Onko yrityksessäsi käytössä Microsoft 365-lisenssi? Hienoa, sillä voit säästää useita tuhansia euroja sen avulla. Tiedätkö nimittäin, mitä kaikkia eri toiminnallisuuksia tähän M365-lisenssiin (entinen Microsoft Office 365-lisenssi) sisältyy?

Useat yritykset käyttävät vain murto-osaa Microsoft 365-lisenssin tarjoamista toiminnallisuuksista ja maksavat samanaikaisesti turhaan eri ohjelmistojen käytöstä, vaikka samat toiminnot löytyvät jo M365-lisenssistä.

Moni miettii keinoja, miten yritys voi parantaa kannattavuuttaan. Käyttämällä Microsoft 365-lisenssiin kuuluvaa sovellusta, voit säästää parhaimmillaan jopa kymmenen tuhatta euroa vuodessa, kun voit lopettaa sopimuksen erillisen palveluntarjoajan kanssa.

Hyödynnä lisenssiäsi muuhunkin kuin Teamsiin ja Outlookiin

Moni yritys hyödyntääkin Microsoft 365-pakettia lähinnä Outlookin ja Teamsin käyttöön, vaikka ne ovat vain murto-osa niistä toiminnallisuuksista, mitä lisenssiin kuuluu. Microsoft 365 -paketti tarjoaa mahdollisuuden kaikkien yllämainittujen hallintaan yhdellä lisenssillä, mikä paitsi karsii ylimääräisiä lisenssikustannuksia, myös yksinkertaistaa IT-ympäristöä ja tehostaa työntekoa. Yrityksen kannattavuuden parantaminen voi lähteä siis jo ylimääräisten lisenssien karsimisesta.

Mitä kaikkea Microsoft 365 -pakettiin sitten kuuluu?

Microsoft 365 on pilvipohjainen palvelupaketti, joka kokoaa yhteen useita Microsoftin tuotteita ja palveluita yhden kätevän tilausmallin alle. Se on suunniteltu vastaamaan niin pienyritysten kuin suurten organisaatioidenkin tarpeisiin, tarjoten kaiken tarvittavan työskentelyyn, viestintään, tietoturvaan ja tiedonhallintaan.

Pakettiin voi kuulua tuttuja sovelluksia kuten Word, Excel, PowerPoint sekä moderneja työkaluja kuten Teams, SharePoint ja OneDrive. Laajempaan pakettiin voidaan sisällyttää myös vaikkapa Power Bi -lisenssi.

Vaikka Microsoft tarjoaa useita Office-paketteja, kuten Office 2019, Home, Business, ProPlus, E3 ja Insider, Microsoft 365 erottuu joukosta pilvipohjaisena tilauspalveluna, joka tarjoaa jatkuvat päivitykset, laajennetun pilvitallennustilan ja tiiviin integraation Microsoftin pilvipalveluihin. Toisin kuin kertalisenssillä hankitut Office-paketit, M365 pysyy aina ajan tasalla uusimmilla ominaisuuksilla ja tietoturvapäivityksillä.

Microsoft 365 -pakettiin kuuluu myös Microsoft Copilot (Microsoftin tekoälysovellus), jonka yritykset voivat ottaa mukaan päivittäisiin toimintoihin tehostaakseen työtapoja ja vapauttaakseen aikaa työntekijöiltään muihin työtehtäviin.

Nykypäivän palvelupaketilla voidaan siis tehdä todella monia asioita, joihin tyypillisesti käytetään useita eri sovelluksia. Hyödyntämällä kokonaisvaltaisesti kaikkia Microsoft 365 -paketin mahdollisuuksia, voidaan karsia tehokkaasti ulkopuolisten sovellusten vuosisopimushintoja.

Jos dokumentteja on hallittu ulkopuolisilla sovelluksilla, voidaan Microsoft 365:een siirtymällä säästää jopa 10 000 euroa lisenssikustannuksista.

Miten yrityksen kannattavuutta voidaan parantaa Microsoft 365-lisenssin avulla?

Yhtenäinen alusta

Microsoft 365 kokoaa kaikki keskeiset toimisto-ohjelmistot ja yhteistyötyökalut yhteen pakettiin, mikä vähentää tarvetta hankkia ja ylläpitää useita erillisiä ohjelmistoja. Karsimalla ylimääräisiä järjestelmiä yhtenäistetään IT-järjestelmää ja säästetään kustannuksista merkittävästi.

Joustava hinnoittelu

Microsoft 365:n tilausmalli mahdollistaa joustavamman budjetoinnin. Voitte valita juuri teidän yrityksenne tarpeisiin sopivan tilausvaihtoehdon, jolloin maksatte vain käyttämistänne palveluista. Tämä vähentää turhia kustannuksia, kun ylläpidetään lisenssejä ohjelmistoihin, joita ei enää käytetä aktiivisesti.

Vähennä kolmannen osapuolen sovellusten tarvetta

Monet yritykset käyttävät ja maksavat kolmansien osapuolten sovelluksista tehdäkseen töitä, jotka voitaisiin hoitaa Microsoft 365:n avulla. Esimerkiksi Teams tarjoaa kattavat viestintä- ja yhteistyöominaisuudet, SharePoint ja OneDrive tarjoavat dokumentinhallintaa ja -säilytystä, kun taas Power BI tukee datan analysointia. Siirtymällä näiden sisäisten työkalujen käyttöön voidaan välttää kolmansien osapuolien sovellusten vuosittaiset lisenssimaksut, mikä voi säästää merkittäviä summia rahaa.

Parannettu tietoturva ja compliance

Microsoft 365 sisältää myös kattavat tietoturva- ja compliance-työkalut, jotka vähentävät tarvetta investoida erillisiin tietoturvaratkaisuihin.

Advanced Threat Protection, Data Loss Prevention ja eDiscovery ovat esimerkkejä ominaisuuksista, jotka auttavat suojaamaan arkaluontoista tietoa ja varmistamaan, että yrityksenne noudattaa alaa koskevia säännöksiä. Tämä ei ainoastaan paranna organisaationne turvallisuutta, vaan myös vähentää kuluja, jotka syntyvät useiden eri tietoturvatuotteiden ylläpidosta.

Jatkuva päivitys ja innovaatio

Toisin kuin perinteiset kertalisenssillä hankitut ohjelmistot, Microsoft 365 takaa pääsyn jatkuvasti päivittyviin ominaisuuksiin ja parannuksiin ilman lisämaksua. Tämä tarkoittaa, että organisaationne voi hyödyntää uusimpia teknologioita ja pysyä kilpailijoidensa edellä ilman tarvetta investoida jatkuvasti uusiin ohjelmistoversioihin tai -päivityksiin.

Aloita lisenssikustannusten karsinta Systems Gardenin avulla

Paras hyöty lisensseistä saadaankin hyödyntämällä niitä kokonaisvaltaisesti. Microsoft 365 tarjoaa monipuolisen ja kustannustehokkaan ratkaisun yrityksille, jotka pyrkivät yksinkertaistamaan IT-ympäristöään ja vähentämään lisenssimaksuja.

Siirtymällä Microsoft 365:n käyttöön voitte paitsi parantaa organisaationne tehokkuutta ja tietoturvaa, myös säästää merkittävästi kustannuksissa, jotka aiheutuvat useiden erillisten ohjelmistolisenssien hallinnasta. Tämän avulla yrityksenne voi keskittyä olennaiseen: kasvuun ja kehitykseen mutkattomasti työkaluja halliten. Tutustu vielä tarkemmin lisenssin hyötyihin.

Systems Garden auttaa asiakkaitaan hyödyntämään Microsoft 365:n tarjoamat mahdollisuudet kustannustehokkaasti. Ota rohkeasti yhteyttä, niin räätälöimme juuri teidän yrityksenne tarpeita vastaavan ratkaisun.

Kiinnostuitko? Anna meidän auttaa M365-lisenssin paremmassa hyödyntämisessä!

Systems Gardenin M365-asiantuntijat Miia, Samppa ja Satu kertovat, että Microsoft 365 -lisenssi tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet keskittää ohjelmistotarpeita sekä karsia päällekkäisiä järjestelmiä ja turhia kustannuksia. Ennen kaikkea se luo säästöä arjen helpottumisen ja sujuvoitumisen kautta.

SG:n asiantuntijat toteavat Microsoftin saavuttaneen 365-lisenssillään laajan käyttäjäkunnan, minkä ansiosta myös käyttäjien ja organisaatioiden ymmärrys sen tarjoamista mahdollisuuksista paranee kaiken aikaa. Lisensseistä jää kuitenkin edelleen paljon hyödyntämättä.

– Käyttäjät tiedostavat koko ajan paremmin, että M365-ympäristöön kuuluu paljon muutakin kuin Outlook. Samalla lisenssillä pyörivät esimerkiksi intranet, dokumentinhallinta, sopimushallinta, Teams sekä lomakkeet. Kun dataa kertyy paljon, myös raporttien laadinta onnistuu kätevästi. Tietoisuudella olisi kuitenkin vielä runsaasti varaa parantua, Samppa tuumii.

Yksi M365-lisenssin hyödyistä on Microsoft Copilotin käyttöönotto, joka voi tehostaa yrityksen toimintaa merkittävästi.

M365-lisenssi karsii päällekkäisyyksiä ja tuo säästöä

Mitä M365-ympäristön keskeiset hyödyt sitten ovat? Satun mukaan ensinnäkin se, että vaikka M365-ympäristö avaa käyttäjälleen erilaisia työkaluja kuin linkkuveitsi, tarjoaa se toisaalta myös hyvät mahdollisuudet karsia päällekkäisyyksiä.

– Kun aletaan pohtia lisenssin laajempaa hyödyntämistä ja sitä, mitä kaikkia ohjelmistotarpeita asiakkaalla oikeastaan on, voidaan M365-ratkaisujen käyttöönotossa usein poistaa niiden vastineita. Kun asiat tapahtuvat samassa ympäristössä, ei useita eri ohjelmistoja tarvita.

Miia nostaa tästä esimerkiksi Microsoftin kanssa kilpailevat intraratkaisut. Hän kertoo, että M365-lisenssiin kuuluvaan SharePointiin voidaan rakentaa sujuva ja helppokäyttöinen intra, mutta todella moni ei sitä tiedä. Tai jos ratkaisu onkin käytössä, niin tiedossa ei välttämättä ole se, kuinka hyvin tiedonhallinta SharePointin avulla mahdollistuu.

– Perinteisesti tiedostoja on jouduttu tallentamaan yksi kerrallaan niille määrättyihin paikkoihin, ja vaikka osa yrityksistä onkin siirtänyt ohjelmistotarpeensa pilveen, saattaa käytössä olla edelleen sama kansiorakenne kuin verkkolevyllä. Silloin vaikkapa jonkin yksittäisen sopimuksen löytäminen voi olla yllättävän hankalaa.

– Pilvessä se onnistuu huomattavasti vaivattomammin metatietojen avulla. Ne vaativat jonkin verran hallinnointia ja yritykseltä muutoksen johtamista, mutta niiden avulla tiedot kuitenkin ohjautuvat aina oikeaan paikkaan ja löytyvät etsimättä. Säästö muodostuu käyttäjän arjessa, kun tietojen käsittely selkeytyy ja helpottuu.

Lue myös kuinka Microsoft 365- voi auttaa säästämään jopa 10 000 € lisenssikustannuksissa!

Eroon verkkolevyistä

Työn helpottamisen ja sujuvoittamisen sekä päällekkäisten ohjelmistojen karsinnan ohella M365-ympäristö mahdollistaa kustannussäästön kolmannellakin tavalla. Sampan mukaan se on nostanut ilmiönä päätään jo jonkin aikaa.

– Nykyisin hankkiudutaan yhä enemmän eroon vanhoista verkkolevyistä, jolloin päästään samalla eroon palvelimen ylläpito- ja konesalikuluista. Jokainen lisenssi antaa pilveen paljon tilaa, johon mahtuu suuri määrä dataa. Sopimukset, dokumentit, intra yms. voidaan viedä M365-ympäristöön ja paikallinen palvelin sammuttaa.

– Sen jälkeen käytettävissä on versionhallinta, VPN:ää ei tarvita ja kaikki on saavutettavissa mistä vain – voit selata tietoja vaikka kännykällä, Samppa vinkkaa.

Monipuolinen M365-lisenssi helpottaa ja sujuvoittaa arjen työtä

Päätös M365-ympäristön laaja-alaisemmasta valjastamisesta tehdään Sampan mukaan harvoin organisaation ylätasolla. Tyypillisemmin tarve havaitaan osastokohtaisesti, kun vaikkapa sopimuskatkon tai liittymätarpeen yhteydessä ryhdytään pohtimaan vaihtoehtoja dokumentinhallinnan tai sopimushallinnan ratkaisuille.

– Se kirpoaa yleensä jostain tietystä kokonaisuuden nurkasta, ja siinä vaiheessa meihin on yhteydessä esimerkiksi viestinnästä tai it-asioista vastaava henkilö. Sellainen avaus, että ”Tiedämme, mitä kaikkea lisenssillä voi tehdä, mutta voisitteko auttaa siinä?” on aika harvinainen. Tyypillisempää on, että asiakas ymmärtää tarvitsevansa apua, mutta ei oikein itsekään tiedä, missä ongelmat piilevät. Niissäkin tapauksissa toki tiedostetaan, että sen hetkisiin ratkaisuihin menee paljon rahaa, Samppa toteaa.

– Joskus M365-ympäristön laajempi haltuunotto käynnistyy jonkin muun projektin, kuten Teams-käyttöönoton johdannaisena, tai koulutuksen yhteydessä, kun huomio kiinnittyy siihen, mihin yhdessä tehdyt työt tallennetaan, Satu lisää.

M365-lisenssistä saa parhaan hyödyn kokonaisvaltaisella käytöllä

Systems Gardenin ammattilaiset auttavat mielellään yksittäisten M365-ratkaisujen parissa ja painottavat yhteistyön merkitystä, mutta huomauttavat samalla, että paras hyöty lisenssistä saadaan keskittämällä työskentely yhteen ympäristöön.

– Asiakkaalla on paras tieto siitä, miten he tekevät asioita ja kuinka eri osastot työskentelevät ja pelaavat yhteen. Meidän ammattilaisemme voivat kuitenkin vinkata, missä nykyään kannattaa olla ja minkälaisia automaatioita rakentaa. Autamme konsultoinnista toteutuksen siinä laajuudessa kuin asiakas haluaa, Satu lupaa.

Tarvittaessa Systems Gardenin asiantuntijat laativat yhdessä asiakkaan kanssa kartoituksen ja roadmapin, jonka pohjalta ohjelmistokokonaisuuden sujuvoittamista ja mahdollista karsintaa voidaan toteuttaa.

Optimaalisinta olisi päästä kiinni asiakkaan kokonaiskuvaan, sillä niin monet asiat liittyvät toisiinsa. On aina ihanaa päästä sanomaan asiakkaalle, miten jokin kannattaa tehdä ja että meillä on siihen kaikki ratkaisut, koska silloin päästään tehostamaan asiakkaan työskentelyä niin positiivisessa mielessä – helpottamisen ja mukavoittamisen kautta, Samppa summaa.