fbpx
Milloin on aika päivittää intranet — ja miksi se kannattaa tehdä?

Milloin on aika päivittää intranet — ja miksi se kannattaa tehdä?

Milloin on aika päivittää intranet — ja miksi se kannattaa tehdä?

 

Intranet on monille yrityksille ja organisaatioille tärkeä työkalu sisäisen viestinnän ja yhteistyön tukemisessa. Ajan myötä teknologiset ratkaisut vanhenevat ja intranet vaatii päivitystä.

Mistä sitten tietää, että intranet kaipaa päivitystä? Lue vinkit, joiden avulla huomaat merkit vanhentuneesta intranet-ratkaisusta ja tutustu intranetin uudistamisen hyötyihin.

 

Mistä tietää, että intranet tarvitsee päivitystä?

 

Löytyykö intranetistä helposti ja nopeasti tieto, kuinka jäädään lomalle tai miten sairauspoissaolon kanssa menetellään? Yksi selkeimmistä vanhentuneen intranetin merkeistä on navigointiongelmat ja sekava rakenne. Talossa jo vuosia olleet työntekijät saattavat kyllä muistaa, millaisen hakupolun kautta ohjeet löytyvät, mutta uusille työntekijöille sama prosessi voi tuottaa haasteita.

Kun työntekijät valittavat, että he eivät löydä tarvitsemaansa tietoa, on intranetin rakenne epälooginen ja vaikeasti hahmotettava. Jos tieto on kaiken lisäksi kätketty syvälle monimutkaisten polkujen taakse, työntekijät joutuvat käyttämään liikaa aikaa tiedon etsimiseen, mikä vähentää tuottavuutta ja aiheuttaa turhautumista.

Myös vanha käyttöliittymä ja teknologia ovat merkkejä siitä, että intranet kaipaa päivitystä. Vanhentunut ulkoasu ja hidas suorituskyky vähentävät käyttäjien halukkuutta käyttää järjestelmää. Yleinen tyytymättömyys intranetin nopeuteen ja toimivuuteen kertoo siitä, että järjestelmä kaipaa päivitystä.

Lisäksi vanhan järjestelmän ylläpito tulee kalliiksi ja tehottomaksi ajan myötä, joten ylläpitokustannusten nousu on myös yksi selkeä merkki siitä, että intranet kaipaa päivitystä.

 

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

 

Modernisoinnin hyödyt

 

  • Pienen päivityksen avulla intranetin tehokkuus paranee merkittävästi. Parempi tiedon löydettävyys ja sujuvampi viestintä vähentävät väärinkäsityksiä ja lisäävät työntekijöiden tuottavuutta, sillä kun tiedon hakeminen on nopeaa ja helppoa, työntekijöillä jää enemmän aikaa varsinaiseen työskentelyyn. Tehostettu yhteistyö ja projektinhallinta parantavat myös koko organisaation yleistä tehokkuutta.

 

  • Käyttäjätyytyväisyys. Käyttäjätyytyväisyys kasvaa, kun intranet on intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen. Uudistetun intranetin mukautuvat ja monipuoliset toiminnot parantavat käyttökokemusta ja tekevät työskentelystä sujuvampaa. Teknologian päivittäminen ja ajantasaiset tietoturvaratkaisut varmistavat myös, että intranet on turvallinen ja luotettava.

 

  • Säästöt. Intranetin uudistaminen tuo mukanaan merkittäviä kustannussäästöjä, kun modernin intranetin ylläpito on edullisempaa ja ongelmia on vähemmän. Kun siirrytään pois paikallisten palvelinten käytöstä pilveen, tehdään huomattavia säästöjä. Lisäksi uusi intranet on joustava ja skaalautuva, mikä tarkoittaa, että se voidaan helposti mukauttaa yrityksen kasvun ja muutosten mukaan. Käyttäjien tarpeiden mukaan muokattavissa oleva järjestelmä parantaa omalta osaltaan käyttökokemusta ja tehokkuutta.

 

  • Vastuun jakautuminen. Intranetin päivitys voidaan jakaa yhdeltä ylläpitäjältä vaikkapa koko organisaation vastuuksi. Mahdollisuus osallistua tiedottamiseen ja tiedon jakamiseen parantaa työilmapiiriä, ja helpottaa samalla intranetin ylläpitoa.

 

Hyvin rakennetun intranetin kulmakivet

 

Käyttäjäkeskeinen suunnittelu on hyvän intranetin perusta. Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä ja selkeä, intuitiivinen navigointi parantavat käyttäjäkokemusta ja tekevät tiedon löytämisestä helppoa. Kun vanhassa intranetissä navigaatio on usein suunniteltu eri yksiköitä ajatellen ja organisaatiokaaviota noudattaen, on modernimpi tapa rakentaa navigaatio käyttäjien tarpeita silmällä pitäen.

Olipa työntekijä sitten markkinointi- tai it-osastolta, kaipaa jokainen joskus samoja työsuhteeseen liittyviä ohjeita. Otsikot voisivatkin olla yksiköiden sijaan esimerkiksi ”Meillä töissä” tai ”Työn tueksi”, joista löytyvät helposti kaikkia työntekijöitä koskettavat ohjeet, käytännöt ja muut tiedot.

 

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

Integraatiot muihin työkaluihin ja järjestelmiin parantavat työprosessien sujuvuutta. Kun intranet esimerkiksi liitetään osaksi Teamsiä Viva Connectionin avulla, käyttäjä löytää saman uudistetun Intranetin myös Teamsin sisältä.

Intranetin lisäksi kannattaa hoitaa dokumentinhallinta kuntoon, jolloin tarvittava tieto on entistä helpompi löytää. Tämä tapahtuu esimerkiksi lisäämällä tärkeisiin dokumentteihin metatietoja, kuten asiakirjan tyyppi — onko kyseessä ohjekirja vai sopimuspohja?

Onko teidän intranettinne ajan tasalla? Selvitä, miten voimme auttaa päivittämään intranetinne vastaamaan nykypäivän vaatimuksia. Lue lisää siitä, kuinka voidaan toteuttaa intranet Sharepointin avulla, tutustu Systems Gardenin intranet-ratkaisuun ja pyydä tarjous omalle toteutuksellesi.

 

Kiinnostuitko? Anna meidän auttaa intranetin päivittämisessä!

 

Älä maksa turhia lisenssimaksuja — karsi turhat kulut Microsoft 365:n avulla ja säästä jopa 10 000 euroa vuodessa

Älä maksa turhia lisenssimaksuja — karsi turhat kulut Microsoft 365:n avulla ja säästä jopa 10 000 euroa vuodessa

Älä maksa turhia lisenssimaksuja — karsi turhat kulut Microsoft 365:n avulla ja säästä jopa 10 000 euroa vuodessa

 

Onko yrityksessäsi käytössä Microsoft 365-lisenssi? Hienoa, sillä voit säästää useita tuhansia euroja sen avulla. Tiedätkö nimittäin, mitä kaikkia eri toiminnallisuuksia tähän M365-lisenssiin (entinen Microsoft Office 365-lisenssi) sisältyy?

Useat yritykset käyttävät vain murto-osaa Microsoft 365-lisenssin tarjoamista toiminnallisuuksista ja maksavat samanaikaisesti turhaan eri ohjelmistojen käytöstä, vaikka samat toiminnot löytyvät jo M365-lisenssistä.

Moni miettii keinoja, miten yritys voi parantaa kannattavuuttaan. Käyttämällä Microsoft 365-lisenssiin kuuluvaa sovellusta, voit säästää parhaimmillaan jopa kymmenen tuhatta euroa vuodessa, kun voit lopettaa sopimuksen erillisen palveluntarjoajan kanssa.

 

Hyödynnä lisenssiäsi muuhunkin kuin Teamsiin ja Outlookiin

Moni yritys hyödyntääkin Microsoft 365-pakettia lähinnä Outlookin ja Teamsin käyttöön, vaikka ne ovat vain murto-osa niistä toiminnallisuuksista, mitä lisenssiin kuuluu. Microsoft 365 -paketti tarjoaa mahdollisuuden kaikkien yllämainittujen hallintaan yhdellä lisenssillä, mikä paitsi karsii ylimääräisiä lisenssikustannuksia, myös yksinkertaistaa IT-ympäristöä ja tehostaa työntekoa. Yrityksen kannattavuuden parantaminen voi lähteä siis jo ylimääräisten lisenssien karsimisesta.

 

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

 

Mitä kaikkea Microsoft 365 -pakettiin sitten kuuluu?

Microsoft 365 on pilvipohjainen palvelupaketti, joka kokoaa yhteen useita Microsoftin tuotteita ja palveluita yhden kätevän tilausmallin alle. Se on suunniteltu vastaamaan niin pienyritysten kuin suurten organisaatioidenkin tarpeisiin, tarjoten kaiken tarvittavan työskentelyyn, viestintään, tietoturvaan ja tiedonhallintaan.

Pakettiin voi kuulua tuttuja sovelluksia kuten Word, Excel, PowerPoint sekä moderneja työkaluja kuten Teams, SharePoint ja OneDrive. Laajempaan pakettiin voidaan sisällyttää myös vaikkapa Power Bi -lisenssi.

Vaikka Microsoft tarjoaa useita Office-paketteja, kuten Office 2019, Home, Business, ProPlus, E3 ja Insider, Microsoft 365 erottuu joukosta pilvipohjaisena tilauspalveluna, joka tarjoaa jatkuvat päivitykset, laajennetun pilvitallennustilan ja tiiviin integraation Microsoftin pilvipalveluihin. Toisin kuin kertalisenssillä hankitut Office-paketit, M365 pysyy aina ajan tasalla uusimmilla ominaisuuksilla ja tietoturvapäivityksillä.

Nykypäivän palvelupaketilla voidaan siis tehdä todella monia asioita, joihin tyypillisesti käytetään useita eri sovelluksia. Hyödyntämällä kokonaisvaltaisesti kaikkia Microsoft 365 -paketin mahdollisuuksia, voidaan karsia tehokkaasti ulkopuolisten sovellusten vuosisopimushintoja.

Jos dokumentteja on hallittu ulkopuolisilla sovelluksilla, voidaan Microsoft 365:een siirtymällä säästää jopa 10 000 euroa lisenssikustannuksista.

 

Miten yrityksen kannattavuutta voidaan parantaa Microsoft 365-lisenssin avulla?

 

Yhtenäinen alusta

Microsoft 365 kokoaa kaikki keskeiset toimisto-ohjelmistot ja yhteistyötyökalut yhteen pakettiin, mikä vähentää tarvetta hankkia ja ylläpitää useita erillisiä ohjelmistoja. Karsimalla ylimääräisiä järjestelmiä yhtenäistetään IT-järjestelmää ja säästetään kustannuksista merkittävästi.

Joustava hinnoittelu

Microsoft 365:n tilausmalli mahdollistaa joustavamman budjetoinnin. Voitte valita juuri teidän yrityksenne tarpeisiin sopivan tilausvaihtoehdon, jolloin maksatte vain käyttämistänne palveluista. Tämä vähentää turhia kustannuksia, kun ylläpidetään lisenssejä ohjelmistoihin, joita ei enää käytetä aktiivisesti.

Vähennä kolmannen osapuolen sovellusten tarvetta

Monet yritykset käyttävät ja maksavat kolmansien osapuolten sovelluksista tehdäkseen töitä, jotka voitaisiin hoitaa Microsoft 365:n avulla. Esimerkiksi Teams tarjoaa kattavat viestintä- ja yhteistyöominaisuudet, SharePoint ja OneDrive tarjoavat dokumentinhallintaa ja -säilytystä, kun taas Power BI tukee datan analysointia. Siirtymällä näiden sisäisten työkalujen käyttöön voidaan välttää kolmansien osapuolien sovellusten vuosittaiset lisenssimaksut, mikä voi säästää merkittäviä summia rahaa.

Parannettu tietoturva ja compliance

Microsoft 365 sisältää myös kattavat tietoturva- ja compliance-työkalut, jotka vähentävät tarvetta investoida erillisiin tietoturvaratkaisuihin.

Advanced Threat Protection, Data Loss Prevention ja eDiscovery ovat esimerkkejä ominaisuuksista, jotka auttavat suojaamaan arkaluontoista tietoa ja varmistamaan, että yrityksenne noudattaa alaa koskevia säännöksiä. Tämä ei ainoastaan paranna organisaationne turvallisuutta, vaan myös vähentää kuluja, jotka syntyvät useiden eri tietoturvatuotteiden ylläpidosta.

Jatkuva päivitys ja innovaatio

Toisin kuin perinteiset kertalisenssillä hankitut ohjelmistot, Microsoft 365 takaa pääsyn jatkuvasti päivittyviin ominaisuuksiin ja parannuksiin ilman lisämaksua. Tämä tarkoittaa, että organisaationne voi hyödyntää uusimpia teknologioita ja pysyä kilpailijoidensa edellä ilman tarvetta investoida jatkuvasti uusiin ohjelmistoversioihin tai -päivityksiin.

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

Aloita lisenssikustannusten karsinta Systems Gardenin avulla

Paras hyöty lisensseistä saadaankin hyödyntämällä niitä kokonaisvaltaisesti. Microsoft 365 tarjoaa monipuolisen ja kustannustehokkaan ratkaisun yrityksille, jotka pyrkivät yksinkertaistamaan IT-ympäristöään ja vähentämään lisenssimaksuja.

Siirtymällä Microsoft 365:n käyttöön voitte paitsi parantaa organisaationne tehokkuutta ja tietoturvaa, myös säästää merkittävästi kustannuksissa, jotka aiheutuvat useiden erillisten ohjelmistolisenssien hallinnasta. Tämän avulla yrityksenne voi keskittyä olennaiseen: kasvuun ja kehitykseen mutkattomasti työkaluja halliten. Tutustu vielä tarkemmin lisenssin hyötyihin.

Systems Garden auttaa asiakkaitaan hyödyntämään Microsoft 365:n tarjoamat mahdollisuudet kustannustehokkaasti. Ota rohkeasti yhteyttä, niin räätälöimme juuri teidän yrityksenne tarpeita vastaavan ratkaisun.

 

Kiinnostuitko? Anna meidän auttaa M365-lisenssin paremmassa hyödyntämisessä!

 

Systems Gardenin asiakastyytyväisyys erinomaisella tolalla

Systems Gardenin asiakastyytyväisyys erinomaisella tolalla

Systems Gardenin asiakastyytyväisyys erinomaisella tolalla

Systems Garden teetti asiakastyytyväisyyskyselyn asiakkailleen alkuvuodesta, jonka tulokset olivat jälleen ilahduttavan positiiviset. Yhteenvetona kaikki kyselyyn vastaajat olivat tyytyväisiä palveluun, ja tällä hetkellä NPS-lukumme on 78.

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

Ammattitaito ja selkeys sai kiitosta

Näin Systems Garden keräsi pisteitä eri asiakastyytyväisyyttä mittaavissa kategorioissa:

Asiakassuhteen hoito: tyytyväisiä oli yli 53 prosenttia vastanneista, ja erittäin tyytyväisiä loput 47 prosenttia.
Palvelut ja konsultointi: 52 prosenttia oli tyytyväisiä, 45 prosenttia erittäin tyytyväisiä, ja 3 prosenttia ei tyytyväinen eikä tyytymätön
Ratkaisut ja tuotteet: 64 prosenttia tyytyväisiä, 32 prosenttia erittäin tyytyväisiä ja 4 prosenttia ei tyytyväisiä eikä tyytymättömiä.
Yrityskuva: 46 prosenttia oli tyytyväisiä, 42 prosenttia erittäin tyytyväisiä ja 12 prosenttia ei tyytyväisiä eikä tyytymättömiä.

Etenkin asiakassuhteen hoito sekä ratkaisut ja tuotteet saivat kiitosta. Asiakassuhteen hoidossa mainitsemisen arvoista olivat erityisesti asiakkaan tarpeiden ymmärtäminen sekä tarjousten ja sopimusten selkeys. Moni vapaista kommenteista korosti myös selkeyttä sekä yhteyshenkilön kykyä ymmärtää tarpeita ja siten olla mukana kehittämässä uusia ratkaisuja.

”Loistavaa osaamista ja selvää informointia.”

”Meidän yhteyshenkilömme Samppa (Sam-Patrik Öhman) on mukavan rento ja selkeä. Hommat hoituu näppärästi ja varmasti.”

”Aina on apua saanut, kun tarvinnut.”

”Jokainen SG kontakti on osoittautunut asiantuntijaksi omalla alallaan.”

Ratkaisujen ja lopputuotteiden osalta erityisen hyvin onnistuimme käyttäjäystävällisten ratkaisujen rakentamisessa, jotka aidosti vaikuttivat asiakkaiden oman toiminnan laadun paranemiseen.

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

Kehitettävää tulevaisuuteen

Vaikka kaiken kaikkiaan Systems Gardeniin oltiin tyytyväisiä, löytyi vastauksista myös muutamia kehityskohtia. Yrityskuva ja etenkin tuotteista ja palveluista tiedottaminen kaipaavat ehostusta. Esimerkiksi yhden avoimen vastauksen mukaan ”Systems Gardenin käytännön toiminta on parempaa, kuin brändimielikuva.”

Toisaalta tämä voi olla myös Systems Gardenin etu. Meillä keskitytään olennaiseen ja tehdään kustannustehokkaita ratkaisuja, kommunikoiden ihmiseltä ihmiselle. Myös Systems Gardenin merkitys asiakkaille kasvoi edellisvuodesta, kun tänä vuonna jo 34 prosenttia vastaajista kokee Systems Gardenin strategisena kumppanina viime vuoden 25 prosentin sijaan. Tämä kehityssuunta on jotakin, mitä haluamme tänä vuonna jatkaa.

Haluatko kuulla tarkemmin, miten Systems Garden on ratkaissut asiakkaidensa tarpeet aikaisemmin? Tutustu asiakastarinoihimme ja lue lisää kiinnostavista referensseistä.

Ota yhteyttä