Riskienhallintaratkaisu HSEQ Toolkit organisaatiolle
Yrityksissä riskienhallinta ja tämän laajan kokonaisuuden kehittäminen yrityksen tai organisaation sisällä on kriittisen tärkeä teema. HSEQ Toolkit on Microsoft 365 -alustan kanssa yhteensopiva sovelluskokonaisuus, joka toteutetaan suoraan asiakasyrityksen M365 -ympäristöön.
Varsinkin vaikeissa teollisuus- ja tehdasympäristöissä, telakoilla tai rakentamisen saralla näiden asioiden (työterveys ja työturvallisuus, ympäristö ja laatu) parantamisesta ja jatkuvasta huomioimisesta ei ole mahdollisuutta edes tinkiä. HSEQ Toolkitin kannalta olennaista on se, että M365-ympäristö on jossakin muodossa käytössä yrityksessä. Näin liikkeellelähtö HSEQ-asioiden kehittämisessä on mahdollisimman sulavaa.
Oikeastaan toimialasta riippumatta Microsoft 365 -ratkaisut ovat käytössä suurimmassa osassa suomalaisia yrityksiä – joissakin pienemmässä mittakaavassa, toisissa suuremmassa. Aiemmin puhuttiin esimerkiksi Office 365 -kokonaisuudesta tai -ohjelmista, mutta kyse on käytännössä samasta asiasta.
Kuvassa esimerkki HSEQ Toolkit -näkymästä SharePointissa.
Vakio-ominaisuuksilla pääsee pitkälle
Toteutus (HSEQ Toolkit -projekti/kokonaisuus) tehdään nimenomaan hyödyntäen Microsoftin tarjoamia vakiotoiminnallisuuksia ja ilman toimittajasidonnaisia räätälöintejä tai erillisohjelmistoja. Kaiken pohjana on hyväksi havaittu ja asiakkaidemme parissa luottamusta herättänyt yhdistelmä: vuosien kokemukseemme riskienhallinnan ja työturvallisuuden kehittämisestä sekä Microsoftin teknisen ympäristön parhaista käytännöistä.
- Kertakirjautuminen Microsoft-tunnuksillasi, ei erillisiä tunnuksia tai salasanoja
- Poikkeamista ja riskiarvioista toimenpiteet ja tehtävät haluttaessa sähköpostiin (Outlook) ja tehtävälistoihin
- Työluvat ja auditointiraportit helposti SharePointin dokumentinhallintaan.
- Ilmoitukset ja keskustelut huomiotasi vaativista asioista Teamsissa ja SharePointissa
- Raportointi joustavalla Microsoft Power BI -tuotteella.
- Kaikki olennainen keskitetysti yhdellä sivustolla M365-palvelussa
Haluttaessa ohjelmistoa voi laajentaa helppokäyttöisillä mobiilikäyttöisillä sovellusmoduuleilla (muun muassa turvallisuuskierrokset ja turvallisuushavainnot), mutta ohjelmistoa voi käyttää itsenäisesti myös ilman mobiilisovelluksia.
Sovelluksen raportointina toimii yksinkertaisimmillaan suoraan sovelluksesta haetut Excel-tiedot. Kaikki data voidaan tulostaa tai ottaa exporttina Excel-muodossa, kuten SharePoint-toteutuksissa yleensä. Ja vakioraportit kuuluvat aina perustoteutukseen ilman erillistä kustannusta
Mikäli yrityksen raportointitarpeet ovat vaativampia, perusraportointiominaisuuksia on mahdollista laajentaa räätälöidysti yritystä varten. Tällöin organisaatiolle tehdään Microsoft Power BI:llä toteutettu yksilöllinen raporttikokonaisuus, joka skaalautuu tarvittaessa monipuolisesti eri toimialojen vaatimuksiin.
Raportoinnin laajuus käydään läpi asiakasyrityksen kanssa HSEQ Toolkit -projektin aloittamisen yhteydessä. Luonnollisesti raportoinnin laajentaminen onnistuu myöhemminkin, mikäli sille on tarve. Asiakasyrityksen on yleensäkin mahdollista helposti jatkaa HSEQ Toolkit -kokonaisuuden kehittämistä kanssamme esimerkiksi yritystoiminnan kasvaessa. Tai laajentuessa uusille liiketoiminnan sektoreille.
Käyttöönoton kulku
Käyttöönotto alkaa teknisellä toteutuksella, jossa palvelu perustetaan sovittuun M365-ympäristöön. Toteutuksen tekeminen on mahdollista aloittaa, kun esitietovaatimukset on täytetty. Aloituspalaverissa sovellus käydään läpi yhdessä asiakkaan kanssa pidettävässä määrittelytyöpajassa, jossa tarkennetaan tarvittavat riski- ja poikkeamakategoriat sekä mahdolliset raportoinnin erityispiirteet.
Aloituspalaverin jälkeen tehdään sovitut muokkaukset lomakkeistoon ja malleihin, jonka jälkeen pidetään lyhyt (noin kahden tunnin) perehdytys HSEQ Toolkitin käyttöön. Perehdytyksen yhteydessä käydään läpi toiminnallinen (suunnattu käyttäjille) ja tekninen (suunnattu IT-osastolle/tiimille) dokumentaatio, jotka jäävät asiakkaan käyttöön. Tämän jälkeen sovellus on käyttövalmis. Aikaa käyttöönottoon on varattava yleensä 1–2 viikkoa, vaativammissa tapauksissa enemmänkin.
Toimintatapamme perustuvat nopeisiin kokeiluihin, pilotointiin kentällä, käytännönläheisyyteen ja ketterään kehitykseen läheisessä yhteistyössä asiakkaidemme kanssa. HSEQ Toolkit on Systems Gardenin luoma riskienhallintaohjelmisto.
HSEQ Toolkit – näistä ominaisuuksista on hyötyä
Riskien arviointi
Tämän merkitystä ei voi korostaa liikaa! Kartoita riskit, arvioi niiden todennäköisyys ja vakavuus.
Toimenpiteet
Määritä poikkeamien tai riskien vaatimat korjaus- ja kehitystoimet.
Hallintatoimet
Kirjaa riskeihin liittyvät hallintatoimet.
Poikkeamat ja havainnot
Kirjaa helposti poikkeamat ja havainnot.
Auditoinnit
Näppärä vaatimusten mukaisuus ja standardien seuranta.
Turvallisuuskävelyt
Kerää turvallisuuskävelyt ja tarkistuslistat yhteen paikkaan kaikkien saataville.
Dokumenttienhallinta
Yrityksesi kaikki metatiedot käytettävissä ja kytkettävissä dokumentteihin.
Aikatauluta ja vastuuta
HSEQ Toolkitillä on helppoa määrittää, kuka korjaa poikkeamat ja mihin mennessä pitää olla valmista.
Muokattavat lomakkeet
SharePointin avulla luot juuri sellaisia kirjauslomakkeita kuin tarvitset.
Omat tehtäväsi
Näe yhdellä vilkaisulla, mitkä asiat vaativat sinulta toimia.
Raportit ja tilastot
Power BI tarjoaa kattavat työkalut tilastointiin, raportointiin ja perussyiden analysointiin.
Ilmoitukset ja keskustelu
Ota vastaan sähköposti- tai Teams-ilmoituksia ja käy keskustelua tutuissa kanavissa.
Kiinnostaako HSEQ tai softabisnes? Voit tilata uutiskirjeemme
Onko työterveys ja työturvallisuus, ympäristö ja laatu (HSEQ) sekä näiden asioiden kehittäminen ajankohtaista yrityksessä tai organisaatiossasi? Pysyt hyvin perillä teollisuusyritykselle aina huipputärkeistä HSEQ-asioista tilaamalla uutiskirjeemme.
Emme täytä sähköpostilaatikkoasi turhalla ohjelmistojargonilla, vaan kokoamme keskimäärin kuukausittain ilmestyvään uutiskirjeeseemme esimerkiksi asiakastarinoita ja muuta olennaista softa-asiaa. Luonnollisesti kuulet myös viimeisimmistä Systems Gardenin tuotepäivityksistä ja -uutuuksista sekä muista ajankohtaisista asioista.
Uutiskirjeen tilauksen voit tehdä Yhteystiedot-sivulta. Vasemmasta palstasta kirjeikonin alta löydät kentän, johon voit syöttää helposti sähköpostiosoitteesi.
Vinkkaa meille hyvästä aiheesta! Jos mielessäsi on hyvä teema (esimerkiksi HSEQ tai jokin muu), mistä haluaisit kuulla blogikirjoituksessamme tai uutiskirjeessämme – vinkkaa osoitteeseen: asiakaspalvelu@systemsgarden.com
Mikä ihmeen HSEQ? Kansainvälisesti vakiintunut lyhenne on muodostettu sanoista Health, Safety, Environment ja Quality.
Tutustu ratkaisuihimme
Tarjoamme valmiita työkaluja Microsoftin alustalla ja toteutamme ohjelmistoja sekä sovelluksia mittatilauksena. Olemme myös kehittäneet muun muassa oman Gate-tuoteperheen työturvallisuuden ja laadunvalvonnan tarpeisiin.
- Gate HSEQ-sovellukset
- Työturvallisuus ja laadun hallinta
- Työluvat, pätevyydet, turvallisuushavainnot
- Tarkastukset, TR-mittaus ja auditoinnit
- Herätämme ideasi henkiin
- Suunnittelu, toteutus ja ylläpito
- Saumaton sovitus järjestelmiisi
- Microsoft 365
- Intranet, Teams, Power BI…
- Dokumentinhallinta, sopimushallinta
- Koulutus ja konsultointi
Katso tarkemmin, mitä voisimme tarjota sinulle
Tutustu asiakkaidemme kokemuksiin palveluistamme
Aikaisemmin Office 365 -ratkaisuina tunnetut Microsoft 365 -pilviratkaisut ovat käytössä suurimmassa osassa suomalaisia yrityksiä. M365-ympäristö taipuu moneen asiaan yhteistyössä osaavan ohjelmistokumppanin kanssa.
Onko HSEQ ajankohtainen aihe?
”Autamme asiakkaitamme hallitsemaan tietoa paremmin kentällä (mobiiliratkaisut), konttorissa (intranet, extranet, dokumentinhallinta) sekä kulmahuoneessa (raportointi ja analytiikka).”
Systems Gardenin tiimi
Ota yhteyttä HSEQ-asiantuntijaan. Saat palvelun ohjelmiston/sovelluksen suunnittelusta lähtien – aina sen toteutukseen saakka. Unohtamatta ylläpitoa ja kehitystä.
Tarvitsetko lisää ymmärrystä digitalisaatioprojektin laajuudesta, osa-alueista tai kustannuksista? Määrittely- ja suunnittelupalvelumme kautta tiedät mitä, kenelle ja miksi. Määrittelyprojektin tuloksena saat kattavan suunnitelman ja realistisen työmääräarvion ennen sitoutumista toteutusprojektiin.
Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään, eikä se myöskään maksa yrityksellesi mitään. Yhteystietojasi emme luonnollisestikaan käytä muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin. Ota yhteyttä asiantuntijaamme ja sovi helppo etätapaaminen. Tarkastellaan yrityksesi tai organisaatiosi tilannetta sekä tapaa toimia = pohditaan, millainen ohjelmisto tai sovellus voisi sopia teidän yrityksellenne.
Systems Gardenin asiantuntijasi HSEQ-projekteissa
Pirkka Paronen
pirkka.paronen@systemsgarden.com
p. 050 592 1207
”Ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – lukemattomilta eri toimialoilta. Olemme yhdistäneet dataa ja ihmisiä järjestelmistä ja päätelaitteista riippumatta jo lähes 20 vuotta. Meillä on kokemusta vaativista HSEQ-projekteista sekä kevyemmistä ratkaisuista.”