fbpx
Esittelyssä Microsoft Viva 26.1.2022 klo 9-10

Esittelyssä Microsoft Viva 26.1.2022 klo 9-10

Esittelyssä Microsoft Viva 26.1.2022 klo 9-10

Microsoft Viva on Microsoftin määritelmän mukaan työntekijöiden kokemusympäristö, joka kokoaa yhteen työnkulun viestinnän, tiedot, oppimisen, resurssit ja merkitykselliset tiedot.

Käytännössä Viva tarjoaa Teamsiin ominaisuuksia, jotka vähentävät tiedon siiloutumista esimerkiksi Teamsin ja SharePointin välillä, auttavat olennaisen, organisaation kannalta merkityksellisen tiedon löytämisessä sekä tukevat työntekijöiden oppimista ja työhyvinvointia.

Tunnin aikana asiantuntijamme Reeta Tammisto käy neljä työkalua läpi; Insights, Connect, Topics sekä Learning ja vastaa lopussa työkalujen käyttöä ja käyttöönottoa koskeviin kysymyksiin. Webinaarissa keskitytään pelkän tekniikan sijaan siihen, miten  organisaation yhteistä tietopohjaa voidaan kasvattaa sekä yksilön ja organisaation oppimista ja työhyvinvointia edistää Vivan avulla.

Viva

Reeta on organisaation oppimisen asiantuntija ja toiminut henkilöstön osaamisen kehittämisen parissa kymmenkunta vuotta. Webinaarissa pureudutaan Microsoft Vivaan erityisesti organisaation kehittämisen näkökulmasta.

Rekisteröidy alla olevasta linkistä ke 26.1.2022 kello 9-10 Teams-webinaariimme!

Valitse sopimushallinta, joka on tätä päivää

Valitse sopimushallinta, joka on tätä päivää

Valitse sopimushallinta, joka on tätä päivää

Asiakirjojen ja dokumenttien hallitsematon sekamelska muodostuu yllättävän yksinkertaisesti tietotyössä, jota useimmat meistä tekevätkin tavalla tai toisella. Sopimushallinta, kuten muukin dokumentinhallinta, voi olla pahimmillaan kaaos, jossa idea-asteella olevat aihiot, sisäiset muistiot, keskeneräiset dokumentit, valmiit, vanhentuneet ja pitkäaikaisesti arkistoitavat dokumentit sijaitsevat kaikki samassa epämääräisessä bitti- tai tiedostoläjässä.

Yrityksissä ja organisaatioissa luodaan paljon erilaisia sopimuksia ja dokumentteja. Kun kaikki kantavat tunnollisesti kortensa kekoon tähän tilanteeseen (ts. kaaokseen), lopputulemana on helposti asiakirjojen epäjärjestys, josta kukaan ei oikein löydä tarvittavaa asiakirjaa, dokumenttia tai sopimusta.

Sopimushallinta neuvonta

Hyvin tehty sopimushallinta toteutetaan aina yrityskohtaisesti. Arkistointivelvoitteet, metatietomallin laajuus ja järjestelmän vaatima automatiikka huomioidaan projektin tavoitteissa, ja ne otetaan huomioon myös projektin aikataulussa ja kustannuksissa.

Sopimushallinta osana dokumentinhallintaa

Havainnollistetaanpa sopimushallinnan haasteita yksinkertaisella laskukaavalla.

Jos viisi työntekijää tuottaa työpäivän aikana yhteensä 10 kappaletta erilaisia asiakirjoja, sopimuksia, muistioita, suunnitelmia ja tehtävälistoja, syntyy työviikon aikana noin 50 uutta dokumenttia per työntekijä! Entäpä jos mukaan otetaan vielä asiakkailta, yhteistyökumppaneilta ja sidosryhmiltä saapuvat asiakirjat, sopimukset ja dokumentit? Niinpä.

Sopimushallinta, asiakirjanhallinta, informaationhallinta, dokumentinhallinta… Sopimushallintaprojektina aloitettu työ saattaa laajentua koskemaan koko organisaation tiedonhallintaa. Onko tiedonhallinnasta olemassa yhteistä tiekarttaa tai tarkempia pelisääntöjä? Mikä on organisaatiossa käytössä oleva tekninen ratkaisu, alusta tai ympäristö? Käytössä saattaa olla joskus jopa useampia ohjelmistoja yhtä aikaa. Pienemmissä organisaatioissa voidaan selvitä kevyemmälläkin ratkaisulla.

”Tiedon määrä kaksinkertaistuu keskimäärin joka toinen vuosi. Jos säännöllinen siivous jää tekemättä, oikean ja ajantasaisen tiedon löytäminen on vaikeaa – ja muuttuu vain entistä hankalammaksi.”

Dokumenttien löydettävyyttä saattaa vaikeuttaa myös luokittelun puute. On hankalaa, jos jokaisen olisi ulkomuistista tiedettävä kansioiden rakenne tai niissä sijaitsevat tiedostot.

Jos sopimushallinta, dokumentinhallinta ja asiakirjahallinta on toteutettu organisaatiossa järkevällä tavalla ja moderneja pilvipalveluita ja -ratkaisuja hyödyntäen, ajan tasalla olevat sopimukset ja dokumentit löytyvät helpommin. Juuri silloin, kun niitä työssään tarvitsee.

Pilvipalveluita hyödyntävissä ratkaisuissa muokkaaminen onnistuu myös kollegojen kanssa yhtä aikaa. Työn alla oleva asiakirja voidaan jakaa tietoturvallisesti tiimin kesken, ja sitä voidaan työstää yhdessä esimerkiksi Teams-palaverin aikana.

Sopimushallinta piirroskuva

Monissa yrityksissä puntaroidaan tälläkin hetkellä, mikä olisi toimivin tapa hoitaa esimerkiksi sopimushallinta.

 

Onko sopimushallinta, dokumentinhallinta ja asiakirjanhallinta  kokonaisuus, jonka parantamisesta keskustellaan kahvipöydässä säännöllisesti?

Onnistunut sopimushallinta toimialasta riippumatta: meihin luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä.

Lue asiakkaidemme kokemuksia

Rastor-instituutti ry 
Lue asiakastarina tästä

Kemppi Oy – tuhat sopimusta ja liitteet päälle
Tutustu asiakastarinaan

Pose Oy – Uusi koti vuokrasopimuksille
Lue lisää

 

 

Sopimushallinta kuvituskuva virtuaaliset dokumentit

”Sopimukset ovat yleensä listan kärkipäässä…”

Kun organisaation henkilöstö laitetaan priorisoimaan yrityksen kaikkia dokumentteja, sopimukset ovat – yllätys, yllätys – yleensä aivan siellä kärkipäässä. Sopimuksia on kaiken lisäksi hyvin monenlaisia.

Sopimushallinta onkin olennainen osa dokumenttien hallintaa. Ensiksi mainittuun pätevät ihan ne samat säännöt kuin muihinkin dokumentteihin. Ennen sopimusten viemistä pilveen (SharePoint Online) on tunnistettava eri sopimustyypit, joita ovat muun muassa:

  • Myyntisopimukset: myyntisopimukset, palvelusopimukset, tuotesopimukset ja niihin liittyvät yleiset sopimusehdot
  • Ostosopimukset: hankinnan sopimukset, ostot ja investoinnit, salassapitosopimukset
  • Hallinnon sopimukset: taloushallinnon, HR-palveluiden, kiinteistöjen tai IT-palveluntarjoajien sopimukset

Kun organisaation eri sopimustyypit on tunnistettu, jokaiselle sopimustyypille on mahdollista määrittää erikseen esimerkiksi hyväksymiskäytäntö, käyttöoikeudet, voimassaolo- ja säilytysajat sekä muut tärkeät metatiedot. Metatietojen avulla sopimuksille voidaan asettaa hälytyksiä: voimassaolon päättyessä esimerkiksi määritellylle vastuuhenkilölle, jakelulistalle tai Teamsin tiimiin lähetetään automaattinen viesti.

Tässä yhteydessä on lisäksi luonteva pohtia tarkemmin, kuka nykyiset, vanhentuneet ja lähiaikoina umpeutuvat sopimukset etsii. Tallennetaanko kaikki uuteen järjestelmään, ja miten sopimusten arkistointi jatkossa hoidetaan?

Sopimushallinta & ominaisuudet

Meidän tavoitteemme on tehdä sopimushallinnasta ja seurannasta mahdollisimman helppoa ja sujuvaa. SharePointista löytyy kattavasti seurantaa helpottavia ominaisuuksia. Niitä tulee myös jatkuvasti lisää.

Kaikki sopimustyypit
SharePoint Online ja Microsoft 365 = yhteensopiva yleisimpien sopimus- ja asiakirjatyyppien kanssa. Jopa sähköpostit on mahdollista tarvittaessa tallentaa.

Metadata tai metatieto
Kuhunkin sopimusasiakirjaan liitetty sopimustyyppi, asiakas, vastuuhenkilö, GDPR-tieto sekä päivämäärät – eli metadata/tieto mahdollistaa sopimusten ajantasaisen seurannan ja joustavan hallinnan.

Versiohallinta
Pilviteknologian ansiosta sopimuksesta on aina saatavilla se ajantasaisin versio. Myös sopimusdokumentin versiohistoria tallentuu automaattisesti. Edellisen version voi palauttaa koska tahansa.

Hyväksyntä
Sopimuksen sisällön hyväksyntää tai versiointia voi hallita työnkulun avulla. Muokatut versiot jäävät odottavaan tilaan, kunnes ne hyväksytään viralliseksi versioksi – tai hylätään.

Käyttöoikeudet
Sopimusten muokkaus- ja lukuoikeudet voivat perustua esimerkiksi sopimustyyppiin tai luottamuksellisuuteen. Käyttäjäoikeudet voidaan myös kytkeä helposti suoraan Azure AD:ssa (Azure Active Directory) määriteltyihin ryhmiin ja käyttäjiin.

Luottamuksellisuus
Sopimuksille voidaan määritellä luottamuksellisuusluokka, kuten sisäinen, luottamuksellinen tai salainen. Viimeksi mainittu voi esimerkiksi estää sopimuksen luvattoman avaamisen tai sähköpostiin liitetiedostoksi liittämisen.

Sähköinen allekirjoitus
Unohda kuulakärkikynät! Sopimushallinnan ratkaisuun voidaan sisällyttää sopimusten sähköinen allekirjoitus. Tärkeän sopimuksen allekirjoitus onnistuu siis käytännönläheisesti, vaikka kaikki allekirjoittajat olisivat fyysisesti eri paikoissa.

Automatisointi
Työnkulut pitävät huolen, että sopimuksia koskevat automaattiset sähköpostihälytykset ja arkistointi tapahtuvat määriteltyjen sääntöjen perusteella ja puitteissa.

Sopimushallinta allekirjoitustilanne 3 henkilöä

Me autamme! Meiltä organisaatiosi tai yrityksesi saa apua asiakirjahallintaan kokonaisvaltaisesti. Asiantuntijoillamme on runsaasti kokemusta tiedonhallinnan haasteista. Apumme ei rajoitu vain tekniseen toteutukseen, vaan avustamme tarvittaessa myös tiedonohjauksen suunnittelussa.

Onko sopimushallinta ajankohtainen aihe – ota yhteyttä

Me luotamme tekniikassa Microsoft 365 -pilviteknologiaan, Teamsiin ja SharePoint Onlineen, jonka avulla autamme luomaan ja luokittelemaan asiakirjoja, sopimuksia ja dokumentteja myös tekoälyavusteisesti.

Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään. Se ei myöskään maksa yrityksellesi mitään. Emmekä käytä yhteystietojasi muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Ota halutessasi yhteyttä ja sovi helppo etätapaaminen. Tarkastellaan organisaatiosi tilannetta ja tapaa toimia = pohditaan, minkälainen ratkaisu voisi soveltua teille.

Sam-Patrik Öhman
sam-patrik.ohman@systemsgarden.com
p. +358 40 758 4551

Yrityksemme LinkedInissä

 

Dokumentinhallinta yrityksissä, lue aihetta käsittelevä blogikirjoituksemme

Muista myös muut blogikirjoituksemme

Sopimushallinta
Dokumentinhallinta yrityksissä

Dokumentinhallinta yrityksissä

Dokumentinhallinta yrityksissä

Onko dokumentinhallinta teilläkin tätä: ”Missä se uusin soppari on?” ”Se on kai siellä…” ”Ei ollut.” ”Odotatko, etsin sinulle.” 

Kuinka hyvin löydät oman työsi kannalta tärkeän dokumentin, sopimuksen, uusimman hinnoittelumallin, työpohjan, muistion tai jonkun muun aineiston? Monessa pk-yrityksessä mietitään tälläkin hetkellä, miten saada yrityksen dokumentinhallinta sulavammaksi.

Me kaikki tarvitsemme juuri sen oman työn kannalta tärkeää tietoa. Se saattaa olla jopa sellaista, että sitä samaa tiedonjyvästä hyödyntää useampikin ihminen yhtä aikaa. Jos organisaatiossa on kiinnitetty fiksuun tiedonhallintaan hiemankin huomiota – tai tehty jopa toimenpiteitäkin sen parantamiseksi, dokumentinhallinta on jo saattanut ottaa työyhteisön palautteenkin perusteella edistysaskelia.

Moni toimiala on ottanut onnistuneita digiloikkia, joten pilvipalvelut ja -ratkaisut ovat jo tukemassa lukemattomien ihmisten työntekoa. Sinunkin yrityksessäsi on saatettu keskustella tietojen hallinnoimisesta ja yhteisistä tavoista toimia. Avuksi ja tueksi voi pyytää myös asiantuntijayrityksen, jonka osaamisalueisiin kuuluvat: dokumentinhallinta, dokumentinhallintajärjestelmä, sopimushallinta, sopimuskirjasto, Microsoft 365 -pilvipalvelut ja -ratkaisut).

Apua ulkopuolelta?

Organisaation ulkopuolelta tuleva asiantuntija voi auttaa muun muassa yritystäsi dokumentinhallinnassa suunnittelemalla ja rakentamalla toimivuutta yrityksenne M365-ympäristöön käyttämällä Microsoftin vakiotyökaluja, joita lukemattomissa suomalaisyrityksissä jo käytetäänkin. Yrityksissä ei ole välttämättä tietämystä kaikista ominaisuuksista, mitä kaikkea ympäristö kokonaisuutena mahdollistaa.

Niinpä heti aluksi on hyvä määritellä yrityksesi toiminnan kannalta ne raamit, käytännöt ja yleinen tapa toimia, joiden mukaan muun muassa dokumentinhallinta järjestetään. On tietenkin jokaisen yrityksen oma asia, mitkä ohjelmistot ja sovellukset nostetaan toiminnan kannalta keskeiseen rooliin.

Lue tästä blogikirjoituksesta alempaa, kuinka asiakkaamme onnistuivat

Dokumentinhallinta: mitä se on?

Tässä on yksi näkökulma aiheeseen. Dokumentinhallinta on itse asiassa tiedonhallintaa, jonka tulisi loppujen lopuksi tuottaa jossakin muodossaan arvoa jokaiselle yritykselle. Yksittäisenä käytännönläheisenä esimerkkinä käy vaikkapa tiimin (yrityksen sisäinen) ideointiin liittyvä dokumentti tai aihio, jota työstää useampikin ammattilainen – jopa saman minuutin aikana. 

Kuluvan vuosikymmenen pilvipalvelut ja -ratkaisut ovat pitkälle kehittyneitä, älykkäitä ja tietoturvallisia. Dokumenttia ei siis välttämättä tarvitse ”pallotella” sähköpostitse, vaan samaa aihiota voidaan työstää osallistujien kesken pilvipalvelun kautta – jos niin halutaan ja se nähdään järkeväksi nimenomaan teidän yrityksessä.

Myöhemmin tämän dokumentin tai aihion avulla yritykselle kehitetään uutta tuotetta, palvelua tai innovaatiota. Jossakin vaiheessa tarvitaan teknistä dokumenttia, yrityksen sisäistä tai ulkoista myyntidokumenttia sekä tuote-esittelypohjaa tai muuta markkinointiaineistoa.

Onnistuneen tiedonhallinnan tunnistaa yrityksessä vaikkapa siitä, että tarvittava tieto on hyödynnettävissä mahdollisimman helposti ja se on validia tietoturvaa unohtamatta.

Mikäli koet, että organisaation ulkopuolelta tuleva toimija pystyy selkeyttämään yrityksenne bittiavaruutta vielä entistäkin paremmin, lue jo aloittamastasi blogikirjoituksestamme lisää dokumentinhallinta-asiaa.

Dokumentinhallinta pähkinänkuoressa

Dokumentinhallinta teoriassa (esimerkki)

  • Tiedonohjaus ja dokumenttityypit
  • Metatiedot ja luokittelut
  • Käyttöoikeudet ja omistajuus
  • Versionhallinta ja työkulut
  • Arkistointi ja pitkäaikaissäilytys

Dokumentinhallinta käytännössä (esimerkki)

  • Sopimusarkisto
  • Tarjousarkisto
  • Materiaalipankki
  • Projektidokumentaatio
  • Tuotedokumentaatio
  • Mediapankki

 

Tarpeiden esille nouseminen

Käsiteltävät tietomäärät ovat monissa työtehtävissä modernissa digiyhteiskunnassa sellaisia, että tarkoituksenmukaisella dokumentinhallinnalla – joka on toteutettu nimenomaan yrityksen omista tarpeista – sujuvoitetaan kaikkien työntekoa niin organisaatiotasolla kuin yksittäisessä työtehtävässäkin.

Dokumentinhallinta ja siihen liittyvät tarpeet ja toimintatavat nousevat esille intranet-, työtila- ja Teams-projektien yhteydessä. Yrityksen toimialasta ja kokoluokasta riippuen toteuttamiimme ratkaisuihin sisältyy yhtä lailla laajoja, satojatuhansia asiakirjoja käsittäviä dokumentinhallintajärjestelmiä, lyhyen ja pitkän ajan arkistointiratkaisuja kuin myös yksittäisiä sopimuskirjastoja sopimushallinnan erilaisiin vaatimuksiin.

intranet

Vaikkapa SharePoint ja SharePoint Online soveltuvat valmiiden tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen, ja nämä yhteistyöohjelmistot taipuvat erinomaisesti monen yrityksen arkeen. Dokumentinhallinta SharePointissa perustuu tiedostoihin liitettyihin asiasanoihin – metatietoihin – joiden automatisoinnilla dokumenttien lisäämisestä, hallinnoimisesta ja arkistoinnista tehdään yksinkertaista ja helppoa. Jo muutamalla hyvin valitulla metatiedolla selkeytetään käytäntöjä.

Myös Teams sopii dokumentinhallintaan, mikäli ratkaisussa hyödynnetään Tiedostot-välilehdeltä löytyviä SharePointin ominaisuuksia sekä muilla M365-palveluilla toteutettua automatiikkaa. Parhaiten Teams käy dokumentinhallinnan työvälineeksi, kun tiedostoja työstetään ja niistä keskustellaan samanaikaisesti, tai dokumentteja halutaan käyttää ja jakaa mobiilisti kenttäolosuhteissa esimerkiksi älypuhelimella tai tabletilla.

Sopimushallinta = dokumentinhallintaa

Monissa yrityksissä dokumentinhallinta kytkeytyy keskeisesti sopimusten hallintaan. Sopimusdokumentit ja -asiakirjat voivat olla hujan hajan, mapeissa ja verkkolevyillä, sähköposteissa ja käyttäjien omissa kansioissa – skannattuna tai työversiona.

Siellä voi olla sopimuksia, joiden tiedot ovat käyneet vanhoiksi, eikä niitä ole huomattu tai ehditty päivittää. Sopimuksesta voi olla eri versioita ja sen viimeisimmän ajan tasalla olevan sopimusdokumentin etsiminen on työlästä. Selkeämpi tapa sopimusten hallinnassa edesauttaa usein yllättävän monenkin työtä.

Microsoft 365 -pilvipalvelut
Nämä pilviratkaisut ovat käytössä suurimmassa osassa suomalaisia yrityksiä. Tiedätkö, kuinka moneen asiaan ne taipuvat – ja millaiset ovat niiden mahdollisuudet. Vie dokumentinhallinta ja sopimushallinta tähän päivään.

SharePoint Online
Intranetien, sopimusten ja dokumenttien koti. SharePointin valmiita metadata-, säilytys- ja tietosuojakäytänteitä hyödynnetään erityisesti dokumenttien ja sopimusten hallinnassa.

Teams
Jos yrityksessänne ei ole vielä luotu yhteisiä käytäntöjä ja toimintatapoja Teamsin käytölle, me autamme halutessasi tekemään ne. Voimme myös parantaa jo olemassa olevia toimintatapoja.

Power Platform
Power Automate -työnkulut ja hälytykset ovat hyväksi havaittu osa dokumentin- ja sopimushallinnan ratkaisuja.

Sopimukset yhteen paikkaan? Tutustu tarkemmin sopimusten hallintaan.

Onnistunut dokumentinhallinta toimialasta riippumatta: meihin luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä.

Asiakkaamme kokevat

”Metadatan avulla saamme raportit kiinteistöittäin tai omistajittain näppärästi osavuosikatsauksiin. Sopimustenhallinnan tietojen avulla tarkastamme nopeasti sopimuksien ehdot ja vuokran määrän. Sopimusmassan hallinnassa helpottaa myös tarkistuspäivämäärät ja hälytykset, jotka ovat meillä käytössä.”

Taru Häkkinen
tietojen hallinnasta vastaava toimistosihteeri
Pose Oy

Koko asiakastarina

”Sopimuksiin liitetyt metatiedot ovat tuoneet ryhtiä sopimushallintaan. Esimerkiksi GDPR-asiat ovat nyt paremmin tiedossa, kun palvelu- tai muihin sopimukseen liittyy henkilötietojen käsittelyä, tai esimerkiksi tilaajavastuulain vaateita. Läpinäkyvyys on parantunut.”

Harri Kivelä
QEHS Manager
Kemppi Oy

Lue asiakastarinamme

Kiinnostaako dokumentinhallinta? Kysy lisää tai pyydä esittely

Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään. Se ei myöskään maksa mitään. Emmekä käytä yhteystietojasi muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Ota yhteyttä ja sovi helppo etätapaaminen. Katsotaan yrityksesi tilannetta ja tapaa toimia = pohditaan, minkälainen ratkaisu voisi soveltua teille.

Sam-Patrik Öhman
sam-patrik.ohman@systemsgarden.com
+358 40 758 4551

Muista myös muut blogikirjoituksemme

Yrityksemme LinkedInissä

Dokumentinhallinnan webinaari ke 16.9.2020 kello 9

Dokumentinhallinnan webinaari ke 16.9.2020 kello 9

Dokumentinhallinnan webinaari ke 16.9.2020 kello 9

Dokumenteille on Microsoft 365 -maailmassa monta kotia.

Suurimmalla osalla organisaatioita on käytössään henkilökohtaiset tiedostot, sähköposti, levypalvelimet, OneDrive, SharePoint, Teams, intranet ja lukematon määrä sekä omia että muiden ylläpitämiä palveluita, joihin yhteisiä dokumentteja voi jakaa ja tallentaa.

Tallentamisen lisäksi on mietittävä, miten luottamuksellisen tiedon suojaaminen, tiedostojen jako organisaation sisällä ja ulkopuolisten kanssa tapahtuu, ja kuinka sujuvaa dokumenttien haku on mahdollisten metatietojen avulla.

Oletteko siirtymässä pilvipalveluihin, luopumassa levypalvelimien käytöstä, sähköpostien liitetiedostoista tai kyllästyneet dokumenttien etsiskelyyn kuluvaan hukka-aikaan? Kiinnostaako tiedostojen toimivampi haku metadatan avulla, eri Microsoft 365 -työkalujen selkeämpi rooli tai esimerkiksi sopimusten arkistointi? Tämä webinaari on sinulle!

 

Ilmoittaudu mukaan maksuttomaan dokumentinhallinnan webinaariimme ke 16.9. kello 9:00-10! Dokumentinhallinnan asiantuntijamme Pirkka Paronen käy käytännönläheisin esimerkein läpi, kuinka lähteä liikkeelle ja millaisia työkaluja Microsoft 365 tarjoaa dokumentinhallintaan. Pirkka vastailee myös chatissa esitettyihin kysymyksiin 10:00-10:30.

Webinaari järjestetään Teams-kokouksena. Ilmoittautumisen jälkeen saat muutaman arkipäivän sisällä kokouslinkin sähköpostiisi.

Tervetuloa mukaan!

M365 HPR: Teams ja dokumentinhallinta

M365 HPR: Teams ja dokumentinhallinta

M365 HPR: Teams ja dokumentinhallinta

Kahdessakymmenessä vuodessa dokumentit eivät ole vielä kadonneet mihinkään”, toteaa Pirkka Paronen toukokuisessa HPR-seminaarissa.

Dokumentteja on – ja tulee jatkossakin olemaan – tuhansia, kymmeniä tuhansia, satoja tuhansia. On dokumentteja kumppaneilta, sopimuksia, dokumenttipohjia, tarjouksia, suunnitelmia. Entä niiden käyttöoikeus ja omistajuuskysymykset?  Tai arkistointi, ja versionhallinta?

Teams on ryhmätyöväline, jossa jokaisella tiimillä on oma työhuoneensa. Ilman yhteistä koodistoa tai pelisääntöjä kukin tiimi luo ja organisoi dokumentit oma tavallaan. Se voi pahimmillaan siilouttaa tiedon ”miljoonaan” eri paikkaan, kun Teamsin käyttöönoton myötä pienet tiimit tekevät töitä omassa luolassaan, ja tieto ei enää siirrykään tiimien välillä.

Pirkka peräänkuulutti esityksessään tiedonohjaussuunnitelmaa, tai yhteisesti sovittuja toimintatapoja, jotka määrittelevät, mikä on säilytettävää, pysyvää ja yhteisesti jaettavaa tietoa, ja mikä on projektiluontoista, lyhytaikaista tietoa, jonka on tarkoituskin hävitä.

Alkuun pääsee nimeämällä ja organisoimalla tiimit ensin organisaatio-, projekti- ja työryhmätiimeiksi niiden elinkaaren mukaan. Lisäksi on hyvä erottaa toisistaan omiksi kokonaisuuksiksi pienemmässä ryhmässä tapahtuva dokumenttien yhdessä työstäminen (Teams) ja yksisuuntainen, isolle joukolle tapahtuva julkaisu ja dokumenttien jakelu (SharePoint).

Dokumenttien tallennus jälkipolville (eli arkistointi) voidaan ratkaista mm. dokumentteihin kiinnitettävillä metatiedoilla tai Private labeling -luokittelulla. Läheskään kaikki tieto ei ole jälkipolville säilyttämisen arvoista. Metatietoihin kiinnitetty säännöstö tai käsittelyn automatisointi auttaa tiedon oikeanlaisessa arkistoinnissa.

Erilaisia malleja on tarjolla tiedonhallinnan toteuttamiseen Teamsissa, mutta suoraviivaista ratkaisua ei valitettavasti ole, sillä toteutustapa riippuu ympäristöstä ja siitä, mikä toimii mihinkin tapaukseen.

Pirkka totesi lopuksi, että Teams on vapaamuotoinen, ryhmän yhdessä tekemisen väline, eikä sitä kannata muuhun yrittää väkisin taivuttaa. Jos Teamsin haluaa saada tukemaan myös hallittua tietomallia, dokumentinhallinta vaatii edelleen SharePointin tarkempaa ymmärtämistä ja vision siitä, miten sen halutaan toimivan.

Lumene – intranet osaamisen jakamiseen

Lumene – intranet osaamisen jakamiseen

Lumene

Intranetin avulla tukea yhteistyöhön ja osaamisen jakamiseen

”Halusimme lähteä liikkeelle yksinkertaisesti, mutta meillä oli myös muutamia erityistoiveita. Systems Gardenin referenssit olivat vakuuttavat ja Verso Intranetin toimitusmalli sopi tarpeisiimme erinomaisesti,” perustelee Lumene Oy:n Communications Coordinator Marjukka Naakka.

Systems Gardenin Verso Intranet -mallilla rakennettiin Lumenelle helppokäyttöinen intranet, jota täydentää sosiaalisen median toiminnallisuudet sisältävä Verso People.

Lumene-intran päivittäminen tuli ajankohtaiseksi, kun käytössä olleen teknisen alustan ylläpito ja kehittäminen päättyi.

Vaihtoehtoja uudeksi intranetratkaisuksi kartoitettiin avoimesti ja laaja-alaisesti. Kiinnostavimmaksi vaihtoehdoksi valikoitui monessa organisaatiossa intranetin alustaksi valjastettu SharePoint, ja sopivimmaksi kumppaniksi Systems Garden.

”Halusimme lähteä liikkeelle yksinkertaisesti, mutta meillä oli myös muutamia erityistoiveita. Systems Gardenin referenssit olivat vakuuttavat ja Verso Intranetin toimitusmalli sopi tarpeisiimme erinomaisesti”, perustelee Lumene Oy:n Communications Coordinator Marjukka Naakka.

Neljä maata, kaksi kieltä

Intranet-projektille asetettiin selkeät tavoitteet: uuden intranetin pitäisi tukea Lumene-brändiä, olla helppokäyttöinen ja innostaa ihmisiä päivittämään ja etsimään tietoa sekä osallistumaan keskusteluihin.

Lumenella työskentelee reilut 500 henkilöä, joista hieman yli puolet Suomessa.

”Meillä on henkilöstöä myös Venäjällä, USAssa ja Ruotsissa, joten kieliversioita haluttiin suomen lisäksi englanti. Tuotantohenkilöstö pääsee intranettiin yhteiskäytössä olevilta koneilta eli se on ihan koko organisaation käytössä”, Naakka kertoo.

Sujuva startti

Määrittelyvaiheessa mietittiin Systems Gardenin avulla, mitä intranettiin halutaan.

”Sisällöt ja toiminnallisuudet suunniteltiin HR:n, viestinnän ja IT:n edustajien kesken. Verso Intranetin käyttöönottomalli on niin selkeä, että määrittely ei tuntunut työläältä vaan oli oikeastaan aika helppoa”, Marjukka Naakka muistelee.

Projektin yhteydessä otettiin käyttöön myös SharePointin My Site, Systems Gardenin Verso People -toimitusmallina. My Site tuo viestinnälliseen intraan sosiaalisen median työkalut eli esimerkiksi status-tiedot sekä kommentointi- ja tagaus-mahdollisuuden.

Uusia toiminnallisuuksia ja tehokas haku

Uuden intranetin lanseeraus suunniteltiin huolella, ja palautetta oli mahdollisuus antaa jo ennen varsinaista käyttöönottoa. Entiseen verrattuna toiminnallisuuksia on enemmän, ja esimerkiksi haku toimii huomattavasti paremmin.

”Vastaanotto on ollut innostunutta kaikissa maissa. Ihmiset ovat valmiita tuottamaan sisältöä, ja uuden intranetin käytettävyyttä ja visuaalista ilmettä on kehuttu”, Naakka iloitsee.

Kohti sähköisiä työtiloja

Yhteistyö Systems Gardenin kanssa on Marjukka Naakan mukaan ollut joustavaa ja mukavaa.

”Kysymyksiin on vastattu ja ongelmat ratkottu nopeasti. Systems Garden toteutti erityistoivomuksemme joustavasti, ja aikataulu piti; intranet julkaistiin puolen vuoden kuluttua tarjouskilpailusta.”

Sähköisten palveluiden kehittäminen Lumenella jatkuu.

”My Site on palvellut lähinnä henkilöhakuna, mutta otetaan lähiaikoina käyttöön laajemmin. Sähköisiä lomakkeita on kehitetty projektin alusta lähtien, ja niiden työstämistä jatketaan. Seuraavassa vaiheessa otetaan käyttöön työtilat”, Naakka listaa.

Marjukka Naakka, Communications Coordinator

”Yhteistyö ja henkilökemiat toimivat hyvin. Systems Garden toteutti erityistoivomuksemme joustavasti. Uuden intran helppokäyttöisyys hätkähdytti.”

Lumene

Lumene Oy on kokonaisvaltaisen kauneuden ja hyvinvoinnin huippuosaaja. Yrityksen menestys perustuu tinkimättömään, suomalaiseen ammattitaitoon ja innovatiiviseen tuotekehitykseen, joka hyödyntää alan uusinta teknologiaa sekä pohjoisen luonnon tehokkaita raaka-aineita.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä Marjaan ja sovi tapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi. Tapaaminen on maksuton, eikä velvoita mihinkään.

marja

Marja Unkuri
marja.unkuri@systemsgarden.com
0451217655

1 + 2 =

Ota yhteyttä