Intranetille annetaan MTK:lla suuri painoarvo. Se on maanlaajuisen etujärjestöorganisaation sähköinen sydän, joka pitää yhteiset ajatukset liikkeessä ja tukee työn virtaa.
”MTK:n aiempi intranet oli vanha, eikä tukenut enää sujuvaa tietotyötä asiantuntijaorganisaatiossa. Se oli otettu käyttöön yli vuosikymmen sitten, ja vaihtuvaa sisältöä sinne tuotettiin viime vuosina vain harvoin”, kertoo MTK:n viestinnän suunnittelija Jami Lauttalammi.
Intranetin uudistaminen on osa MTK:n tietohallinnon määrittelemää kokonaisuutta, johon kuuluu myös sähköisten työtilojen sekä dokumentinhallinnan päivittäminen.
”Aikaisemmin MTK:ssa oli tapana käydä keskusteluja ja jakaa tiedostoja sähköpostilla. Myös verkkolevyjen kansiorakenne oli vuosien varrella päässyt rönsyilemään. Kaikkiaan haluamme selkeyttä ja hyvää versionhallintaa tiedonkulkuun. Tavoitteena on luoda toimiva työkalupakki koko MTK:n väen käyttöön.”
Lauttalammi kertoo, että syksyllä 2015 intranet-konseptointia tehtiin oman talon voimin. Vastaavasti SharePointin dokumentinhallintaa pilotoitiin alkuvuodesta 2016.
”Pilotin ja taustatyön pohjalta ymmärsimme, että kannattaa lähteä liikkeelle sähköiset työtilat ja intranet edellä.”
Vuoden 2016 kesällä MTK järjesti tarjouskierroksen, ja Systems Garden valikoitui kumppaniksi. Syksyllä päästiin jo työn syrjään kiinni.
”Aikataulu oli tiukka. Meillä oli tulossa valiokuntauudistus, ja MTK oli luvannut uusille valiokunnille sähköiset työtilat käyttöön vuoden vaihteeseen mennessä. Omien toimihenkilöidemme lisäksi halusimme siis myös avata uuden keskusteluväylän luottamushenkilöillemme.”
Valmista oli jo marraskuun loppupuolella. Lopullinen toteutus sujui varsin nopeasti, nollatilanteesta versioon 1.0 päästiin noin kolmessa kuukaudessa.
”Ja tässä ajassa saimme vieläpä koko paketin eli työtilojen lisäksi intranetin. Olimme sopineet tiukasta aikataulusta, ja siinä pysyttiin”, Lauttalammi kehuu.
Intranet ja työtilat toteutettiin Systems Gardenin Verso-käyttöönottomallilla, joka tarjoaa asiakkaalle noin 80-prosenttisesti valmiin aihion kehitystyön ponnistuslaudaksi.
”Versossa oli mukavaa se, että näimme jo alkumetreillä, millaisia järjestelmistä on suurin piirtein tulossa. Näin pystyimme miettimään seuraavaa kehitysaskelta paljon konkreettisemmalta pohjalta, ja millaisia räätälöintejä MTK alustoille haluaa.”
MTK:lta mukana oli pieni projektiryhmä ja Systems Gardenilta hankkeessa oli kaksi yhteyshenkilöä.
”Projektin etenemisen kannalta ryhmäkoko oli hyvä ja kompakti. Pidin myös siitä, että Systems Gardenin suunnalta tuli jatkuvasti näkemystä siitä, millaisia räätälöintejä pilviympäristössä kannattaa tehdä ja mitä ei.”
Nyt MTK:n intranet alkaa lunastaa siihen kohdistuvia odotuksia.
”Intranetin tavoitteena on osallistaa. Siksi on hienoa, että käyttäjät pääsevät itse lisäämään uutisia ja kommentoimaan niitä tai vaikkapa laittamaan kalenterimerkintöjä intranetiin. Haluamme tukea hyvää me-henkeä ja tuoda MTK:n väen koko Suomen laajuudella mukaan yhteiselle alustalle.”
MTK on erittäin aktiivinen somessa, erilaisia kanavia on koko MTK:n laajuudella yli 30. Systems Gardenilta saatiin apua myös Some-virran luovimiseen.
”Systems Garden tarjosi ratkaisuksi somekeskuksen, josta käyttäjä voi valita itselleen sopivimmat some-kanavat seurantaan. Näin meidän ei tarvinnut tehdä valintaa käyttäjien puolesta, mitkä kanavistamme nostetaan syötteenä intranetiimme.”
Lauttalammi nostaa esiin laiteriippumattomuuden erityisen tärkeänä ominaisuutena MTK:lle.
”Se, että pystymme käyttämään näitä ratkaisuita kännykällä mistä tahansa on myös olennainen parannus entiseen maailmaan.”
Lauttalammi kertoo, että laajemman dokumentinhallinnan suunnittelun ja toteutuksen osalta voidaan ottaa reipas tuumaustauko.
”Meillä on nyt hyvää aikaa harjoitella intranetin ja sähköisten työtilojen käyttöä ennen seuraavaa askelta.”
