Microsoftin suuret SharePoint-uudistukset ovat viivästyneet alkuperäisestä aikataulusta.  Joitakin pienempiä, odotettuja uusia ominaisuuksia on jo kuitenkin tullut monille käyttäjille.

Tuttuun tapaan Microsoft päivittää ympäristöt omien käytäntöjensä mukaan. Joissain ympäristöissä uudet ominaisuudet ovat jo käytettävissä, kun taas toisissa ei vielä. Jos et löydä omasta Sharepoint-ympäristöstäsi vielä näitä päivityksiä, älä huolestu — uudistukset tulevat käyttöön kaikille ennemmin tai myöhemmin.

Muotoile kuvia uudella tavalla, hyödynnä organisaation omia fontteja tai tiimityöskentele jouhevammin. Tutustu viimeisimpiin uudistuksiin, jotka voivat olla hyödyllisiä erityisesti sisällöntuottajille.

Kuvien muotoilu

SharePoint tarjoaa nyt enemmän muotoilumahdollisuuksia kuva- ja teksti-webpartien osalta. Voit esimerkiksi muokata kuva- tai tekstikomponentit eri muotoon, mikä tuo sivulla hauskaa uutta rakennetta.

Tekstin muotoilu

• Voit asettaa fontin koon manuaalisesti. Fonttikoko voi olla mikä vain 8–250 väliltä.
• Sharepointiin on nyt mahdollista ladata omia fontteja, mikä omalta osaltaan auttaa luomaan yhtenäistä brändi-ilmettä esimerkiksi intranetiin.
• Saatavilla on enemmän luettelomerkkityylejä ja numeroituja luettelotyylejä.
• Voit luoda uusia luetteloita ja määrittää mukautettuja numerointityylejä.
• Wordistä tuttu otsikoiden numerointimalli on nyt myös SharePointissa.

Sivujen otsikko-osa

Aiemmin pakollinen sivun otsikko-osa on nyt korvattu uudella banner-webpartilla eli eräänlaisella kuvan ja tekstin yhdistelmällä. Banner-webpartin voi myös poistaa kokonaan, joten sivun voi nykyään luoda täysin ilman otsikko-osaa. Lisäksi banner-webpartissa voi hyödyntää täysin uusia otsikkotyylejä ja otsikon asetteluvaihtoehtoja. Sivua voi siis muokata nyt huomattavasti vapaammin oman organisaation näköiseksi.

Sivun otsikko

Sivun otsikko näkyy ja sitä voi muuttaa sivun vasemmasta ylälaidasta.

Kun luot uutta sivua, vahva suosituksemme on laittaa ihan ensimmäiseksi otsikko tällä uudella tavalla ilman ääkkösiä. Sivun alkuperäinen otsikko nimittäin määrittää sivun osoitteen, eikä otsikon vaihto enää muuta sitä.

Yhteismuokkaustoiminto

Uusi yhteismuokkaustoiminto tekee tiimityöskentelystä sujuvampaa. Kun olet jakanut sivun tai uutisviestin, voit työskennellä sivulla samaan aikaan muiden kanssa. Jos joku muu työskentelee sivulla tai uutisviestissä, näet reaaliajassa myös hänen tekemänsä muutokset.

Tämä kaikki on nyt mahdollista:

• Näet tarkalleen minkä osion ja webpartin parissa kukin henkilö työskentelee sivulla.
• Useat käyttäjät voivat muokata samaa sivua ja sen osaa samanaikaisesti.
• Webpart ei lukitu muokkaajalleen, vaan usea henkilö voi muokata samaa webpartia samanaikaisesti. Webpartin yläkulmasta kuitenkin näkee, kuka sitä on muokkaamassa.
• Käyttäjien tekemät muutokset tallentuvat automaattisesti muutaman sekunnin välein.

Kun julkaiset, julkaistaan myös kollegan keskeneräinen työstö samalla sivulla. Tästä tulee molemmille ilmoitus, joka näyttää tältä:

• Julkaisijalle

• Toiselle muokkaajalle

Tulossa olevat uudistukset

Microsoft on ilmoittanut useista tulevista SharePoint-päivityksistä. Alustavan aikataulun mukaan jo joulukuussa 2024 olisi tulossa uudelleen muotoiltu Hero-webpart, joka mahdollistaa kuvien karuselliasettelun sekä uusia tyylejä. Maaliskuussa 2025 voidaan odotella uusia, joustavia asetteluosia, joiden avulla käyttäjät voivat muokata sivuja ilman tiukkaa sarakerakennetta. SharePoint kulkee siis pikku hiljaa kohti vapaampia muokkausmahdollisuuksia, jolloin intranetistä on mahdollista saada tarkemmin brändiohjeistuksia vastaavan näköinen.

SharePoint-uudistukset tuovat mukanaan laajemmat työkalut ja vapaammat muokkausmahdollisuudet, mikä helpottaa sisällöntuottajien työtä ja parantaa tiimityöskentelyn sujuvuutta. Pysy kuulolla lisäpäivityksistä ja ota uudet ominaisuudet rohkeasti käyttöön!

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Teknologian nopea kehitys tuo jatkuvasti uusia työkaluja, jotka voivat parantaa esimerkiksi liiketoimintaprosesseja ja ohjelmistokehitystä. Yksi merkittävimmistä uusista tulokkaista on Microsoftin Copilot, joka on tekoälyyn pohjautuva työkalu tai apuväline.

Excel onnistui mullistamaan toimistotyön 1980-luvulla, mutta onnistuuko Microsoft Copilot tuomaan tekoälyn voiman samaan työkalupakkiin? Viime vuosien puhutuin jättiläinen Copilot on nyt saatavilla suomeksi — mutta kannattaako sitä ottaa käyttöön vai ei?

Tutustu tarkemmin siihen, mikä on Micosoftin Copilot ja kuinka se voi olla hyödyksi organisaatiossanne.

Microsoft Copilot: ominaisuudet ja hyödyt

Microsoftin Copilot on tekoälypohjainen työkalu, joka hyödyntää koneoppimista ja luonnollisen kielen käsittelyä. Käytännössä se tarjoaa käyttäjille henkilökohtaisia suosituksia, automaattisia tekstin ja datan käsittelytoimintoja sekä muita tekoälyn mahdollistamia ominaisuuksia.

Copilotin avulla käyttäjät voivat esimerkiksi laatia raportteja, analysoida dataa ja luoda esityksiä huomattavasti nopeammin ja tehokkaammin kuin perinteisin menetelmin.

Copilot voi olla hyvä työkalu varsinkin suurten bulkkitöiden automatisoinnissa. Microsoftin mukaan käyttäjät säästävät viikossa keskimäärin 1,2 tuntia tai jopa 30 minuuttia päivässä.

Näin käytät Microsoft 365-ympäristössä Copilotia

Löytyykö teiltä jo Microsoftin lisenssi? Copilot yhdistyy saumattomasti M365-tuotteiden, kuten Wordin, Excelin ja Outlookin kanssa.

Kirjoita Copilotin avulla tehokkaasti Wordissä

• Copilot auttaa kirjoittamaan, tiivistämään ja muokkaamaan tekstejä.
• Tekoäly myös nopeuttaa raporttien ja asiakirjojen tekoa Wordissä laatimalla sinulle valmiin pohjan annetusta syötteestä. Tämä vähentää manuaalista työtä ja tukee laajempaa dokumentinhallintaa.
• Copilot paitsi muistuttaa kirjoitusvirheistäsi, myös korjaa ne puolestasi.

Hyödynnä Copilotia Teams-kokouksissa

• Copilot voi toimia Teams-palavereissa sihteerinä: se osaa tehdä näppärästi tiivistelmän kokouksesta ja siitä, mitä ja miten on sovittu.
• Copilot Teams kirjaa tapaamisen pääkohdat ja päätökset ylös automaattisesti, jolloin myös muut tiimin jäsenet saavat tärkeimmät tiedot ylös ilman pitkän kokoustallenteen katsomista.
• Lisäksi voit kysyä tekoälyltä lisätietoja menneestä kokouksesta, kuten mitä osallistujat ovat sanoneet, mitä linkkejä on jaettu tai mitkä olivat tärkeimmät pääkohdat kuluneelta viikolta.

Määritä Copilot vastaamaan Outlook-sähköpostiviesteihin

• Toimistotyöntekijöille on varmasti tuttua, kun aamulla töissä odottaa kymmeniä lukemattomia sähköposteja. Nyt Copilotin voi määrittää vastaamaan puolestasi joihinkin sähköpostiviesteihin.
• Voit vaihtoehtoisesti pyytää Copilotia luonnostelemaan sähköpostit sinulle valmiiksi.
• Copilotin avulla voit myös tiivistää pitkät sähköpostikeskustelut yhteenvedoiksi esimerkiksi luodaksesi tehdyistä päätöksistä muistiinpanoja.

Tulkitse Copilotin avulla nopeammin Excel-taulukkoja

• Kuva (tai kaavio) kertoo enemmän kuin tuhat Excel-riviä. Copilot muuttaa Excelin tiedot visuaalisempaan ja helpommin luettavaan muotoon nopeasti annettujen käskyjen mukaan.
• Copilot myös helpottaa oikeiden tietojen löytämistä rivien viidakosta, luo sinulle analyyseja ja helpottaa suurien tietomäärien hallintaa.
• Lisäksi tekoäly voi auttaa dokumenttien ja raporttien luonnissa, ennustamaan projektin aikatauluja ja resursseja sekä antaa suosituksia tehtävien priorisoinnissa.

Muut M365-sovellukset

• Microsoftin tuoteperheeseen kuuluvat myös OneNote, PowerPoint, PowerAutomate ja muut Power-työkalut.
• Copilotia on mahdollista hyödyntää myös näissä sovelluksissa, mikä vähentää käyttäjien tarvetta syvällisemmälle osaamiselle.

Copilotin hinta määräytyy käyttäjämäärän mukaan

Monilla yrityksillä on jo käytössä jonkinlainen M365-lisenssi, johon Copilot on helppo lisätä. Vaikka tekoälyapurin käytön aloitus ei siis juuri nyt tuntuisi ajankohtaiselta, saattaa Microsoftin käyttöön tottuneelle henkilöstölle olla kevyempi askel omaksua Copilotin käyttöönotto, kuin vaikkapa jokin kilpailijan tuote.

Copilot-lisenssi voidaan ostaa joko yksittäiselle käyttäjälle tai useamman henkilön käyttöön yrityksessä. Tämä tarjoaa joustavuutta erikokoisten tiimien tarpeisiin. Tyypillisesti lisenssi on yhdistetty muihin Microsoft 365 -paketteihin, kuten E3-, E5- ja Business Premium -tilauksiin. Joissakin tapauksissa Copilot-lisenssi voi jo sisältyä tilaukseen, mutta usein se vaatii lisäinvestoinnin, jos halutaan hyödyntää Copilotin kaikkia edistyneitä ominaisuuksia.

Copilotin hinta vaihtelee suuresti, mutta halvimmillaan se voi olla noin 30 euron luokkaa kuussa per käyttäjä. Lisenssejä voi ostaa joustavasti esimerkiksi ensin vain muutamalle työntekijälle, ja myöhemmin koko tiimin käyttöön skaalaten.

Kiinnostaako toiminnan tehostaminen?

Vaikka tekoälyn lisääminen liiketoimintaan onkin tämän hetken kuuma peruna, voi joskus uusien investointien kanssa jarruttelu olla hyvä valinta.

”Hienolta kuulostavat ominaisuudet eivät hyödytä ketään, jos niitä ei saada jalkautettua osaksi työpaikan arkea”.

Jos viikoittaisissa palavereissa kerätään muutenkin reaaliajassa muistiinpanoja, ei tekoälyn generoimalle muistiolle ole välttämättä käyttöä.

Kuten kaiken uuden teknologian kanssa, myös Copilotin kanssa voi helposti mennä sormi suuhun tai tekeminen saattaa jäädä tehottomaksi. Me haluamme Systems Gardenilla vielä odotella työkalun kehittymistä aidosti liiketoimintaa tehostavaksi ennen varsinaisen Copilot-koulutuksen lisäämistä palveluvalikoimaamme, mutta keskustelemme mielellämme työkalun mahdollisuuksista asiakkaittemme kanssa.

Uusien tekoälysovellusten sijaan toimintaa voi tehostaa myös monin muin keinoin. Kokonaisvaltainen liiketoiminnan digitalisointi on hyvä ensimmäinen askel modernimpaan työntekoon. Siirry sähköiseen sopimustenhallintaan tai tuo yrityksen intranet tähän päivään — vaihtoehtoja on monia.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Jatkona keväällä toteutettuihin yhtiöjärjestelyihin Systems Garden Oy:n toimitusjohtajaksi on nimitetty Jussi Rautjärvi. Nimitys vahvistaa entisestään Systems Gardenin keskittymistä asiakaskohtaisten Microsoft-teknologiaratkaisujen ja ohjelmistokehitysprojektien toimittamiseen. Tavoitteena on tarjota asiakkaille jatkossa entistäkin parempaa palvelua ja tulevan kasvun myötä yhä enemmän osaamista.

Työurallaan Rautjärvi on toiminut useissa ICT-alan teknologia- ja konsultointiyhtiöissä myynnin ja markkinoinnin sekä liiketoimintajohdon tehtävissä.
– Systems Garden on erittäin mielenkiintoinen yritys ja meillä on erittäin paljon erityisosaamista, jonka avulla voidaan aidosti kehittää asiakkaiden liiketoimintaa ja tehostaa työntekoa. Lisäksi SG:llä on ainutlaatuisen avoin ja keskusteleva kulttuuri, jonka ansiosta asiakkaat voivat olla varmoja, että kanssamme on helppoa ja vaivatonta työskennellä, tuore toimitusjohtaja kertoo.

Väistyvä toimitusjohtaja Pirkka Paronen jatkaa yhtiön hallituksessa sekä System Gardenin ja sen asiakkaiden teknologisena neuvonantajana. Päätyökseen Paronen toimii jatkossa Gate Apps Oy:n toimitusjohtajana.

– Olemme jo muutaman vuoden ajan palvelleet asiakkaitamme kahdella hyvin erilaisella toimialalla. Digitaalisen Gate-työlupatuotteen kasvettua suureksi sen erottaminen kokonaisuudesta mahdollistaa kummankin liiketoiminnan kehittämisen omaan suuntaansa ilman kompromisseja ja hankalia priorisointeja.

– Olen iloinen, että Jussin mukaan liittymisen myötä Systems Gardenin Microsoft-liiketoiminta saa arvoisensa osaavan vetäjän ja pystyy hankalampien vuosien jälkeen palaamaan aidolle kasvu-uralle, Paronen lisää.

Liiketoimintojen eriyttäminen toteutettiin keväällä 2023 yrityskauppajärjestelynä. Toimitusjohtajan vaihdos on jatkoa toteutetulle järjestelylle.

– Liiketoimintojen eriytyessä on luonnollista, että myös System Garden saa uuden toimitusjohtajan, jonka vastuulla on johtaa terävöitettyä strategiaa ja kasvua, yhtiön hallituksen puheenjohtaja Santeri Korpinen kiteyttää.

Lisätietoja asiasta antavat toimitusjohtajat
Pirkka Paronen, puh. +358 50 592 1207, pirkka.paronen@systemsgarden.com
Jussi Rautjärvi, puh +358 50 306 2515, jussi.rautjarvi@systemgarden.com 

Elokuun lopulla teettämässämme NPS-kyselyssä saavutimme tutkimushistoriamme parhaan tuloksen. Kehityskohteisiin liittyvissä palautteissa korostui kuitenkin eräs tietty seikka: asiakasviestintä. Niinpä päätimme tehdä asialle jotain.

No, todettakoon kaiken rehellisyyden nimissä, että kehitystarve oli tunnistettu jo ennen näitä arvokkaita palautteita, mutta eivät ne ainakaan vähentäneet intoamme laittaa toimeksi. M365-asiantuntijamme ja hallinnon monitoimihenkilömme Satu Laine kertoo lisää.

– Aloitimme vanhan tukisopimuspalvelumme uudistamisella ja loimme uuden palvelumallin viime keväänä. NPS-kyselyn palautteiden vauhdittama uudistus on lähtöisin ajatuksesta, että olisi mukava tarjota paljon muutakin kuin vain sopimuksiin kuuluva mahdollisuus tukipyyntöihin, joiden vasteaika on riippunut sopimuksen tasosta. Nyt ratkaisun ajanmukaisuus ja kehitys on paremmin tuettuna koko sen elinkaaren ajan.

Uudistuksen myötä jokaisella Systems Gardenin palvelusopimusasiakkaalla on oma nimetty palvelupäällikkönsä ja vuositasolla säännölliset tapaamiset. Näiden lisäksi käytössä on palveluportaali.

– Jatkossa olemme siis enemmän läsnä ja paremmin saavutettavissa, Laine kiteyttää.

Tukisopimuspalvelun uudistus avasi keskusteluyhteyttä

Säännölliset tapaamiset pelaavat Laineen mukaan hyvin yhteen teknisen dokumentaation kanssa.

– Samalla kun vaihdetaan kuulumisia, on kätevää käsitellä päivityksiin tai uusiin ominaisuuksiin liittyvät asiat sekä se, minkälaisia tikettejä tapaamisten välillä on tullut ja miten niihin on vastattu.

– Mikäli asiakkuuksissa nousee sisäisesti esiin kehitysehdotuksia, käytettävissä on esimerkiksi Teams-pohjainen Planner-sovellus ja siellä kehitystarvelistaus, jota voidaan käyttää toteutusten aikatauluttamisessa. Uudistuksen ansiosta kehitystarpeet ja ei-akuutit pyynnöt huomioidaan jatkossa entistä paremmin, Laine teroittaa.

Palveluportaali keskittää hyödyllistä tietoa

Olennainen osa Systems Gardenin tukisopimuspalvelun uudistusta on palveluportaalina toimiva Sharepoint-sivusto.

– Suurin osa asiakkaistamme käyttää valmiiksi Microsoft-ympäristöä. Uudistuksen keskeisiä ajatuksia olikin mahdollisimman matalan kynnyksen ratkaisu, joka ei vaadi asiakkaalta kirjautumista uuteen järjestelmään, Laine avaa.

– Microsoft-ympäristö on toisaalta alati muuttuva, joten hyödynnämme portaalia myös poimiaksemme esiin asiakkaille olennaisia tärppejä ja neuvoja. Esimerkiksi juuri Microsoftin ohjelmista löytyy ohjeita hakukoneellakin, mutta kaikilla asiakkailla ei ole aikaa ryhtyä etsimään välillä pitkästäkin englanninkielisistä ohjeistuksesta tarvitsemaansa tiedonmurua. Halusimme mieluummin mahdollistaa yhden paikan, josta tieto ja ratkaisut ongelmiin löytyvät helpommin.

Palvelu-uudistuksille positiivinen vastaanotto

Laine kertoo, että NPS-kyselyssä nousi esiin palautteita, joissa kaipailtiin parempaa tiedottamista siitä, mitä kaikkea Systems Garden oikeastaan tarjoaa.

– Palveluportaali on vastaus myös tähän. Sen uutisista asiakkaat näkevät nyt esimerkiksi poimintoja siitä, millaisia uudistuksia Teamsiin on tullut. Tuomme portaaliin uutisia myös Systems Gardenin netistä, koska portaali on monelle asiakkaalle läheisempi kuin verkkosivu. Jatkossa sieltä löytyvät lisäksi toteuttamamme webinaarit, joita voi katsella jälkikäteen. Tammikuun myötä tarjolla on esimerkiksi HSEQ-asiaa.

Laine huomauttaa, että palveluportaalista löytyy myös palautelomake. Palvelumalliuudistus on saanut asiakkailta positiivisen vastaanoton.

– Olemme todella innoissamme ja tyytyväisiä siihen, että tämä uudistus on saatu toteutettua ja sitä on päästy käyttämään. On mukava päästä asiakkaiden kanssa säännöllisemmin yhteyksiin ja vaihtamaan kuulumiset, Laine päättää.

Kiinnostuitko meistä? Tutustu palveluihimme ja ota yhteyttä!

Ratkaisut

Systems Gardenin elokuun lopulla teettämässä NPS-kyselyssä saavutettiin jälleen tutkimushistorian paras tulos. Erittäin korkea suositteluaste 74 jatkaa trendiä, jossa asiakastyytyväisyys on kehittynyt vuodesta 2010 alkaneella tarkastelujaksolla systemaattisesti. 

Asiakastyytyväisyys pilkottuna

Käydään ensin läpi se kuivempi, joskin varsin positiivissävytteinen data: 

Kaiken kaikkiaan peräti 96 % vastanneista on tyytyväisiä tai erittäin tyytyväisiä Systems Gardeniin, eikä yhtään tyytymätöntä tai erittäin tyytymätöntä vastausta saatu.  

89 % vastanneista oli tyytyväisiä Systems Gardenin asiakassuhteen hoitoon, 17 % puolestaan erittäin tyytyväisiä. Palveluiden ja konsultoinnin osalta tyytyväisiä olivat kaikki vastanneet ja erittäin tyytyväisiä yli 45 %. Myös ratkaisujen ja lopputuotteiden saralla tyytyväisiä oli 100 %, erittäin tyytyväisiä noin 32 %. Yrityskuva on sekin erinomaisella tolalla. Sitä piti hyvänä kaiken kaikkiaan 97 % siten, että erittäin tyytyväisiä oli 29 % vastanneista.  

Huomionarvoista on lisäksi se, että missään kategoriassa ei saatu yhden ainoaa tyytymätöntä tai erittäin tyytymätöntä vastausta ja että vastausprosentti on säilynyt ennallaan. 

Yleisen asiakastyytyväisyyden osalta nousi esiin esimerkiksi seuraavanlaisia asioita: 

”Yhteistyö on ollut pitkään sujuvaa. Systems Garden ymmärtää kehitystarpeet nopeasti ja tarjouksia vastaavia ohjelmistoja on saatu ketterästi tuotantoon”. 

Kehityskohteena asiakasviestintä

Edes joitakin kehitystarpeita on kuitenkin aina hyvä löytää myös omasta toiminnasta. Vain alle kahdessa prosentissa vastauksista löytyi parannettavaa, ja ne liittyivät asiakasviestintään. Tällä hetkellä kyselyyn vastanneiden kumppanuuskokemus sekä arvio tiedottamisen riittävyydestä ovat matalia. Tähän on myös tiedossa selkeä syy. 

– Systems Garden on ollut myyntiyrityksen sijaan lähes yksinomaan asiantuntijaorganisaatio, joten meidät mielletään helpommin palveluntuottajaksi kuin kumppaniksi, yrityksen toimitusjohtaja Pirkka Paronen tuumii. 

Päivä kuitenkin paistaa risukasaankin. Nimittäin jopa 25 % vastanneista kokee Systems Gardenin silti strategisena kumppanina. Erityisesti kommunikointia ja tietoisuutta kaivataan lisää, mikä kiteytyy esimerkiksi seuraavaan NPS-kyselyssä saatuun kommenttiin: 

”Yritys ei paljoa mainosta sitä, mitä tuotteita heiltä löytyy ja mihin kaikkeen olisi mahdollisuus”. 

– Kun ottaa huomioon sen, kuinka tyytyväinen asiakaskunta ja korkea suositteluaste meillä on, olisi varmasti ihan hyvä, että asiakkaitamme saataisiin myös tiedotettua siitä, mitä kaikkea meillä on tarjota, Paronen naurahtaa. 

Olennaisinta onkin, että asioille ollaan aktiivisesti tekemässä jotain. 

– Olemme uudistamassa asiakaspalvelumallejamme, lanseeraamassa uutta asiakasportaalia ja tukisopimusmallia sekä aloittamassa säännöllisempää asiakasviestintää muun muassa webinaarisarjan muodossa. Nämä ovat asioita, joissa haluamme ehdottomasti olla jatkossa parempia, Paronen päättää. 

Mikä tekee Systems Gardenista niin vahvasti asiakkaidensa suositteleman? Lue lisää referensseistä.

Referenssit

Tutustu myös muihin onnistumisiin ja ajankohtaisaiheisiin SG:n blogissa. 

Blogikirjoitukset