Mobiilidokumentoinnilla laatua ja tehokkuutta dokumentinhallintaan
Mobiilidokumentoinnilla laatua ja tehokkuutta dokumentinhallintaan
Mitä laaja-alaisempaa toiminta on, ja mitä kauemmin dokumentit viipyvät maailmalla, sitä virhealttiimpaa toiminta on. Paperit voivat vaurioitua tai kadota, ja monet tärkeät huomiot unohtua. Virheet voivat tulla kalliiksi menetetyn laskutuksen tai reklamaatioiden muodossa, ja toisinaan jonkin kokonaisen työvaiheen voi joutua uusimaan hukkuneen dokumentoinnin vuoksi.
Systems Gardenin mobiilidokumentoinnilla erilaisten lomakkeiden ja raporttien täyttö onnistuu millä tahansa mobiililaitteella jo kohteessa, mikä ennaltaehkäisee unohduksia, sekaannuksia ja dokumenttien katoamisia. Samalla se nopeuttaa ja tehostaa työtä, sillä paperilappujen käsittelyn ja dokumenttien työstämisen sijaan informaatio tallentuu heti, tarvittavat raportit lähtevät kuvineen välittömästi eteenpäin ja kaikki löytyy jatkossa samasta paikasta.
Toiminnan tehokkuudesta todistaa esimerkiksi Icopal Katto Oy, jonka 2500 vuosittaisen raportin laadinta-aika putosi Systems Gardenin mobiilidokumentoinnin myötä kolmannekseen.
Mobiilidokumentointi ei vain työkalu, vaan kokonainen työkalupakki
Mobiilidokumentointi toimii itsenäisenä sovelluksena, mutta sen ei tarvitse olla vain sitä. Todella oikeuksiinsa se pääsee integroituna osana dokumentin elinkaaren hallintaa. Sovellus ei siis ainoastaan toimi kirjausalustana, vaan sen avulla työ voidaan hallita kokonaan aina tilauksen käsittelystä palvelun toteutukseen ja työn valmiiksi kuittaamisesta informaation siirtämiseen asiakkaalle ja laskutukseen.
Mobiilidokumentoinnin tyypillisiä käyttökohteita ovat erilaiset kentällä tehtävät tarkastustyöt, kuten tarkastusraportit, itselle luovutukset sekä kuljetusraportit. Se soveltuu erinomaisesti esimerkiksi työmaavastaavien ja työmaaperehdytyksen tarpeisiin, huolto- ja korjaustöihin sekä valvonta- ja katselmuskäyttöön. Kuljetuksissa sen avulla voidaan esimerkiksi dokumentoida lähtevän tavaran tila ja osoittaa se mahdollisissa reklamaatiotilanteissa.
Mobiilidokumentointi tarjoaa tulevaisuudessa myös mahdollisuuden nopeampaan ja joustavampaan tarjouksen laadintaan jo kohteessa. Tämä vähentää tarjouksen laatijan työaikaa, eikä asiakkaan tarvitse jäädä odottelemaan päätyäkseen mahdollisesti kilpailijalle tai muuttamaan kokonaan suunnitelmiaan.
Käytettävyys tekee mobiilidokumentoinnista verrattoman apurin
Nykypäivän digitalisoituvassa maailmassa voi helposti syntyä ähky erilaisista sovelluksista määrityksineen ja salasanoineen, sekä huoli siitä, että edessä on jälleen uuden järjestelmän työläs opettelu ja yhteensovittaminen.
Systems Gardenin mobiilidokumentointi ei vaadi it-projektia, vaan sen saa helposti käyttöön valmiina – oman yritysilmeen mukaisia dokumenttipohjia myöten. Sovellus voidaan kytkeä Microsoft-käyttäjähallinnan kertakirjautumiseen, jolloin erillisiä salasanoja ei tarvita. Luodut dokumentit voidaan siirtää automaattisesti Microsoftin dokumentinhallintaan. Data tallentuu konesaleihin, joissa se on varmassa turvassa ja aina saatavilla.
Lisänä Systems Garden tuo mobiilidokumentointiin vahvaa osaamista maantieteellisen sijainnin hyödyntämisessä. Sovellus voi esimerkiksi kertoa, missä tarkastus on tehty, missä on vielä jotain tehtävää ja visualisoida kaiken tämän karttanäkymässä.
Kirsikkana kakun päällä Systems Gardenin sovellus tuottaa pienellä vaivalla selkeät ja hyvännäköiset tulosteet. Koska alihankkijat ja yhteistyökumppanit on mahdollista ottaa osaksi sovelluksen käyttäjäryhmää, prosessit ovat paitsi jouhevampia, myös he voivat tuottaa yrityksen ilmeen mukaisia dokumentteja.
Miksi käydä paperisotaa, kun kaikki onnistuu napin painalluksella suoraan kentältä?
Tutustu Systems Gardenin mobiilidokumentoinnin sovellukseen tarkemmin tästä.
”Toiminnan tehokkuudesta todistaa esimerkiksi Icopal Katto Oy, jonka 2500 vuosittaisen raportin laadinta-aika putosi Systems Gardenin mobiilidokumentoinnin myötä kolmannekseen.”
