Milloin on aika päivittää intranet — ja miksi se kannattaa tehdä?
Milloin on aika päivittää intranet — ja miksi se kannattaa tehdä?
Intranet on monille yrityksille ja organisaatioille tärkeä työkalu sisäisen viestinnän ja yhteistyön tukemisessa. Ajan myötä teknologiset ratkaisut vanhenevat ja intranet vaatii päivitystä.
Mistä sitten tietää, että intranet kaipaa päivitystä? Lue vinkit, joiden avulla huomaat merkit vanhentuneesta intranet-ratkaisusta ja tutustu intranetin uudistamisen hyötyihin.
Mistä tietää, että intranet tarvitsee päivitystä?
Löytyykö intranetistä helposti ja nopeasti tieto, kuinka jäädään lomalle tai miten sairauspoissaolon kanssa menetellään? Yksi selkeimmistä vanhentuneen intranetin merkeistä on navigointiongelmat ja sekava rakenne. Talossa jo vuosia olleet työntekijät saattavat kyllä muistaa, millaisen hakupolun kautta ohjeet löytyvät, mutta uusille työntekijöille sama prosessi voi tuottaa haasteita.
Kun työntekijät valittavat, että he eivät löydä tarvitsemaansa tietoa, on intranetin rakenne epälooginen ja vaikeasti hahmotettava. Jos tieto on kaiken lisäksi kätketty syvälle monimutkaisten polkujen taakse, työntekijät joutuvat käyttämään liikaa aikaa tiedon etsimiseen, mikä vähentää tuottavuutta ja aiheuttaa turhautumista.
Myös vanha käyttöliittymä ja teknologia ovat merkkejä siitä, että intranet kaipaa päivitystä. Vanhentunut ulkoasu ja hidas suorituskyky vähentävät käyttäjien halukkuutta käyttää järjestelmää. Yleinen tyytymättömyys intranetin nopeuteen ja toimivuuteen kertoo siitä, että järjestelmä kaipaa päivitystä.
Lisäksi vanhan järjestelmän ylläpito tulee kalliiksi ja tehottomaksi ajan myötä, joten ylläpitokustannusten nousu on myös yksi selkeä merkki siitä, että intranet kaipaa päivitystä.
Modernisoinnin hyödyt
- Pienen päivityksen avulla intranetin tehokkuus paranee merkittävästi. Parempi tiedon löydettävyys ja sujuvampi viestintä vähentävät väärinkäsityksiä ja lisäävät työntekijöiden tuottavuutta, sillä kun tiedon hakeminen on nopeaa ja helppoa, työntekijöillä jää enemmän aikaa varsinaiseen työskentelyyn. Tehostettu yhteistyö ja projektinhallinta parantavat myös koko organisaation yleistä tehokkuutta.
- Käyttäjätyytyväisyys. Käyttäjätyytyväisyys kasvaa, kun intranet on intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen. Uudistetun intranetin mukautuvat ja monipuoliset toiminnot parantavat käyttökokemusta ja tekevät työskentelystä sujuvampaa. Teknologian päivittäminen ja ajantasaiset tietoturvaratkaisut varmistavat myös, että intranet on turvallinen ja luotettava.
- Säästöt. Intranetin uudistaminen tuo mukanaan merkittäviä kustannussäästöjä, kun modernin intranetin ylläpito on edullisempaa ja ongelmia on vähemmän. Kun siirrytään pois paikallisten palvelinten käytöstä pilveen, tehdään huomattavia säästöjä. Lisäksi uusi intranet on joustava ja skaalautuva, mikä tarkoittaa, että se voidaan helposti mukauttaa yrityksen kasvun ja muutosten mukaan. Käyttäjien tarpeiden mukaan muokattavissa oleva järjestelmä parantaa omalta osaltaan käyttökokemusta ja tehokkuutta.
- Vastuun jakautuminen. Intranetin päivitys voidaan jakaa yhdeltä ylläpitäjältä vaikkapa koko organisaation vastuuksi. Mahdollisuus osallistua tiedottamiseen ja tiedon jakamiseen parantaa työilmapiiriä, ja helpottaa samalla intranetin ylläpitoa.
Hyvin rakennetun intranetin kulmakivet
Käyttäjäkeskeinen suunnittelu on hyvän intranetin perusta. Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä ja selkeä, intuitiivinen navigointi parantavat käyttäjäkokemusta ja tekevät tiedon löytämisestä helppoa. Kun vanhassa intranetissä navigaatio on usein suunniteltu eri yksiköitä ajatellen ja organisaatiokaaviota noudattaen, on modernimpi tapa rakentaa navigaatio käyttäjien tarpeita silmällä pitäen.
Olipa työntekijä sitten markkinointi- tai it-osastolta, kaipaa jokainen joskus samoja työsuhteeseen liittyviä ohjeita. Otsikot voisivatkin olla yksiköiden sijaan esimerkiksi ”Meillä töissä” tai ”Työn tueksi”, joista löytyvät helposti kaikkia työntekijöitä koskettavat ohjeet, käytännöt ja muut tiedot.
Integraatiot muihin työkaluihin ja järjestelmiin parantavat työprosessien sujuvuutta. Kun intranet esimerkiksi liitetään osaksi Teamsiä Viva Connectionin avulla, käyttäjä löytää saman uudistetun Intranetin myös Teamsin sisältä.
Intranetin lisäksi kannattaa hoitaa dokumentinhallinta kuntoon, jolloin tarvittava tieto on entistä helpompi löytää. Tämä tapahtuu esimerkiksi lisäämällä tärkeisiin dokumentteihin metatietoja, kuten asiakirjan tyyppi — onko kyseessä ohjekirja vai sopimuspohja?
Onko teidän intranettinne ajan tasalla? Selvitä, miten voimme auttaa päivittämään intranetinne vastaamaan nykypäivän vaatimuksia. Lue lisää siitä, kuinka voidaan toteuttaa intranet Sharepointin avulla, tutustu Systems Gardenin intranet-ratkaisuun ja pyydä tarjous omalle toteutuksellesi.
Kiinnostuitko? Anna meidän auttaa intranetin päivittämisessä!
