa esimerkiksi älypuhelimella tai tabletilla.

 

Tiesitkö, että ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – toimialasta riippumatta.

 

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Ota yhteyttä