WasaGroup on uuden ajan kiinteistöalan asiantuntija, jonka palvelut kattavat kiinteistöhankkeen koko elinkaaren — hankekehityksestä ja rahoituksesta suunnitteluun, rakentamiseen ja ylläpitoon. Rakennusalan jättiläinen kaipasi tukea hanketiimien rakentamisen sekä hankkeisiin liittyvän dokumentinhallinnan automatisointiin, joissa kumppaniksi valikoitui Systems Garden.

Selkeyttä ja tehokkuutta hankkeiden hallintaan automatisoinnilla

WasaGroupilla oli selkeä tarve kehittää rakennushankkeidensa hallintaa Microsoft Teams -ympäristössä. Rakennushankkeiden ympärille oli tapana muodostua pienempiä, yksityisiä Teams-tiimejä, joissa ei ollut yhtenäistä rakennetta. Tämän seurauksena hankkeisiin liittyvät tiedostot olivat sekaisin eri tiimeissä ja kanavissa, mikä vaikeutti niiden kokoamista ja jakamista muille sidosryhmille. Lisäksi hankkeisiin liittyvät työntekijät piti lisätä manuaalisesti omin käsin hanketiimeihin. Yksittäisiin hankkeisiin liittyviä kanavia saattoi olla useita kymmeniä tai jopa satoja, joten työntekijöiden lisääminen niihin oli hidasta, työlästä ja altis virheille.

Siksi WasaGroup halusi kehittää tiimeihin vakioidut rakenteet, jotta niissä olisi automaattisesti aina samat kanavat ja oikeat käyttöoikeudet. Tavoitteena oli luoda vakioitu, automatisoitu ja käyttäjäystävällinen ratkaisu, joka säästää aikaa ja tehostaa hankkeiden läpivientiä.

Työpajoista toteutukseen muutamassa kuukaudessa

Microsoft ei suoraan tue yksityisten Teams-kanavien automaatiota, eli projektin alussa ei oltu varmoja, voisiko se olla edes mahdollista. Systems Garden kuitenkin päätti tarttua haasteeseen, ja onnistui keksimään sopivan ratkaisun projektiin.

Projekti aloitettiin työpajoilla, joissa käytiin läpi WasaGroupin tarpeet ja toiveet. Systems Gardenin tiimin lisäksi myös WasaGroupin IT-päällikkö ja -asiantuntija, projektinvetäjä sekä valmiin toteutuksen tulevat käyttäjät — esimerkiksi rakennuttajat, suunnittelijat ja kiinteistöpäälliköt — osallistuivat projektiin. Koko projekti saatiin suunnittelupöydältä valmiiksi ratkaisuksi muutamassa kuukaudessa.

”Systems Garden oli projektin aikana todella aktiivinen, ja toimi enemmänkin kumppanina kuin pelkkänä toteuttajana.” – Jaakko Toppari, IT-päällikkö, WasaGroup

Automatisoitu prosessi helpottaa koko organisaation työskentelyä

Nyt kun Teamsiin perustetaan jotakin hanketta varten tiimi, ympäristöön muodostuu automaattisesti halutut kanavat ja oikeille henkilöille määräytyy käyttöoikeudet. Prosessi ei riipu enää yksittäisen henkilön toimista, vaan koko prosessi on nyt vakioitu ja automatisoitu. Kaikki projektiin liittyvä dokumentaatio on myös helposti saatavilla, jotta se voidaan jakaa tarvittaessa rahoittajille tai muille ulkopuolisille tahoille.

Uusi työkalu kohtasi alkuun luonnollisesti muutosvastarintaa, mutta lopulta se otettiin hyvin nopeasti käyttöön. Kun kaikki dokumentit löytyvät helposti Teamsista, on niitä helppo selailla vaikka kotisohvalta käsin. Nykyään jo koko WasaGroup käyttää projektin lopputuotoksena syntynyttä järjestelmää, aina rakennuttajista suunnittelijoihin, kiinteistöpäälliköihin ja jopa rahoituspuolen asiantuntijoihin.

Innovatiivinen hankekortti dokumenttien jakamiseen

Onnistuneen automatisointiprojektin jälkeen WasaGroupilla huomattiin uusi tarve: miten varmistetaan, että hankeprojektin dokumentaatio on helposti koostettavissa ja jaettavissa ulkopuoliselle taholle, esimerkiksi ostajalle? Tiedostot olivat hajallaan eri tiimeissä, ja ostajalle siirrettäessä niitä piti koota manuaalisesti. Yli sadan dokumentin kohdalla projektikohtainen työmäärä oli valtava.

Systems Garden valikoitui yhteistyökumppaniksi myös tähän projektin toiseen vaiheeseen, jossa päädyttiin rakentamaan Microsoft Power Appsin avulla täysin uudenlainen työkalu: hankekortti, joka kerää kaikki tarvittavat dokumentit samaan paikkaan yhdellä napin painalluksella. Näin kaikki tiettyyn hankkeeseen liittyvä dokumentaatio saadaan jaettua näppärästi organisaation ulkopuolisille tahoille yhdellä kanavalla Teamsin kautta.

Projektin aikana Systems Garden ja WasaGroup tekivät tiivistä yhteistyötä yhdessä järkevimpiä toimintatapoja sparraillen. Välillä näkemyksiä haettiin ensimmäisessä vaiheessa, automaatioprojektissa mukana olleelta kehittäjältä. Hankekorttiprojekti on toiminut suunnitellusti testivaiheessa, ja sen kehitystyö jatkuu yhdessä Systems Gardenin kanssa.

”Ratkaisu helpottaa valtavasti sitä hetkeä, kun hanke siirtyy eteenpäin. Nyt nähdään yhdellä silmäyksellä, että kaikki tarvittavat dokumentit ovat olemassa ja ne saadaan kasaan ilman käsityötä.” – Jaakko Toppari, IT-päällikkö, WasaGroup

Systems Garden on kumppani, joka tekee mitä lupaa

Systems Garden valikoitui sopivaksi kumppaniksi sujuvan kommunikaation ja toimivien henkilökemioiden ansiosta. Kiitoksia Systems Garden sai erityisesti kohtuullisista hinnoistaan ja siitä, että budjetissa pysyttiin yllätyksistä huolimatta.

”Jos haluaa kehittää Teams- tai Sharepoint-maailmaa, niin Systems Gardenilta löytyy siihen osaamista.” – Jaakko Toppari, IT-päällikkö, WasaGroup

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515