Moni saattaa tälläkin kuluvalla minuutilla pohtia sitä, kuinka omassa organisaatiossa tai yrityksessä viedään läpi onnistuneesti SharePoint intranet -uudistus. Varsinkin hieman kokeneempi (lue: 2000-luvun puolivälissä suuressa intrauudistuksessa viimeksi mukana ollut) saattaa muistella pelonsekaisin tuntein sitä massiivista niin kutsutun ”vanhan raudan” -intranet-projektia, jonka selättäminen saattoi tulla pahimmillaan yöuniinkin. Silloin intranet oli pääsääntöisesti on-premise-tyylinen ratkaisu, jossa intranet pyöri paikallisesti asennettuna. Sitä käyttääkseen täytyi siis olla yrityksen sisäverkossa esimerkiksi yrityksen konttorilla. Jos taas halusi käyttää intraa muualta, piti viritellä VPN-yhteydet kuntoon yrityksen sisäverkkoon.

Nykyään tämä digitaaliseksi työympäristöksikin kutsuttu tila toimii pilvessä. Virallinen nimi on muuten SharePoint Online ja kyse on siis Microsoft 365 -tuoteperheeseen kuuluvasta räätälöitävissä olevasta vakiosovelluksesta/alustasta, jota voi hyvällä syyllä pitää intranetien, sopimusten, dokumenttien – ja suuremmassa mittakaavassa tiedonhallinnan kotina. SharePoint Onlinen valmiita metadata-, säilytys- ja tietosuojakäytänteitä hyödynnetään etenkin dokumentinhallinnassa.

Kolme avainta onnistuneeseen SharePoint intranet -projektiin ovat tässä: 1. Ota mukaan määrittelyyn ohjelmistokumppani, joka tuntee hyvin M365-kokonaisuuden. 2. Sitoudu myös omalla tiimilläsi projektiin: esimerkiksi sisältöjen/aineiston siirto ja tekeminen. 3. Varaa tarpeeksi aikaa.

Mikäli ne kiinnostavat aiheina, voit lukea blogiartikkelimme myös sopimushallinnasta ja dokumentinhallinnasta. Tämä artikkelimme syväluotaa tarkemmin intranetiä, joten mikäli sinunkin yrityksessäsi tai organisaatiossasi mietitään lähitulevaisuudessa tällaisen projektin toteuttamista, kannattaa jatkaa lukemista.

Nykyisessä laiteriippumattomassa ja skaalautuvassa teknologiassa hämmästyttää monia edelleen se, kuinka helppoa, sujuvaa ja varmatoimista modernin intranetin käyttäminen arjessa on. Varsinkin, jos on kahlannut läpi vanhahtavia intranetejä. Usein yrityksessä hämmästellään sitä, että nykyaikaisessa intranetissä voi olla käyttäjiä jopa yli 10 000, mutta silti se toimii varmasti ilman merkittäviä käyttökatkoksia. Käyttäjämäärä ei korreloikaan enää intran toimivuuteen pilviratkaisujen ansiosta. Tätä päivää on se, että intranetiä voi käyttää organisaation sisällä kuka tahansa – ja sen ylläpitäminen tietojen päivittämisen ja ajankohtaisuuden vuoksi ei suinkaan tarvitse olla muutaman ihmisen varassa.

Sharepoint Intranet, näin onnistut

Sitoutumista, resurssointia ja ennen muuta työhönsä omistautuneen projektiryhmän kiitettävin arvosanoin maaliviivan ylittänyt intranet-projekti edelleen vaatii. Mutta moderni alusta, käyttäjäystävälliset sovellukset ja pilviteknologia tarjoavat aivan uudenlaisia ulottuvuuksia. Sekin on syytä ottaa johtavaksi ajatukseksi, että intranet ei varsinaisesti ole valmis koskaan, sillä se jatkaa elämäänsä loppukäyttäjien mukaan. Siitä muodostuukin itse asiassa juuri sellainen kuin organisaatio näkee järkeväksi. Intranet ei ole elävä organismi, mutta sen voi määritellä niin ikään omalla tavallaan jatkuvasti muotoaan hakevaksi elastiseksi digitaaliseksi työympäristöksi.

Tyypillinen ja ketterä SharePoint intranet -projekti viedään ammattitaitoisen tiimimme avulla läpi keskimäärin 3–6 kuukaudessa. Kevyt intranet on mahdollista tehdä nopeamminkin, mutta vastaavasti erityisen laaja ja vaativa projekti kestää kauemmin. Ketterän kehityksen palvelumme ovat yleensä aika- tai työmääräveloitteisia.

Intranetiä uudistamaan lähtevän yrityksen kannattaa myös muistaa, että modernia intranetiä ei kannata verrata uusien verkkosivujen tekemiseen, jossa visuaalisuutta on helppo muokata tismalleen brändiohjeen mukaiseksi. Totta kai nykyaikaisen intranetinkin saa tyylikkään näköiseksi, mutta loputtomiin nyansseihin ja lillukanvarsiin takertuminen nimenomaan visuaalisuudessa: esimerkiksi fonteissa, niiden kokoluokassa tai vaikkapa valikoiden tekstivälistyksissä ei saisi kasvaa turhan suuriksi. 

Nämä asiat toimivat tiettyjen raamien puitteissa ja niitä on toki mahdollista projektibudjetin sallimissa rajoissa hieman räätälöidäkin. Lopulta tai oikeammin ihan projektin alussa kannattaa kysyä, kumpi on lopulta merkittävämpi asia: 

A) SharePoint intranet (SharePoint Online), joka toimii sulavasti, sen käyttöliittymä on selkeä, ylläpitäminen ja tietojen päivittäminen on helppoa ja se on laiteriippumaton.

VAI

B) visuaalisesti täydellinen intranet, jossa kustannukset ovat paisuneet kohtuuttomasti juuri visuaalisuuden ehdoilla – tämän myötä käyttöliittymän ja käyttökokemuksen suunnittelusta on tingitty.

Kumman sinä valitsisit? Tyypillisesti A-vaihtoehdosta tulee loppukäyttäjiltä riemukasta kiitosta säännöllisesti ja B-vaihtoehdossa intranetin käyttäjät tuskailevat kaikessa mahdollisessa.

Tämän osion loppukaneettina voikin todeta: hyvä lähtötilanne intranetiä uudistamaan lähtevälle työryhmälle ja projektitiimille on ymmärrys siitä, että kompromisseja täytyy pystyä tekemään – ja itse asiassa niitä kannattaakin tehdä, jotta lopputulos on toimiva.

Kolme asiantuntijoiden vinkkiä

1. Määrittely. Määrittely. Määrittely.
Ota heti suunnitteluvaiheessa mukaan ohjelmistoasiantuntija, joka osaa määritellä SharePoint Onlinea. Silloin ymmärtää konkreettisesti sen mikä on mahdollista ja mikä ei. Lisäksi saat vinkkejä, miten joku asia kannattaa tehdä.

2. Sitouta oma työryhmä/tiimi
Intranet projekti ei onnistu kovinkaan hyvin pienenä sivuprojektina, jota hoidetaan silloin tällöin – ja sitten se menee itsestään maaliin. Hyvin hoidettu intranet-projekti edellyttää sitoutunutta työryhmää, jolle on varattu tarpeeksi aikaresurssia sisällön siirtämiseksi, muokkaamiseksi ja tekemiseksi. Muistathan sisällöstä ”vastaavan päätoimittajan”.

3. Ajattele intranet eri tavalla
Unohda vanhan intranetin siirto 100-prosenttisesti sellaisenaan! Pilviteknologia ja moderni alusta tarjoavat mahdollisuudet freesata sisältö ja miettiä käyttöliittymä ajanmukaisella tavalla.

”Intranet-projekti on hauskaa ja helppo toteuttaa meidän kanssamme, kunhan sitoutuu itsekin SharePoint intranet -projektiin ja varaa siihen aikaa. Tiimimme on käytännönläheinen ja asiantuntijoidemme kanssa on mutkatonta työskennellä.”

Satu Laine, Miia Pelkki-Jahan ja Sam-Patrik Öhman
M365-asiantuntija-projektipäällikkö-kouluttaja -tiimi
Systems Garden

”Koulutamme myös asiakkaan joka kerta uudistuneen intranetin käyttöön ja autamme tarvittaessa jatkokehittämisessä – intranet ei ole periaatteessa koskaan valmis, vaan se elää ja muuttaa muotoaan loppukäyttäjien mukaan.”

Satu Laine, Miia Pelkki-Jahan ja Sam-Patrik Öhman
M365-asiantuntija-projektipäällikkö-kouluttaja -tiimi
Systems Garden

Helppo startti

Systems Garden on toteuttanut lukemattomia intranet-projekteja onnistuneesti. Asiantuntijamme tietävät, miten se kannattaa tehdä. Tavoitteemme on aina hyödyntää SharePoint Online -ympäristöä mahdollisimman vakiomuotoisena, sillä sen toimivuus on testattu huolellisesti. Intranetiä voidaan silloin helpommin kehittää ja viedä eteenpäin pala kerrallaan massiivisen kertaprojektin sijaan. Intranet-projekti onkin nykyään ensisijaisesti sisältöprojekti.

Koska sisältö on kaiken a ja o, tekninen käyttöönotto pidetään vakiomallissa kevyenä. Perustamme sivuston, koulutamme sisällöntuottajat SharePointin käyttöön, joten sisältötalkoisiin voi alkaa vaikka heti, kun ensimmäinen koulutus on pidetty. Miltä SharePoint Online yleensä näyttää? Kurkkaa malliesimerkkejä SharePoint LookBookista.

1. Aloitus
Lähdemme liikkeelle koulutuksella, jotta projektiryhmälle muodostuu kokonaiskuva SharePointin mahdollisuuksista ja rajoituksista.

2. Rakenne
Määrittelemme työpajoissa intranetin perusrungon, navigaation, käyttöoikeudet sekä käyttäjäryhmät. Sisällöntuottajien rekrytointi alkaa.

3. Perustus
Perustamme sivustot, navigaation ja sivupohjat, jonka jälkeen sisällöntuottajat voidaan kouluttaa intranetin käyttöön.

4. Opi lisää
Koulutamme sisällöntuottajat, jotta he voivat aloittaa varsinaisen työn eli sisällön kirjoittamisen.

5. Kirjoita
Suosittelemme uudistettua ja tuoretta sisältöä. Siirrämme harvoin sisältöä olemassa olevasta intranetistä uuteen.

6. Julkaise
Intranet voidaan julkaista, kun sieltä löytyy olennaisimmat tiedot. Intran sisällön kirjoitus ja päivitys jatkuu taustalla.

• Lue lisää ja tutustu Sharepoint intranet -projektiin tarkemmin

Mitä intranet-projekti maksaa meidän kanssamme?

Jos organisaatiollasi on jo Microsoftin 365 -palvelu käytössä, intranet on itseasiassa jo kehyksiltään melkein valmis. Rakennamme intranetin SharePoint Online -työkalun päälle, ilman ylimääräisiä kikkailuja ja säätämistä.

Intranetin hintaan vaikuttaa usea tekijä. Tyypillisessä vakiomallissa (sopii pienelle yritykselle) nojataan perussisältöön, kuten uutisiin, ohjeisiin, linkkeihin ja kuvapankkeihin. Mitä enemmän intralta vaaditaan muita kuin sisältöön liittyviä ominaisuuksia, sen enemmän intran tekninen rakennus vaatii ymmärrystä esimerkiksi erilaisista rajapinnoista.

Intranet voi siis kustantaa kaikkea muutaman tuhannen ja kymmenien tuhansien eurojen välillä. On-premise, räätälöinnit ja vanhan sisällön siirto uuteen nostavat vielä työmäärää. Intranetin kustannus juuri sinun yrityksellesi tai organisaatiollesi selviää muuten kysymällä meiltä! Älä epäröi tai juttele chattibottien kanssa, vaan ota meihin yhteyttä!

SharePoint Intranet: lue asiakkaidemme kokemuksista

”Intra julkaistiin aikataulussa ja budjetti piti! Aiempien kokemusten perusteella tiesimme, että korkeakoulussa ainoa järkevä ajankohta vaihtaa vanha intra uuteen on kesä. Oli tärkeää, että uusi intranet oli julkaistu ennen lukuvuoden alkua, ja onnistuimme siinä.”

Heli Kauppinen
Viestintäsuunnittelija
Xamk 

Tutustu asiakastarinaan tarkemmin

Monilla kilpailijoilla oli kalliimpi hinnoittelu, mutta läpi paistoi se, että tietoa ei oikein ole. Systems Garden oli hinnoittelultaan kilpailukykyinen ja heillä oli hyviä referenssejä.”

Markku Peltola
Järjestelmäasiantuntija
Metsänhoitoyhdistysten Palvelu Oy

Lue koko asiakastarina tästä

“Nyt meillä on nykyaikainen intra, jonne sisällöntuottajien on helppoa ja nopeaa viedä uutisia ja päivityksiä.”

Johanna Heinonen
Business Development Manager
Kemppi Oy

Tutustu tarkemmin

”Nyt intranet tukee aidosti työntekoa ja työpäivää. Työtiloihin viedään aihekohtaista, yksityiskohtaisempaa tietoa tarvittaessa, ja intran rakenne pysyy selkeänä.”

Minna Däpp
Communications Manager
SAVOX Communications Oy

Lue lisää

Asiakkaamme toteutti laajan intranet-projektin
Lue siitä tarkemmin täältä

Onko SharePoint Intranet ajankohtainen aihe?

Kannamme sovittaessa kokonaisvastuun intranet-projektistasi sen suunnittelusta aina käyttöönottoon ja ylläpitoon asti. Teemme ohjelmistokehitystä määrittelysi perusteella joko kiinteähintaisena tai tavoitehinnalla pienistä ohjelmistokomponenteista kokonaisjärjestelmiin.

Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään, eikä se myöskään maksa yrityksellesi mitään. Yhteystietojasi emme luonnollisestikaan käytä muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Voimme auttaa sinua intranet-projektissasi tai intranetin kehittämisessä. Ota yhteyttä Systems Gardenin asiantuntijaan ja sovi helppo etätapaaminen. Tarkastellaan organisaatiosi tilannetta ja tapaa toimia = pohditaan, minkälainen intranet voisi sopia teidän yrityksellenne.

Systems Gardenin asiantuntijasi intranet-projekteissa

Sam-Patrik Öhman
sam-patrik.ohman@systemsgarden.com
p. 040 758 4551

Satu Laine
satu.laine@systemsgarden.com
p. 040 762 4992

”Ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – toimialasta riippumatta. Olemme yhdistäneet dataa ja ihmisiä järjestelmistä ja päätelaitteista riippumatta jo lähes 20 vuotta. Meillä on kokemusta kymmenistä vaativista intranet-toteutuksista ja kevyemmistä ratkaisuista.”

Tutustu myös muihin blogikirjoituksiimme

Lue lisää

Yrityksemme LinkedInissä

Systems Gardenin vanhempi asiantuntija Pirkka Paronen kutsuttiin kolmatta kertaa yhdeksi asiantuntijapuhujaksi Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -seminaariin. Kyseessä on itse asiassa Suomen laajin Microsoft 365 -toteutuksista kertova case-pohjainen tapahtuma.

Tälläkin kertaa siellä nousi esiin eri case-esittelyjen myötä useimmille yrityksille tuttuja teemoja: sähköinen arkistointi, tiedonhallinta, dokumentinhallinta ja sopimushallinta. Asioita luodattiin eri toimialoja edustavien organisaatioiden ja yritysten toteuttamien konkreettisten M365-toteutusten näkökulmasta.
Hyvän palautteen vuoksi koostimme pienen yhteenvedon siitä, mitä seminaarissa käsiteltiin — eli miksi sähköinen arkisto kannattaa.

”Sähköistä arkistointia voi miettiä organisaatiotasolla näin. Kyse on tavallaan digitaalisesta työhuoneesta. Kuten missä tahansa huoneessa, joillakin se pystyy siistinä ja toisilla se on hirveä sekamelska. Kannattaa pohtia, kummasta huoneesta tarvittava asia löytyy helpommin?”

Seminaarissa Systems Gardenin asiakascasena oli Suomen Punaiselle Ristille toteutettu arkistointiprojekti, johon kuului muun muassa räätälöidyn tallennusavustimen tekeminen. Kuvassa oikealla Pirkka Paronen. Kuva: Juha Anttila / IITC

Apua yrityksen arkeen sähköisellä arkistoinnilla

M365-pilvipalveluratkaisuilla voi tehdä vaativaa dokumentinhallintaa, sopimushallintaa, tiedonhallintaa ja arkistointiratkaisuja. Sähköinen arkistointi onnistuu myös vaativilla toimialoilla ja vaikkapa julkisen sektorin tarpeisiin toteutettuna.

Moderni työ ja digitaalinen työpäiväkokemushan on parhaimmillaan todella toimivaa, sillä nykyaikaiset alustat, tekniikka ja välineet tarjoavat mahdollisuudet tehdä yksin, yhdessä ja yhtä aikaa. Lisäksi edellä mainittuja ominaisuuksia ja alustoja on helppo yksilöidä yrityskohtaisesti osaavan asiantuntijakumppanin kanssa.

Mutta ryhmät, tiimit ja organisaatiot kokevat erilaisia muutostilanteita – ja yleensäkin itse aika kuluu. Esimerkiksi viidessä vuodessa pienessäkin yrityksessä syntyy yllättävän paljon dataa ja erilaisia dokumentteja. Siksi pitäisi kiinnittää huomiota myös pysyväisluonteiseen dokumentinhallintaan,  johon sähköinen arkistointi tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet.

Pysyvää tiedonhallintaa sähköisellä arkistolla

Organisaatio jatkaa myös olemassaoloaan tiimien, työryhmien ja vaihtuvan henkilöstön jälkeen. Yksittäinen projektitiimi voi olla ”aktiivisena” ainoastaan muutaman kuukauden, esimerkiksi sen aikaa, kun kehitetään vaikkapa organisaation sisäisiä toimintatapoja.

Onko teidän yrityksessänne tai organisaatiossa pohdittu, mitä tapahtuu tällaisen ryhmän tiedolle, dokumenteille, asiakirjoille, ideoille ja sisäisille muistioille tämän jälkeen?

Yrityksissä syntyy runsaasti materiaalia, jonka pitäisi olla pysyvää, digitaalisesti säilytettävää ja arkistoitavaa. Jokaiselle organisaatiolle kannattaa toteuttaa järkevä, omien tarpeiden mukaan määritelty tapa toimia eli miten ja minne data arkistoidaan.

Tässä yhteydessä on hyvä tehdä esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelma. Tiedonhallinta on aina laajan skaalan kokonaisuus, johon myös sähköinen arkistointi kuuluu.

Tiedon olisi hyvä kulkea vapaasti ja helposti. Yhdessä tekemisen arvo yrityksessä tulisi nojata siihen, että saadaan ihmiset tekemään töitä yhdessä. Ja siinä, että pystyy jalostamaan tästä ihmisten työnteosta jotakin pysyvää data- ja tietopääomaa, josta hyödytään nyt ja tulevaisuudessa.

Sopimus on konkreettinen malliesimerkki sopimushallinnasta ja arkistoinnista. Se on harvoin yksi tiedosto, vaan siihen liittyy esimerkiksi esiversio, muokattu versio ja allekirjoitettu versio.

Tiedonhallintaa ja sähköistä arkistointia

Systems Gardenin tavoitteena on tehdä sähköisestä arkistoinnista, sopimushallinnasta, dokumentinhallinnasta ja asiakirjojen seurannasta mahdollisimman helppoa ja sujuvaa. Esimerkiksi SharePoint on kustannustehokas alusta sähköisen arkistointijärjestelmän rakentamiseen.

Microsoft 365 -lisenssi on käytössä suurimmassa osassa suomalaisia yrityksiä. Kovin moni ei kuitenkaan tiedä, kuinka monipuolisiin asioihin se taipuu.

1. Tuo kaikki asiakirjat helposti sähköisiksi

M365-pakettiin kuuluva SharePoint Online on yhteensopiva yleisimpien sopimus- ja asiakirjatyyppien kanssa. Myös sähköpostit on mahdollista tarvittaessa tallentaa sähköiseen arkistointijärjestelmään.

2. Etsi tietoa nopeammin metadatan avulla

Kuhunkin asiakirjaan liitetty dokumenttityyppi, asiakas, vastuuhenkilö, GDPR-tieto sekä päivämäärät – eli metadata tai -tieto mahdollistaa dokumenttien ajantasaisen seurannan, joustavan hallinnan ja sähköisen arkistoinnin.

3. Versiohallinta ja arkistointi

Pilviteknologian ansiosta asiakirjoista, sopimuksista ja dokumenteista on aina saatavilla se ajantasaisin versio. Sähköisessä arkistossa sopimusdokumentin versiohistoria tallentuu automaattisesti ja edellisen version voi palauttaa koska tahansa. Asiakirjoja voi muokata myös yhtä aikaa muiden tiimiläisten kanssa.

4. Hyväksytä asiakirjat helposti

Sopimuksen ja dokumentin sisällön hyväksyntää tai versiointia voi hallita työnkulun avulla. Muokatut versiot jäävät odottavaan tilaan, kunnes ne hyväksytään viralliseksi versioksi – tai hylätään.

5. Käyttöoikeudet

Asiakirjojen, dokumenttien ja sopimuksien muokkaus- ja lukuoikeudet voivat perustua esimerkiksi sopimustyyppiin tai luottamuksellisuuteen. Käyttäjäoikeudet voidaan myös kytkeä helposti suoraan Azure AD:ssa (Azure Active Directory) määriteltyihin ryhmiin ja käyttäjiin, mikä tekee sähköisestä arkistoinnista turvallista ja hallittua.

6. Luottamuksellisuus

Kaikille dokumenteille voidaan määritellä luottamuksellisuusluokka, kuten sisäinen, luottamuksellinen tai salainen. Viimeksi mainittu voi esimerkiksi estää sopimuksen luvattoman avaamisen tai sähköpostiin liitetiedostoksi liittämisen.

7. Sähköinen allekirjoitus

Unohda kuulakärkikynät! Sopimushallinnan ratkaisuun voidaan sisällyttää sopimusten sähköinen allekirjoitus. Tärkeän sopimuksen allekirjoitus onnistuu siis käytännönläheisesti, vaikka kaikki allekirjoittajat olisivat fyysisesti eri paikoissa.

8. Automatisointi

Työnkulut pitävät huolen, että sopimuksia koskevat automaattiset sähköpostihälytykset ja arkistointi tapahtuvat määriteltyjen sääntöjen perusteella ja puitteissa.

Mietityttääkö sähköinen arkistointi? Me autamme! Meiltä organisaatiosi tai yrityksesi saa apua arkistointiin, asiakirjahallintaan, dokumentinhallintaan ja sopimushallintaan – eli datan- ja tiedonhallintaan kokonaisvaltaisesti. Asiantuntijoillamme on runsaasti kokemusta tiedonhallinnan haasteista.

SharePoint vai Teams — apua ja koulutusta sähköiseen arkistointiin

SharePoint ja SharePoint Online soveltuvat SIIS valmiiden tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen, ja nämä yhteistyöohjelmistot taipuvat erinomaisesti monen eri toimialan yrityksen arkeen.

Sähköinen asiakirjahallinta SharePointissa perustuu pitkälti tiedostoihin liitettyihin asiasanoihin – metatietoihin – joiden automatisoinnilla dokumenttien, asiakirjojen ja sopimusten lisäämisestä, tiedonhallinnasta ja sähköisestä arkistoinnista tehdään yksinkertaista ja helppoa. Jo muutamalla hyvin valitulla metatiedolla selkeytetään käytäntöjä, mikä tekee sähköisestä arkistoinnista helppoa.

Myös Sharepointin avulla toimiva Teams sopii dokumentinhallintaan, mikäli ratkaisussa hyödynnetään Tiedostot-välilehdeltä löytyviä SharePointin ominaisuuksia sekä muilla M365-palveluilla toteutettua automatiikkaa.

Parhaiten Teams käy dokumentinhallinnan työvälineeksi, kun tiedostoja työstetään ja niistä keskustellaan samanaikaisesti, tai dokumentteja halutaan käyttää ja jakaa mobiilisti kenttäolosuhteissa esimerkiksi älypuhelimella tai tabletilla.

Tiesitkö, että ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – toimialasta riippumatta.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Microsoft Viva on Microsoftin määritelmän mukaan työntekijöiden kokemusympäristö, joka kokoaa yhteen työnkulun viestinnän, tiedot, oppimisen, resurssit ja merkitykselliset tiedot.

Käytännössä Viva tarjoaa Teamsiin ominaisuuksia, jotka vähentävät tiedon siiloutumista esimerkiksi Teamsin ja SharePointin välillä, auttavat olennaisen, organisaation kannalta merkityksellisen tiedon löytämisessä sekä tukevat työntekijöiden oppimista ja työhyvinvointia.

Tunnin aikana asiantuntijamme Reeta Tammisto käy neljä työkalua läpi; Insights, Connect, Topics sekä Learning ja vastaa lopussa työkalujen käyttöä ja käyttöönottoa koskeviin kysymyksiin. Webinaarissa keskitytään pelkän tekniikan sijaan siihen, miten  organisaation yhteistä tietopohjaa voidaan kasvattaa sekä yksilön ja organisaation oppimista ja työhyvinvointia edistää Vivan avulla.

Reeta on organisaation oppimisen asiantuntija ja toiminut henkilöstön osaamisen kehittämisen parissa kymmenkunta vuotta. Webinaarissa pureudutaan Microsoft Vivaan erityisesti organisaation kehittämisen näkökulmasta.

Rekisteröidy alla olevasta linkistä ke 26.1.2022 kello 9-10 Teams-webinaariimme!

Asiakirjojen ja dokumenttien hallitsematon sekamelska muodostuu yllättävän yksinkertaisesti tietotyössä, jota useimmat meistä tekevätkin tavalla tai toisella. Sopimushallinta, kuten muukin dokumentinhallinta, voi olla pahimmillaan kaaos, jossa idea-asteella olevat aihiot, sisäiset muistiot, keskeneräiset dokumentit, valmiit, vanhentuneet ja pitkäaikaisesti arkistoitavat dokumentit sijaitsevat kaikki samassa epämääräisessä bitti- tai tiedostoläjässä.

Yrityksissä ja organisaatioissa luodaan paljon erilaisia sopimuksia ja dokumentteja. Kun kaikki kantavat tunnollisesti kortensa kekoon tähän tilanteeseen (ts. kaaokseen), lopputulemana on helposti asiakirjojen epäjärjestys, josta kukaan ei oikein löydä tarvittavaa asiakirjaa, dokumenttia tai sopimusta.

Hyvin tehty sopimushallinta toteutetaan aina yrityskohtaisesti. Arkistointivelvoitteet, metatietomallin laajuus ja järjestelmän vaatima automatiikka huomioidaan projektin tavoitteissa, ja ne otetaan huomioon myös projektin aikataulussa ja kustannuksissa.

Sopimushallinta osana dokumentinhallintaa

Havainnollistetaanpa sopimushallinnan haasteita yksinkertaisella laskukaavalla.

Jos viisi työntekijää tuottaa työpäivän aikana yhteensä 10 kappaletta erilaisia asiakirjoja, sopimuksia, muistioita, suunnitelmia ja tehtävälistoja, syntyy työviikon aikana noin 50 uutta dokumenttia per työntekijä! Entäpä jos mukaan otetaan vielä asiakkailta, yhteistyökumppaneilta ja sidosryhmiltä saapuvat asiakirjat, sopimukset ja dokumentit? Niinpä.

Sopimushallinta, asiakirjanhallinta, informaationhallinta, dokumentinhallinta… Sopimushallintaprojektina aloitettu työ saattaa laajentua koskemaan koko organisaation tiedonhallintaa. Onko tiedonhallinnasta olemassa yhteistä tiekarttaa tai tarkempia pelisääntöjä? Mikä on organisaatiossa käytössä oleva tekninen ratkaisu, alusta tai ympäristö? Käytössä saattaa olla joskus jopa useampia ohjelmistoja yhtä aikaa. Pienemmissä organisaatioissa voidaan selvitä kevyemmälläkin ratkaisulla.

”Tiedon määrä kaksinkertaistuu keskimäärin joka toinen vuosi. Jos säännöllinen siivous jää tekemättä, oikean ja ajantasaisen tiedon löytäminen on vaikeaa – ja muuttuu vain entistä hankalammaksi.”

Dokumenttien löydettävyyttä saattaa vaikeuttaa myös luokittelun puute. On hankalaa, jos jokaisen olisi ulkomuistista tiedettävä kansioiden rakenne tai niissä sijaitsevat tiedostot.

Jos sopimushallinta, dokumentinhallinta ja asiakirjahallinta on toteutettu organisaatiossa järkevällä tavalla ja moderneja pilvipalveluita ja -ratkaisuja hyödyntäen, ajan tasalla olevat sopimukset ja dokumentit löytyvät helpommin. Juuri silloin, kun niitä työssään tarvitsee.

Pilvipalveluita hyödyntävissä ratkaisuissa muokkaaminen onnistuu myös kollegojen kanssa yhtä aikaa. Työn alla oleva asiakirja voidaan jakaa tietoturvallisesti tiimin kesken, ja sitä voidaan työstää yhdessä esimerkiksi Teams-palaverin aikana.

Monissa yrityksissä puntaroidaan tälläkin hetkellä, mikä olisi toimivin tapa hoitaa esimerkiksi sopimushallinta.

Onko sopimushallinta, dokumentinhallinta ja asiakirjanhallinta  kokonaisuus, jonka parantamisesta keskustellaan kahvipöydässä säännöllisesti?

• Sopimukset yhteen paikkaan? Tutustu tarkemmin sopimusten hallintaan
• Dokumentinhallinta auttaa yrityksen arjessa

Onnistunut sopimushallinta toimialasta riippumatta: meihin luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä.

Lue asiakkaidemme kokemuksia

Rastor-instituutti ry 
Lue asiakastarina tästä

Kemppi Oy – tuhat sopimusta ja liitteet päälle
Tutustu asiakastarinaan

Pose Oy – Uusi koti vuokrasopimuksille
Lue lisää

”Sopimukset ovat yleensä listan kärkipäässä…”

Kun organisaation henkilöstö laitetaan priorisoimaan yrityksen kaikkia dokumentteja, sopimukset ovat – yllätys, yllätys – yleensä aivan siellä kärkipäässä. Sopimuksia on kaiken lisäksi hyvin monenlaisia.

Sopimushallinta onkin olennainen osa dokumenttien hallintaa. Ensiksi mainittuun pätevät ihan ne samat säännöt kuin muihinkin dokumentteihin. Ennen sopimusten viemistä pilveen (SharePoint Online) on tunnistettava eri sopimustyypit, joita ovat muun muassa:

• Myyntisopimukset: myyntisopimukset, palvelusopimukset, tuotesopimukset ja niihin liittyvät yleiset sopimusehdot
• Ostosopimukset: hankinnan sopimukset, ostot ja investoinnit, salassapitosopimukset
• Hallinnon sopimukset: taloushallinnon, HR-palveluiden, kiinteistöjen tai IT-palveluntarjoajien sopimukset

Kun organisaation eri sopimustyypit on tunnistettu, jokaiselle sopimustyypille on mahdollista määrittää erikseen esimerkiksi hyväksymiskäytäntö, käyttöoikeudet, voimassaolo- ja säilytysajat sekä muut tärkeät metatiedot. Metatietojen avulla sopimuksille voidaan asettaa hälytyksiä: voimassaolon päättyessä esimerkiksi määritellylle vastuuhenkilölle, jakelulistalle tai Teamsin tiimiin lähetetään automaattinen viesti.

Tässä yhteydessä on lisäksi luonteva pohtia tarkemmin, kuka nykyiset, vanhentuneet ja lähiaikoina umpeutuvat sopimukset etsii. Tallennetaanko kaikki uuteen järjestelmään, ja miten sopimusten arkistointi jatkossa hoidetaan?

Sopimushallinta & ominaisuudet

Meidän tavoitteemme on tehdä sopimushallinnasta ja seurannasta mahdollisimman helppoa ja sujuvaa. SharePointista löytyy kattavasti seurantaa helpottavia ominaisuuksia. Niitä tulee myös jatkuvasti lisää.

Kaikki sopimustyypit
SharePoint Online ja Microsoft 365 = yhteensopiva yleisimpien sopimus- ja asiakirjatyyppien kanssa. Jopa sähköpostit on mahdollista tarvittaessa tallentaa.

Metadata tai metatieto
Kuhunkin sopimusasiakirjaan liitetty sopimustyyppi, asiakas, vastuuhenkilö, GDPR-tieto sekä päivämäärät – eli metadata/tieto mahdollistaa sopimusten ajantasaisen seurannan ja joustavan hallinnan.

Versiohallinta
Pilviteknologian ansiosta sopimuksesta on aina saatavilla se ajantasaisin versio. Myös sopimusdokumentin versiohistoria tallentuu automaattisesti. Edellisen version voi palauttaa koska tahansa.

Hyväksyntä
Sopimuksen sisällön hyväksyntää tai versiointia voi hallita työnkulun avulla. Muokatut versiot jäävät odottavaan tilaan, kunnes ne hyväksytään viralliseksi versioksi – tai hylätään.

Käyttöoikeudet
Sopimusten muokkaus- ja lukuoikeudet voivat perustua esimerkiksi sopimustyyppiin tai luottamuksellisuuteen. Käyttäjäoikeudet voidaan myös kytkeä helposti suoraan Azure AD:ssa (Azure Active Directory) määriteltyihin ryhmiin ja käyttäjiin.

Luottamuksellisuus
Sopimuksille voidaan määritellä luottamuksellisuusluokka, kuten sisäinen, luottamuksellinen tai salainen. Viimeksi mainittu voi esimerkiksi estää sopimuksen luvattoman avaamisen tai sähköpostiin liitetiedostoksi liittämisen.

Sähköinen allekirjoitus
Unohda kuulakärkikynät! Sopimushallinnan ratkaisuun voidaan sisällyttää sopimusten sähköinen allekirjoitus. Tärkeän sopimuksen allekirjoitus onnistuu siis käytännönläheisesti, vaikka kaikki allekirjoittajat olisivat fyysisesti eri paikoissa.

Automatisointi
Työnkulut pitävät huolen, että sopimuksia koskevat automaattiset sähköpostihälytykset ja arkistointi tapahtuvat määriteltyjen sääntöjen perusteella ja puitteissa.

Me autamme! Meiltä organisaatiosi tai yrityksesi saa apua asiakirjahallintaan kokonaisvaltaisesti. Asiantuntijoillamme on runsaasti kokemusta tiedonhallinnan haasteista. Apumme ei rajoitu vain tekniseen toteutukseen, vaan avustamme tarvittaessa myös tiedonohjauksen suunnittelussa.

Onko sopimushallinta ajankohtainen aihe – ota yhteyttä

Me luotamme tekniikassa Microsoft 365 -pilviteknologiaan, Teamsiin ja SharePoint Onlineen, jonka avulla autamme luomaan ja luokittelemaan asiakirjoja, sopimuksia ja dokumentteja myös tekoälyavusteisesti.

Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään. Se ei myöskään maksa yrityksellesi mitään. Emmekä käytä yhteystietojasi muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Ota halutessasi yhteyttä ja sovi helppo etätapaaminen. Tarkastellaan organisaatiosi tilannetta ja tapaa toimia = pohditaan, minkälainen ratkaisu voisi soveltua teille.

Sam-Patrik Öhman
sam-patrik.ohman@systemsgarden.com
p. +358 40 758 4551

Yrityksemme LinkedInissä

Dokumentinhallinta yrityksissä, lue aihetta käsittelevä blogikirjoituksemme

Muista myös muut blogikirjoituksemme

Onko teilläkin sähköinen asiakirjahallinto tätä: ”Missä se uusin soppari on?” ”Se on kai siellä kansiossa…” ”Ei ollut.” ”Kyllä on, odotatko niin etsin sen sinulle.”

Kuinka hyvin löydät oman työsi kannalta tärkeän dokumentin, sopimuksen, uusimman hinnoittelumallin, työpohjan, muistion tai jonkun muun aineiston? Monessa pk-yrityksessä mietitään tälläkin hetkellä, miten saada yrityksen asiakirjanhallinta sulavammaksi.

Me kaikki tarvitsemme juuri sen oman työn kannalta tärkeää tietoa. Se saattaa olla jopa sellaista, että sitä samaa tiedonjyvästä hyödyntää useampikin ihminen yhtä aikaa. Jos organisaatiossa on kiinnitetty fiksuun tiedonhallintaan hiemankin huomiota – tai tehty jopa toimenpiteitäkin sen parantamiseksi, dokumentinhallinta on jo saattanut ottaa työyhteisön palautteenkin perusteella edistysaskelia.

Moni toimiala on ottanut onnistuneita digiloikkia, joten pilvipalvelut ja -ratkaisut ovat jo tukemassa lukemattomien ihmisten työntekoa. Sinunkin yrityksessäsi on saatettu keskustella tietojen hallinnoimisesta ja yhteisistä tavoista toimia. Avuksi ja tueksi voi pyytää myös asiantuntijayrityksen, jonka osaamisalueisiin kuuluvat muun muassa sähköinen asiakirjanhallinto, dokumentinhallintajärjestelmät, sopimushallinta tai muut Microsoft 365 -pilvipalvelut ja -ratkaisut.

Apua asiakirjahallintoon ulkopuolelta?

Organisaation ulkopuolelta tuleva asiantuntija voi auttaa muun muassa yritystäsi dokumentinhallinnassa suunnittelemalla ja rakentamalla toimivuutta yrityksenne M365-ympäristöön käyttämällä Microsoftin vakiotyökaluja, joita lukemattomissa suomalaisyrityksissä jo käytetäänkin. Yrityksissä ei ole välttämättä tietämystä kaikista ominaisuuksista, mitä kaikkea ympäristö kokonaisuutena mahdollistaa.

Niinpä heti aluksi on hyvä määritellä yrityksesi toiminnan kannalta ne raamit, käytännöt ja yleinen tapa toimia, joiden mukaan muun muassa dokumentinhallinta järjestetään. On tietenkin jokaisen yrityksen oma asia, mitkä ohjelmistot ja sovellukset nostetaan toiminnan kannalta keskeiseen rooliin.

Lue asiakastarina, kuinka toteutimme dokumentinhallintaratkaisun Marttaliitolle.

Asiakirjahallinta: mitä se on?

Asiakirjahallinto on itse asiassa tiedonhallintaa, jonka tulisi loppujen lopuksi tuottaa jossakin muodossaan arvoa jokaiselle yritykselle. Yksittäisenä käytännönläheisenä esimerkkinä käy vaikkapa tiimin (yrityksen sisäinen) ideointiin liittyvä dokumentti tai aihio, jota työstää useampikin ammattilainen – jopa saman minuutin aikana.

Kuluvan vuosikymmenen Microsoftin pilvipalvelut ja -ratkaisut ovat pitkälle kehittyneitä, älykkäitä ja tietoturvallisia. Dokumenttia ei siis välttämättä tarvitse ”pallotella” sähköpostitse, vaan samaa aihiota voidaan työstää osallistujien kesken pilvipalvelun kautta – jos niin halutaan ja se nähdään järkeväksi nimenomaan teidän yrityksessänne.

Myöhemmin tämän dokumentin tai aihion avulla yritykselle kehitetään uutta tuotetta, palvelua tai innovaatiota. Jossakin vaiheessa tarvitaan teknistä dokumenttia, yrityksen sisäistä tai ulkoista myyntidokumenttia sekä tuote-esittelypohjaa tai muuta markkinointiaineistoa.

Onnistuneen tiedonhallinnan tunnistaa yrityksessä vaikkapa siitä, että tarvittava tieto on hyödynnettävissä mahdollisimman helposti ja se on validia tietoturvaa unohtamatta. Tutustu tarkemmin sähköisen dokumentinhallinnan hyötyihin täällä.

Asiakirjahallinto pähkinänkuoressa

Asiakirjanhallinto on teoriassa:

• Tiedonohjausta ja erilaisia dokumenttityyppejä
• Metatietoja sekä luokittelua
• Käyttöoikeuksia ja omistajuutta
• Versionhallintaa ja työkuluja
• Arkistointia ja pitkäaikaissäilytysta

Entä mitä asiakirjanhallinto on käytännössä?

• Sopimusarkistoja
• Tarjousarkistoja
• Materiaalipankkeja
• Projektidokumentaatiota
• Tuotedokumentaatiota
• Mediapankkeja

Microsoft-työkaluilla sähköistä asiakirjahallintaa

Esimerkiksi SharePoint ja SharePoint Online soveltuvat valmiiden tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen, ja nämä yhteistyöohjelmistot taipuvat erinomaisesti monen yrityksen arkeen. Dokumentinhallinta SharePointissa perustuu tiedostoihin liitettyihin asiasanoihin – eli metatietoihin – joiden automatisoinnilla dokumenttien lisäämisestä, hallinnoimisesta ja arkistoinnista tehdään yksinkertaista ja helppoa. Jo muutamalla hyvin valitulla metatiedolla selkeytetään käytäntöjä.

Myös Microsoft Teams sopii asiakirjahallintaan, mikäli ratkaisussa hyödynnetään Tiedostot-välilehdeltä löytyviä SharePointin ominaisuuksia sekä muilla M365-palveluilla toteutettua automatiikkaa. Parhaiten Teams käy asiakirjahallinnon työvälineeksi, kun tiedostoja työstetään ja niistä keskustellaan samanaikaisesti, tai dokumentteja halutaan käyttää ja jakaa mobiilisti kenttäolosuhteissa esimerkiksi älypuhelimella tai tabletilla.

Sopimushallinta = asiakirjanhallintaa

Monissa yrityksissä asiakirjahallinto kytkeytyy keskeisesti sopimusten hallintaan. Sopimusdokumentit ja -asiakirjat voivat olla hujan hajan, mapeissa ja verkkolevyillä, sähköposteissa ja käyttäjien omissa kansioissa – skannattuna tai työversiona.

Siellä voi olla sopimuksia, joiden tiedot ovat käyneet vanhoiksi, eikä niitä ole huomattu tai ehditty päivittää. Sopimuksesta voi olla eri versioita ja sen viimeisimmän ajan tasalla olevan sopimusdokumentin etsiminen on työlästä. Selkeämpi tapa sopimusten hallinnassa edesauttaa usein yllättävän monenkin työtä.

Sopimukset yhteen paikkaan? Tutustu tarkemmin sopimusten hallintaan.

Asiakirjahallinta kuntoon Systems Gardenin kanssa

Käsiteltävät tietomäärät ovat monissa työtehtävissä modernissa digiyhteiskunnassa sellaisia, että tarkoituksenmukaisella sähköisellä asiakirjanhallinnalla – joka on toteutettu nimenomaan yrityksen omista tarpeista – sujuvoitetaan kaikkien työntekoa niin organisaatiotasolla kuin yksittäisessä työtehtävässäkin.

Asiakirjanhallinta ja siihen liittyvät tarpeet ja toimintatavat nousevat esille intranet-, työtila- ja Teams-projektien yhteydessä. Yrityksen toimialasta ja kokoluokasta riippuen toteuttamiimme ratkaisuihin sisältyy yhtä lailla laajoja, satojatuhansia asiakirjoja käsittäviä dokumentinhallintajärjestelmiä, lyhyen ja pitkän ajan arkistointiratkaisuja kuin myös yksittäisiä sopimuskirjastoja sopimushallinnan erilaisiin vaatimuksiin. Tutustu ratkaisuihimme ja vie dokumentinhallinta ja sopimushallinta tähän päivään.

Onnistunut asiakirjahallinto toimialasta riippumatta: meihin luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä.

Asiakkaamme kokevat

”Metadatan avulla saamme raportit kiinteistöittäin tai omistajittain näppärästi osavuosikatsauksiin. Sopimustenhallinnan tietojen avulla tarkastamme nopeasti sopimuksien ehdot ja vuokran määrän. Sopimusmassan hallinnassa helpottaa myös tarkistuspäivämäärät ja hälytykset, jotka ovat meillä käytössä.”

Taru Häkkinen
tietojen hallinnasta vastaava toimistosihteeri
Pose Oy

Koko asiakastarina

”Sopimuksiin liitetyt metatiedot ovat tuoneet ryhtiä sopimushallintaan. Esimerkiksi GDPR-asiat ovat nyt paremmin tiedossa, kun palvelu- tai muihin sopimukseen liittyy henkilötietojen käsittelyä, tai esimerkiksi tilaajavastuulain vaateita. Läpinäkyvyys on parantunut.”

Harri Kivelä
QEHS Manager
Kemppi Oy

Lue asiakastarinamme

Kiinnostaako asiakirjahallinto? Kysy lisää tai pyydä esittely

Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään. Se ei myöskään maksa mitään. Emmekä käytä yhteystietojasi muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Ota yhteyttä ja sovi helppo etätapaaminen. Katsotaan yrityksesi tilannetta ja tapaa toimia = pohditaan, minkälainen ratkaisu voisi soveltua teille.

Sam-Patrik Öhman
sam-patrik.ohman@systemsgarden.com
+358 40 758 4551

Muista myös muut blogikirjoituksemme

Yrityksemme LinkedInissä

”Kahdessakymmenessä vuodessa dokumentit eivät ole vielä kadonneet mihinkään”, toteaa Pirkka Paronen toukokuisessa HPR-seminaarissa.

Dokumentteja on – ja tulee jatkossakin olemaan – tuhansia, kymmeniä tuhansia, satoja tuhansia. On dokumentteja kumppaneilta, sopimuksia, dokumenttipohjia, tarjouksia, suunnitelmia. Entä niiden käyttöoikeus ja omistajuuskysymykset?  Tai arkistointi, ja versionhallinta?

Teams on ryhmätyöväline, jossa jokaisella tiimillä on oma työhuoneensa. Ilman yhteistä koodistoa tai pelisääntöjä kukin tiimi luo ja organisoi dokumentit oma tavallaan. Se voi pahimmillaan siilouttaa tiedon ”miljoonaan” eri paikkaan, kun Teamsin käyttöönoton myötä pienet tiimit tekevät töitä omassa luolassaan, ja tieto ei enää siirrykään tiimien välillä.

Pirkka peräänkuulutti esityksessään tiedonohjaussuunnitelmaa, tai yhteisesti sovittuja toimintatapoja, jotka määrittelevät, mikä on säilytettävää, pysyvää ja yhteisesti jaettavaa tietoa, ja mikä on projektiluontoista, lyhytaikaista tietoa, jonka on tarkoituskin hävitä.

Alkuun pääsee nimeämällä ja organisoimalla tiimit ensin organisaatio-, projekti- ja työryhmätiimeiksi niiden elinkaaren mukaan. Lisäksi on hyvä erottaa toisistaan omiksi kokonaisuuksiksi pienemmässä ryhmässä tapahtuva dokumenttien yhdessä työstäminen (Teams) ja yksisuuntainen, isolle joukolle tapahtuva julkaisu ja dokumenttien jakelu (SharePoint).

Dokumenttien tallennus jälkipolville (eli arkistointi) voidaan ratkaista mm. dokumentteihin kiinnitettävillä metatiedoilla tai Private labeling -luokittelulla. Läheskään kaikki tieto ei ole jälkipolville säilyttämisen arvoista. Metatietoihin kiinnitetty säännöstö tai käsittelyn automatisointi auttaa tiedon oikeanlaisessa arkistoinnissa.

Erilaisia malleja on tarjolla tiedonhallinnan toteuttamiseen Teamsissa, mutta suoraviivaista ratkaisua ei valitettavasti ole, sillä toteutustapa riippuu ympäristöstä ja siitä, mikä toimii mihinkin tapaukseen.

Pirkka totesi lopuksi, että Teams on vapaamuotoinen, ryhmän yhdessä tekemisen väline, eikä sitä kannata muuhun yrittää väkisin taivuttaa. Jos Teamsin haluaa saada tukemaan myös hallittua tietomallia, dokumentinhallinta vaatii edelleen SharePointin tarkempaa ymmärtämistä ja vision siitä, miten sen halutaan toimivan.