Muun muassa tulityölupa, säiliötyö, suljetun tilan työ tai pätevyydet sähkötöihin. Jos nämä ovat tuttuja aiheita, saatat koordinoida työssäsi esimerkiksi rakennustyömaiden arjen sujumista tai hallinnoida konserniin kuuluvan teollisuuslaitoksen henkilöstön lupa-asioita ja pätevyyksiä. Sähköinen työlupien ja pätevyyksien hallinta organisaation sisällä sekä alihankintaketjuissa minimoi riskejä ja tekee turvallisuustyöstä näkyvää.

Digitalisaatio helpottaa arkea laitos- ja tehdasympäristöissä. Esimerkiksi erilaisiin lupiin (tulityölupa ja muut luvat) liittyvien käytännön asioiden hoitaminen on huomattavasti helpompaa fiksun sovelluksen avulla kännykällä tai muulla älylaitteella.

Epävarmuus on aina ikävä tunne – erityisesti teollisuuslaitoksessa, telakalla tai rakennustyömaalla, sillä yksikin tapaturma on liikaa. Onhan hitsaajalla tulityölupa voimassa tai valmisteltiinko työmaa varmasti oikein? Hyvin toimiva sovellus helpottaa työmaan tai laitoksen arkea.

Miksi sähköistää tulityölupa ja muut työluvat?

Juuri laitos- ja teollisuusympäristössä säästetään useimmiten aikaa ja järkevöitetään muutenkin kaikkien toimintaa, kun lupakokonaisuutta ei tarvitse yrittää hallinnoida valtavalla määrällä erilaisia tulostettuja lupapapereita – joita on sitten joka paikassa työmailla! Niiden päivittäminen ja ajan tasalla pitäminen on työlästä.

Moni näiden vaativien asioiden parissa päivittäin työskentelevä saattaakin pohtia toisinaan sitä, löytyisikö tähän älykkäämpää ja käytännöllisempää tapaa. Meillä on hyviä uutisia, sillä asiaan on vaativissa ympäristöissä hyväksi todettu ratkaisu.

Kehitimme yhdessä asiakkaidemme kanssa sähköisen työluvan ja Gate-tuoteperheen työturvallisuuden ja laadun parantamiseen teollisuuslaitoksissa, työmailla ja kiinteistöissä.

Käytännöllisyys mukaan kokonaisuuteen

Työlupiin liittyvään kokonaisuuteen on olemassa sähköinen vaihtoehto. Sähköisten lupien ja helpon sovelluksen avulla muun muassa yksittäisen laitoksen valvomossa on helppo seurata, mitä töitä missäkin laitoksen osassa/lohkossa on parhaillaan käynnissä.

Helppokäyttöisten ja Microsoftin ekosysteemiin nopeasti integroitavien sovellusten käyttöönotto voi olla yllättävänkin mutkatonta – ilman raskasta ja kallista IT-projektia. Itse asiassa työluvat ja erilaiset pätevyydet voidaan kytkeä joustavasti jopa yrityksen dokumentinhallintaan. Tämänkertaisen blogikirjoituksemme avulla voit lukea lisää mielenkiintoisesta kokonaisuudesta.

Katso saman tien, mistä ominaisuuksista tunnistat hyvän vaihtoehdon

Mikä Gate ja mikä HSEQ?

Tässäpä asia lyhyesti kerrottuna: Gate on työturvallisuus- ja laadunhallintasovellusten moderni tuoteperhe, jonka takana olemme me – Systems Garden. HSEQ-termi taas muodostuu sanoista Health, Safety, Environment ja Quality.

Mikä parasta, Gate-tuoteperheeseen kuuluvat sovellukset toimivat niin erillään kuin yhdessäkin. Niillä on yhteiset taustatiedot: esimerkiksi käyttäjähallinta, kohderekisteri karttoineen sekä henkilö- ja pätevyysrekisteri.

Gate-tuoteperheen sovellusten (Gate Työluvat, Gate Havainnot, Gate Auditoinnit) selkeä etu on se, että Gate HSEQ -sovellukset on helppo integroida Microsoftin ekosysteemiin. Oikeastaan kaikilla toimialoilla – myös perinteisimmillä – on otettu viime vuosina melkoisia digiloikkia, joten pilvipalvelut ja -ratkaisut ovat jo tukemassa lukemattomien ihmisten työntekoa. Monelle teollisuuden alan yritykselle M365-ympäristö onkin jo ennestään tuttu.

Pystymme myös tekemään asiakaskohtaisia räätälöityjä ratkaisuja, kun tuotekehitys ja IT-tuki ovat omissa käsissä.

”Olemme selkeästi pioneeriyritysten joukossa Suomessa, kun puhutaan sähköisistä työlupasovelluksista ja niiden tuomisesta yritysten arkeen laitoksissa, työmailla, telakoilla ja kiinteistöissä. Tulityölupa, kuten muutkin luvat kulkevat kätevästi mukana taskussa.”

Miika Jääskeläinen
tuoteomistaja ja tuotesuunnittelija
Systems Garden

Sovellus tai sovellukset voidaan siis kytkeä joustavasti Microsoft-kirjautumiseen ja data pysyy varmassa tallessa suomalaisissa konesaleissa. Esimerkiksi rakennusteollisuuden yrityksen on helppo koordinoida useiden työmaiden lupa-asioita (muun muassa tulityölupa), kun ne saadaan järkevästi osaksi yrityksen dokumentinhallintaa. Tästä aiheesta voit muuten lukea tarkemmin aikaisemmin ilmestyneestä blogikirjoituksestamme.

Emme rajoita käyttäjämääriä, joten yrityksesi voi ottaa mukaan myös alihankkijat ja urakoitsijat ilman kustannusten kasvua. Sovelluksilla on 100 prosentin tyytyväisyystakuu. Tee turvallisuustyöstä näkyvää ja vaivatonta.

Tuoteperhe pitää sisällään tällä hetkellä kolme sovellusta

1. Gate Työluvat = luvanvaraisten töiden ja niiden vaatimien pätevyyksien hallintaan.
2.  Gate Havainnot = turvallisuuspoikkeamien, aloitteiden tai muiden havaintojen raportointiin ja käsittelyyn.
3. Gate Auditoinnit = turvallisuus- tai tarkastuskierroksiin, töiden vastaanottoon ja muihin dokumentointitarpeisiin.

Ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – toimialasta riippumatta.

Asiakkaamme kokevat ratkaisumme näin

”Eräs suurimmista mobiilin alustan tarjoamista hyödyistä on, että tulityölupa voidaan kirjoittaa paikan päällä. Lisäksi voimme jatkuvasti varmistua siitä, että kaikki rakennustyömaan tulityökortit ovat voimassa.”

Erno Martin
YIT Triplan työsuojelupäällikkö

Lue koko asiakastarina tarkemmin

”Viidessä vuodessa lupia kertyy paljon, mikä tarkoittaa valtavaa määrää laatikoita, joissa paperit pitäisi säästää. Nyt luvat ovat tallessa ja tarvittaessa löydettävissä mobiilissa, joten pystymme hoitamaan tämän asian kuntoon vaativillekin asiakkaille.”

Harri Koivisto
palopäällikkö
Meyer Turku

Katso täältä koko asiakastarina

Tulityölupa & paljon muita ominaisuuksia

Tavoitteemme on pitää työlupien (esimerkiksi tulityölupa) käsittely mahdollisimman helppona. Sähköisessä työluparatkaisussa on kattavasti ominaisuuksia.

Tulityö, säiliötyö, sähkötyö…
Sovelluksella voit luoda ja käsitellä mitä tahansa työlupia. Lomakkeet saadaan vastaamaan tarkalleen tarpeitasi.

Pätevyysvaatimukset
Varmista, että tekijöillä on pätevyydet kunnossa ennen töihin ryhtymistä. Käytössäsi olevista muista järjestelmistä saat tuotua näppärästi pätevyystietoja sovellukseen.

Merkitse kartalle
Täppää työ kartalle tai pohjakuvaan. Saat kattavan visuaalisen kokonaiskuvan tilanteesta työmaalla tai teollisuuslaitoksella.

Ilmoitukset
Lähetä työlupa tekstiviestillä tai sähköpostilla tekijöille, vartijoille, valvojille ja muille halutuille vastuuhenkilöille. Voit myös pyytää kuittaukset sähköisesti.

Rajoittamaton määrä käyttäjiä tietoturvallisesti
Lisää käyttäjiksi oman henkilöstön lisäksi tarpeen mukaan myös alihankkijat ja kumppanit – ilman rajoituksia.

Kertakirjautuminen
Sovellus voidaan kytkeä Microsoft-käyttäjähallintaan. Silloin et tarvitse erillisiä käyttäjätunnuksia tai salasanoja.

Laiteriippumaton
Helppokäyttöinen sovellus toimii missä tahansa laitteessa, jossa on selain ja nettiyhteys. Ei vaadi asennuksia tai raskasta IT-projektia.

Tehtävät ja suunnitelmat
Luvalle voidaan asettaa tehtäviä, jotka pitää hoitaa ennen kuin lupa astuu voimaan. Esimerkiksi työn riskiarvio ja kohteen turvatarkastus varmistavat, ettei vahinkoja satu.

Kieliversiot
Sovelluksessa on luonnollisesti kielituki, emmekä rajoita käytettävien kielten määrää. Luvat ja ilmoitukset voidaan toimittaa työntekijöille juuri sillä kielellä kuin tarvitaan.

Arkisto ja historia
Kaikki luvat pidetään tallessa sovelluksessa tai ne voidaan siirtää dokumentinhallintaan. Muokkauksista ja työn aikana tehdyistä kirjauksista jää jälki tapahtumalokiin.

Raportit
Kattavilla Microsoft Power BI -raporteilla seuraat työlupien määriä kohteittain ja saat näyttävää materiaalia seuraavaan turvallisuuspalaveriin.

Tulityölupa ja muut luvat, tutustu

Kiinnostaako yritystänne…

Tulityölupa, Gate HSEQ -sovellukset tai Gate-tuoteperhe? Kysy kokonaisuudesta lisää tai pyydä meiltä esittely. Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään. Se ei myöskään aiheuta kustannuksia. Ja tästäkin on vielä mainittava: emme käytä myöskään yhteystietojasi muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Ota siis halutessasi yhteyttä ja sovi helppo etätapaaminen. Vilkaistaan yrityksesi tilannetta = pohditaan, millä tavalla yksittäinen sovellus tai koko Gate-tuoteperhe voisi soveltua teidän työarkeenne.

Pirkka Paronen
pirkka.paronen@systemsgarden.com
p. +358 50 592 1207

Tutustu myös muihin blogikirjoituksiimme

Yrityksemme LinkedInissä

Lomakausi lähestyy jo kovaa vauhtia. Asiakaspalvelumme toimii koko kesän ajan normaalisti, mutta päivystysmoodissa. Suuremmat muutostyöt odottavat lomakauden loppumista.

Pieni tauko onkin paikallaan. Pitkä koronajakso tarjosi meille, kuten monelle muullekin yritykselle hetkeä ja myös mahdollisuutta pysähtyä, arvioida ja kehittää omaa toimintaa.

Osana arviointia ja kehittämistä teimme keväällä 2021 asiakastyytyväisyyskyselyn, jonka vastausprosentti saatiin poikkeuksellisen korkeaksi.

NPS -suositteluarvosanamme on peräti 73. Huippuluokkaa!

Kehitysehdotuksia saimme kymmenittäin ja niitä rupeamme nyt porukalla perkaamaan.

Uskomme, että koronan jälkeen syksyllä koittaa taas normaalimpi aika ja voimme vihdoin tavata muutenkin kuin virtuaalisesti. Yhdessä tekemällä voimme olla parempia, oppia enemmän ja tukea toisiamme.

Ennen sitä on hyvä vetää hieman henkeä, nauttia kauniina alkaneesta Suomen kesästä ja ladata patterit taatusti vauhdikasta syksyä varten. Syksyllä olemme yhdessä siihen valmiimpia kuin koskaan.

Toivotamme hyvää kesää kaikille työntekijöillemme, asiakkaillemme ja yhteistyökumppaneillemme!

Taas on vierähtänyt ensimmäinen kvartaali alkaneesta vuodesta. Koronavuosi tämäkin, mutta ainakin meillä työntäyteinen. Mitä oikein ekan kvartaalin aikana tapahtui, kun oli niin kiire että ei muistettu blogissakaan kertoa?

• Saimme HSE -tuotteistamme uudet versiot myös markkinointinäkökulmasta kasaan:[Turvallisuushavainnot], [Sähköinen työlupa]. Alunperin räätälityöstä lähteneistä hankkeistamme on kasvamassa ihan aito tuoteperhe.
• Uudistimme sovelluskehitystiimimme kanssa määrittely- ja suunnittelumallimme ja siirsimme pääpainon räätälikehityksestämme Microsoftin Azure -alustalle. Vaikka kokeneita pilvipalvelujen hyödyntäjiä olemmekin, on kevät tuonut aimo annoksen oppia nopeasti muuttuvassa, aidossa pilvisovelluskehityksessä – virtuaalikoneita ei tule enää ikävä.
• Teimme jäätävän määrän M365 -tiedonhallinnan hankkeita eri näkökulmista – täydestä tiedonohjauksesta dokumentinhallintaan ja verkkolevymigraatioihin – näyttää siltä että Teams on nyt käytössä joka paikassa ja on aika ottaa työkalusta hyödyt irti.

Seuraavan kvartaalin aikana lupaammekin selventää, miten nämä kolme eri kehityssuuntaa liittyvät toisiinsa. Siinä on nimittäin ihan ajatus takana.

Olemme Systems Gardenissa edelleen onnekkaita – vaikka korona-arkea elämmekin – ainakin töitä riittää mahtavien asiakkaidemme kanssa digikehityksen saralla vähän joka puolella. Silti tai juuri siksi.

Pääsiäinen tuli tänä vuonna sopivasti kuukauden ja kvartaalin vaihteeseen. Loma se on pienempikin ja ennenkaikkea toivottu pieni hengähdystauko kevään aherrukseen. Säätkin ovat kohdallaan.

Joten siihen pääasiaan:

Oikein hyvää ja aurinkoista Pääsiäistä kaikille! Aika vetää henkeä ja nauttia aurinkoisesta keväästä ihan oikean, lumisen talven jälkeen. On täällä jotkut asiat ihan kohdallaankin vaikka valtakunnan uutisista muuta voisi päätellä.

Vuosi 2020 ei kohdellut yrityksiä tasapuolisesti. Tapahtuma- ja ravintola-aloilla koronakatastrofi vaikutti laajasti, toisilla bisnes pyöri normaalisti tai jopa kiihtyi epidemian seurauksena.

Meille kävi maailmanlaajuisesta pandemiasta huolimatta hyvin.

Maalis-huhtikuussa lähes kaikki panikoivat niin kassatilanteen, projektien jatkuvuuden kuin uusien työtapojenkin kanssa. Teamsit ja Zoomit, etätyö ja digiloikat oli pakko tehdä toimialasta riippumatta. Kukaan ei taatusti osannut ennustaa tai varautua tapahtuneeseen.

Me olimme onnekkaita tässä rytinässä.

Meille muutos oli yllättävän pieni, olimmehan opastaneet organisaatioita Teamsin käytössä ja liiketoiminnan  digitalisoinnissa jo vuosikausia. Työkalut olivat olemassa, yhteydet toimivat ja pienen totuttelun jälkeen pystyimme jatkamaan töitä kuten ennenkin. Muutama projekti keväällä tosin viivästyi ja jopa peruuntui. Toisaalta päädyimme keväällä tekemään kiireellä erilaisia Teams -käyttöönottoja, pelisääntöjä ja sähköisen asioinnin palveluita. Meillä on töitä riittänyt, ja riittää jatkossakin. Kevään rytäkässä digitaalisen ryhmätyön pelisääntöjä ei kaikkialla ehditty sopimaan.

Isoin muutos taisi kuitenkin olla ihmisissä.

Vaikka etätyöskentely on ollut meille jo pitkään arkipäivää, jouduttiin Systems Gardenissakin totuttelemaan uusiin työtapoihin – mitä sitten kun ihmisiä ei tavatakaan enää vapaamuotoisesti päivittäin? Miten ehditään ajatella, kun palaverit täyttävät kalenterin, eikä siirtymäaikoja enää ole?

Miten hoidetaan ergonomia kotitoimistossa? Miten työskentely sujuu, kun jaloissa pyörii pieniä lapsia, etäkoululaisia tai muuten vain isompi porukka kukin omine tarpeineen?

Me kaikki jouduimme opettelemaan uutta, joustamaan, taipumaan ja jotenkin vaan selviämään.

Päällisin tunne itselläni vuodesta 2020 on kuitenkin kiitollisuus. Meillä taisi olla yksi lähihistorian kummallisimmista vuosista, mutta siitä huolimatta selvisimme – muutamasta postilaatikon tyhjentämättä jättämisestä huolimatta – aika pienillä kolhuilla.

Elämä ja työnteko jatkuvat. Erinomaisen tiimin ja asiakkaiden kanssa on mukava työskennellä. Alkukankeuksista huolimatta myös sitä vapaamuotoista kanssakäymistä voi näköjään harrastaa digivälineilläkin.

Pystyimme vetämään läpi mobiiliteknologian käyttöönottoja asiakkaita tai loppukäyttäjiä koskaan näkemättä. Onnistuimme tekemään laajoja käyttöönottoja ja ohjelmistoprojekteja puhtaasti Teamsin varassa. Vaikka kuorma taatusti moninkertaistui, pilvipalvelut pysyivät käyttökunnossa muutamaa alkuvaiheen pientä hikkaa lukuun ottamatta.

Pikkujoulutkin tuntuivat pikkujouluilta, vaikka kotisohvalta ne etänä pidettiinkin.

Vaikka teknologiat muuttuivat, samat upeat ihmiset ympärillä projektit jatkuivat, kehittyivät ja menivät eteenpäin.

Kuten aiempinakin vuosina, Joululoma rauhoittumisineen tulee tänäkin vuonna tarpeeseen. Kiireen jälkeen on taas hyvä pysähtyä lähipiirin kanssa, vetää hetki henkeä ja reflektoida mitä kaikkea tänä erikoisena vuonna ehtikään tapahtua.

Kiitos teille, asiakkaat ja kollegat, vaiherikkaasta koronavuodesta 2020. Tämän hetkisten uutisten valossa näyttää että vuosi 2021 tulee myös olemaan osin koronavuosi – mutta ei se mitään, nyt tiedämme että selviämme siitäkin.

Pidetään kaiken aherruksen keskellä myös lähimmistämme ja terveydestämme huolta – se on loppujen lopuksi aina tärkeintä.

Hyvää Joulua ja onnellista uutta vuotta 2021 kaikille!

Pirkka Paronen
Toimitusjohtaja

Koronakahvila. Se on ainakin uutta arkea.

Perjantaisin järjestettävään vapaamuotoiseen Teams-koronakahvilaan liittyy osallistuja, jonka taustalla siintää toimistolta tuttu vihreä seinä. Päässään hänellä on viikinkikypärä ja harteilla viltti.

”Kotona työskentelyssä on haasteensa”, koodarimme Ville toteaa. ”Meillä on päiväkoti-ikäiset lapset kotona. Toimistolla on hiljaista, joten tulin tänne. Hyvin mahtuu, kun olen ainoa täällä. Täällä on vaan aika kylmä.” (Kypärä ja viltti tulevat siis tarpeeseen.)

Toimisto lienee hiljainen monessa muussakin digitalisaatioon keskittyvässä yrityksessä.

Mikä muu on muuttunut hiljentyneen toimiston ja koronakahvilan lisäksi?

Toimitusjohtajamme Pirkka tuumailee, että työskentelyvauhti on tiivistynyt ja palavereja on paljon enemmän, kun liikkumista ei tarvitse huomioida.

Myyntitykkimme Suvi täydentää: ”Joo, mä rakastan tätä korona-aikaa, kun ei tarvitse enää ajaa tuntikaupalla mihinkään. Samoja kokemuksia kuin Pirkalla, päiviin mahtuu vielä enemmän palavereja kun matka-aika on jäänyt pois.”

Onko myyntirintamalla nyt hiljaisempaa? Uutisissakin on näkynyt lähinnä lomautusuutisia.

”Toimitusjohtajaa vähän ahdistaa, kun myyntiporukka on tavallisesta aktiivisempaa, tulevien myyntipuheluiden määrä on varmaankin kaksinkertaistunut”, Pirkka veistelee.

Suvin kertoo myynnin jopa virkistyneen. ”Kaikilla on paremmin aikaa ja tarvetta jutella myös puhelimessa. Uusia kyselyitä on ehkä jopa enemmän, ja olemassa olevat asiakkaat keskustelevat uusista hankemahdollisuuksista oma-aloitteisesti. Hankintapäätökset ovat tosin venyneet selvästi.”

”Mielestäni myyntitilanteissa fokuksessa ovat tällä hetkellä yhteiset toimintatavat ja pelisäännöt, esim. laatujärjestelmät, ajantasaiset ohjeet ja prosessien dokumentointi, kun ei enää olekaan sitä viereistä kaveria, jolta voi heti kysyä. Sähköinen allekirjoittaminen on myös must, monelle jopa ihan bisneskriittinen asia juuri nyt. Näistä juttelen päivittäin”, Pirkka vahvistaa.

Millaisia haasteita korona-aika asettaa?

Pirkan mukaan omasta kalenterista täytyy pitää paremmin huolta, luurit korvilla koko päivä ilman taukoja tulee vähän vahingossakin liian helposti. ”Täytyy muistaa varata aikaa myös tekemiselle, ei vain palaveeraamiselle.”

”Etätapaamisten kanssa suurin haaste mun hommassa on käytännön prosessien hahmottaminen ilman paikan päällä oloa. Aikaisemminkin rutiineja oli haastava määritellä, saati nyt kun joudutaan miettimään etätapaamisessa ääneen, mikä on se uusi rutiini nykyisissä olosuhteissa”, Suvi pohtii.

Onko toimintatapoja, jotka ovat tulleet jäädäkseen?

”Jatkossakin aion kyllä jatkaa tätä etähommaa mahdollisimman paljon – meillä onneksi on ollut aina laadukkaita yhteisiä kommunikointikanavia työkavereiden kesken, tämä koronakahvila perjantaisin on ollut mukava lisä!” tuumaa Suvi.

”Mä luulen, että tämä jättää jälkensä uuteen ”normiarkeen” siten, että monia tapaamisia hoitaa jatkossakin etänä, ja työskentelee muutenkin etänä ehkä enemmänkin. MUTTA ihan varmasti aluksi haluaa korostetun paljon olla toimistolla ja käydä livenäkin tapaamassa asiakkaita… Kohtuus kaikessa, myös tässä eristäytymisessä!”, asiantuntijamme Samppa tiivistää.

Päätämme siis koronakatsauksemme täältä Systems Gardenilta näihin positiivisiin tunnelmiin!