Vuokrasopimusten sujuva hallinta on Poselle tärkeää, jotta vuokralaisille voidaan tarjota nopeaa ja entistä parempaa palvelua. Sopimuksille tarvittiin keskitetty ja luotettava tallennuspaikka, josta sopimusten tiedot saataisiin nopeasti tarkistettua, ja versionhallinta olisi kunnossa.

”Projekti sujui hyvin. Alusta saakka meillä oli selkeä kuva, mihin ollaan ryhtymässä, ja mitä on tulossa. Saimme sopimushallinnan avulla lisää joustavuutta toimintaamme. Sopimustiedot ovat nyt saatavilla 15 sekunnissa”, Eemi Polas, Pose Oyn kiinteistövastaava kertoo.

Lue koko asiakastarina referensseistämme.

Dokumenteille on Microsoft 365 -maailmassa monta kotia.

Suurimmalla osalla organisaatioita on käytössään henkilökohtaiset tiedostot, sähköposti, levypalvelimet, OneDrive, SharePoint, Teams, intranet ja lukematon määrä sekä omia että muiden ylläpitämiä palveluita, joihin yhteisiä dokumentteja voi jakaa ja tallentaa.

Tallentamisen lisäksi on mietittävä, miten luottamuksellisen tiedon suojaaminen, tiedostojen jako organisaation sisällä ja ulkopuolisten kanssa tapahtuu, ja kuinka sujuvaa dokumenttien haku on mahdollisten metatietojen avulla.

Oletteko siirtymässä pilvipalveluihin, luopumassa levypalvelimien käytöstä, sähköpostien liitetiedostoista tai kyllästyneet dokumenttien etsiskelyyn kuluvaan hukka-aikaan? Kiinnostaako tiedostojen toimivampi haku metadatan avulla, eri Microsoft 365 -työkalujen selkeämpi rooli tai esimerkiksi sopimusten arkistointi? Tämä webinaari on sinulle!

Ilmoittaudu mukaan maksuttomaan dokumentinhallinnan webinaariimme ke 16.9. kello 9:00-10! Dokumentinhallinnan asiantuntijamme Pirkka Paronen käy käytännönläheisin esimerkein läpi, kuinka lähteä liikkeelle ja millaisia työkaluja Microsoft 365 tarjoaa dokumentinhallintaan. Pirkka vastailee myös chatissa esitettyihin kysymyksiin 10:00-10:30.

Webinaari järjestetään Teams-kokouksena. Ilmoittautumisen jälkeen saat muutaman arkipäivän sisällä kokouslinkin sähköpostiisi.

Tervetuloa mukaan!

Suomen Punaisessa Ristissä on totuttu itsenäisiin toimintatapoihin. Digitalisaatioratkaisuja vapaaehtoistoimintaan on ollut tarjolla keskitetysti vasta aivan viime vuosina, joten vapaaehtoiset ovat ottaneet kirjavan joukon paikallisia digitaalisia ratkaisuja käyttöönsä.

Systems Garden tarttui haasteeseen, jonka tavoitteena on saada kaikki työskentelemään sujuvasti yhdessä yhteisillä työvälineillä. Sähköpostin ja levypalvelimet korvaisivat yleisimmät M365-pilvipalvelut, tärkeimpinä Teams ja SharePoint. Osa dokumenteista tulisi myös tallentaa sähköisessä muodossa jälkipolville.

Kuinka se projekti sitten etenikään? Lue koko tarina!

”Kahdessakymmenessä vuodessa dokumentit eivät ole vielä kadonneet mihinkään”, toteaa Pirkka Paronen toukokuisessa HPR-seminaarissa.

Dokumentteja on – ja tulee jatkossakin olemaan – tuhansia, kymmeniä tuhansia, satoja tuhansia. On dokumentteja kumppaneilta, sopimuksia, dokumenttipohjia, tarjouksia, suunnitelmia. Entä niiden käyttöoikeus ja omistajuuskysymykset?  Tai arkistointi, ja versionhallinta?

Teams on ryhmätyöväline, jossa jokaisella tiimillä on oma työhuoneensa. Ilman yhteistä koodistoa tai pelisääntöjä kukin tiimi luo ja organisoi dokumentit oma tavallaan. Se voi pahimmillaan siilouttaa tiedon ”miljoonaan” eri paikkaan, kun Teamsin käyttöönoton myötä pienet tiimit tekevät töitä omassa luolassaan, ja tieto ei enää siirrykään tiimien välillä.

Pirkka peräänkuulutti esityksessään tiedonohjaussuunnitelmaa, tai yhteisesti sovittuja toimintatapoja, jotka määrittelevät, mikä on säilytettävää, pysyvää ja yhteisesti jaettavaa tietoa, ja mikä on projektiluontoista, lyhytaikaista tietoa, jonka on tarkoituskin hävitä.

Alkuun pääsee nimeämällä ja organisoimalla tiimit ensin organisaatio-, projekti- ja työryhmätiimeiksi niiden elinkaaren mukaan. Lisäksi on hyvä erottaa toisistaan omiksi kokonaisuuksiksi pienemmässä ryhmässä tapahtuva dokumenttien yhdessä työstäminen (Teams) ja yksisuuntainen, isolle joukolle tapahtuva julkaisu ja dokumenttien jakelu (SharePoint).

Dokumenttien tallennus jälkipolville (eli arkistointi) voidaan ratkaista mm. dokumentteihin kiinnitettävillä metatiedoilla tai Private labeling -luokittelulla. Läheskään kaikki tieto ei ole jälkipolville säilyttämisen arvoista. Metatietoihin kiinnitetty säännöstö tai käsittelyn automatisointi auttaa tiedon oikeanlaisessa arkistoinnissa.

Erilaisia malleja on tarjolla tiedonhallinnan toteuttamiseen Teamsissa, mutta suoraviivaista ratkaisua ei valitettavasti ole, sillä toteutustapa riippuu ympäristöstä ja siitä, mikä toimii mihinkin tapaukseen.

Pirkka totesi lopuksi, että Teams on vapaamuotoinen, ryhmän yhdessä tekemisen väline, eikä sitä kannata muuhun yrittää väkisin taivuttaa. Jos Teamsin haluaa saada tukemaan myös hallittua tietomallia, dokumentinhallinta vaatii edelleen SharePointin tarkempaa ymmärtämistä ja vision siitä, miten sen halutaan toimivan.